Dans cet article, vous apprendrez à utiliser l’écran Facturation interne pour suivre et transférer les enregistrements à facturer en interne, d’abord vers des factures provisoires, puis vers des factures définitives.
👉 Lisez également l’article Travailler avec la facturation interne : configuration et utilisation pour comprendre le fonctionnement de la facturation interne et les paramétrages nécessaires dans AdminPulse.
Qu’est-ce que l’écran 'Facturation interne' ?
L’écran 'Facturation interne' fournit un aperçu des enregistrements saisis par les employés, dans lesquels une autre entité de votre organisation agit en tant que « client ». Cela est particulièrement utile pour ventiler les coûts ou prestations entre, par exemple, deux succursales ou entités juridiques. Cet écran vous permet de gérer vos processus internes de manière :
- Transparente : identifiez facilement quels échanges internes de prestations ont été effectués entre entreprises.
- Efficace : regroupez les enregistrements et transformez-les rapidement en facture provisoire.
- Contrôlée : choisissez consciemment les prestations à facturer ou non.
Fonctionnalités de l’écran 'Facturation interne'
L’écran 'Facturation interne' est composé de filtres, d’un tableau récapitulatif et de boutons d’action. Concrètement, vous pouvez :
- Consulter les enregistrements : visualisez les prestations, quantités ou ressources échangées en interne. Cliquez sur une ligne pour consulter les détails tels que la date, l’utilisateur, le type d’enregistrement, la quantité originale et facturée, les montants et si cela entre ou non dans le forfait.
- Utiliser les filtres et la recherche : affinez votre tableau d'aperçu sur base de l’entreprise, la période, l'utilisateur, la relation ou le type d’enregistrement.
- Gérer la facturation : transformez les enregistrements en factures provisoires ou excluez-les via l’action « Ne jamais facturer ».
Utiliser les filtres et les bascules dans l’écran 'Facturation interne'
En haut de l’écran 'Facturation interne', vous disposez de filtres pour afficher rapidement les bons enregistrements. Cela est particulièrement utile si vous avez de nombreux enregistrements ou gérez plusieurs entreprises.
💡 Combinez plusieurs filtres pour obtenir des résultats spécifiques.
Filtres disponibles dans l'écran 'Facturation interne' :
- De l’entreprise / À l’entreprise : indiquez entre quelles entreprises l'échange de prestation a eu lieu.
- Relation : filtrez sur une relation spécifique.
- Modèle de mission : sélectionnez une mission ou un type de projet spécifique.
- Utilisateur : filtrez selon l'employé ayant effectué l’enregistrement.
- Type d’enregistrement : Temps, Produit/Coût ou Distance.
- De - Jusqu’à : définissez une date de début et de fin pour afficher les enregistrements d’une période précise.
- Vous pouvez aussi choisir parmi des périodes prédéfinies telles que le mois précédent ou ce trimestre.
Bascules / toggles dans l'écran 'Facturation interne' :
- Seulement les enregistrements facturés : affiche uniquement les enregistrements déjà inclus dans une facture.
- Ne montrer que les enregistrements qui ne sont jamais facturés en interne : affiche les enregistrements que vous avez volontairement exclus de la facturation interne.
- Rendre les enregistrements non facturables facturables pour la facturation interne : inclut également les enregistrements non facturables dans l’aperçu de facturation interne. Vous pouvez donc les facturer en interne, même s’ils ne sont pas facturés en externe au client.
Tableau d'aperçu dans l’écran 'Facturation interne'
Le tableau d'aperçu affiche les enregistrements disponibles pour la facturation interne sur base des filtres appliqués. Chaque ligne fournit des informations essentielles sur les prestations échangées.
- De l’entreprise / À l’entreprise : quelle entité a fourni et laquelle a reçu la prestation.
- À la relation de facturation interne : la relation spécifique dans le cadre de cette facturation interne.
- Montant facturé : le montant facturé au client externe.
- Montant facturation interne : le montant refacturé en interne entre vos propres entreprises.
Si vous dépliez une ligne (via la flèche ), vous verrez des informations supplémentaires telles que :
- Date et Utilisateur : qui a effectué la prestation et quand ?
- Mission et Source : le type de prestation enregistrée (ex. : conseil, honoraires, …).
- Quantités : quantité originale et facturée, ainsi que le montant facturé en externe.
- Tarif et montant facturation interne : le tarif et montant interne appliqué.
- Dans le forfait : indication si la prestation entre dans le forfait ou non.
Actions disponibles dans l’écran 'Facturation interne'
Grâce aux actions disponibles par ligne, par enregistrement ou par lot, vous choisissez ce que vous souhaitez faire avec les enregistrements. Voici les actions possibles :
- Faire une facture provisoire (par ligne) : transforme les enregistrements sélectionnés en une nouvelle facture provisoire interne.
- Ajouter à la facture interne (par enregistrement) : ajoute un enregistrement à une facture provisoire interne existante.
-
Marquer l'enregistrement comme "Ne jamais facturer" (par enregistrement)
: exclut définitivement l'enregistrement de la facturation interne. Ils resteront visibles par la suite uniquement via le filtre approprié.
- Faire des factures provisoires (action globale par lot) : sélectionnez plusieurs lignes de l'aperçu et générez des factures provisoires en masse.
De l'enregistrement à la facture interne
Lorsque vous transférez des enregistrements depuis l’écran 'Facturation interne' vers des factures provisoires, celles-ci apparaissent dans l’aperçu standard (Facturation > Factures provisoires).
Vous pouvez traiter ces factures provisoires comme toutes les autres : les numéroter, les télécharger et les envoyer.
Vous souhaitez afficher uniquement les factures provisoires internes ? Appliquez un filtre sur le type de facture 'Interne' dans l’écran Factures provisoires.
💡 Bon à lire
- Vous souhaitez utiliser la facturation interne ou avez des questions sur la configuration ? Consultez : Travailler avec la facturation interne : configuration et utilisation
- En savoir plus sur l'écran des factures provisoires. Consultez cet article : Aperçu: Modifier, contrôler et finaliser des factures provisoires
- Vous vous demandez quand un enregistrement est facturable en interne, ou pourquoi il n’apparaît pas à l’écran ? Consultez également : FAQ - Quelle est la différence entre « Ne jamais facturer », « Non-facturable » et les actions de facturation liées ?