L’option Enregistrement automatique d’un coût permet à AdminPulse d’enregistrer automatiquement un coût dès qu’une tâche principale ou une sous-tâche passe au statut Accomplie. Vous configurez l’enregistrement automatique une seule fois dans le modèle de tâche. À partir de ce moment, AdminPulse enregistre le coût pour chaque tâche correspondante qui passe au statut Accomplie.
Dans cet article, vous découvrirez comment configurer l’enregistrement automatique d’un coût, dans quels cas AdminPulse enregistre ou non le coût, pour quel utilisateur il est enregistré et comment utiliser un montant provenant d’un champ de saisie.
Configurer l’enregistrement automatique d’un coût
Vous configurez l’enregistrement d'un coût via Paramètres > Modèles de tâches, pour une tâche principale ou une sous-tâche. Vous pouvez uniquement sélectionner un article de la liste de prix ou également définir un utilisateur et un champ de saisie.
Sélectionner uniquement un article de la liste de prix
Vous souhaitez uniquement définir quel article de la liste de prix AdminPulse doit enregistrer ? Sélectionnez-le directement dans l’aperçu, sous Enregistrer un coût. Vous pouvez le faire pour la tâche principale comme pour chaque sous-tâche.
Tant qu’aucun article n’est sélectionné, une icône en forme de crayon s’affiche. Cliquez dessus et choisissez un article de la liste de prix. AdminPulse sauvegarde immédiatement votre choix. Vous ne devez donc pas le sauvegarder séparément. Pour désactiver à nouveau l’enregistrement d'un coût, sélectionnez Rien.
Définir un utilisateur ou utiliser un montant provenant d’un champ de saisie
Vous souhaitez également choisir l’utilisateur pour lequel AdminPulse enregistre le coût ou utiliser un montant provenant d’un champ de saisie ? Procédez comme suit :
- Allez dans Paramètres > Modèles de tâches et ouvrez le modèle de tâche.
- Accédez à la tâche principale ou à la sous-tâche que vous souhaitez modifier.
- Cliquez sur les trois points.
- Sélectionnez Modifier l’enregistrement d'un coût et renseignez les champs suivants :
- Enregistrer un coût : sélectionnez un article de la liste de prix ou Rien.
- Utilisateur : sélectionnez l’utilisateur du système ou un collaborateur spécifique.
- Utilisez le montant du champ de saisie : sélectionnez le champ dont AdminPulse doit reprendre le montant. Sélectionnez Rien pour utiliser le tarif de la liste de prix.
- Cliquez sur Sauvegarder.
💡 La liste Enregistrer un coût contient uniquement les articles de la liste de prix de type coût. Vous ne pouvez donc pas sélectionner ici les articles de type travail ou déplacement.
💡 Si vous remettez le champ Enregistrer un coût sur Rien, AdminPulse efface également l’Utilisateur et le champ de saisie sélectionnés. L’enregistrement d'un coût est alors entièrement désactivé pour cette tâche.
Quand le coût est-il enregistré ?
Lorsque vous sélectionnez un article de la liste de prix dans Enregistrer un coût, AdminPulse enregistre automatiquement le coût dès que la tâche principale ou la sous-tâche passe au statut Accomplie.
La manière dont la tâche passe au statut Accomplie n’a pas d’importance. L’enregistrement automatique a notamment lieu lorsqu’:
- un collaborateur fait manuellement passer la tâche au statut Accomplie ;
- une action globale fait passer la tâche au statut Accomplie ;
- un suivi de tâches fait automatiquement passer la tâche au statut Accomplie.
AdminPulse associe le coût à la relation et à la mission de la tâche. Il utilise comme date le jour où la tâche est passée au statut Accomplie. La quantité est égale à 1 et le tarif provient de la liste de prix.
👉 Le coût n’est enregistré automatiquement qu’une seule fois. Avant de créer l’enregistrement, AdminPulse vérifie s’il existe déjà, pour cette tâche, un enregistrement associé au même article de la liste de prix. Si vous replacez ensuite la tâche sur À faire, puis à nouveau sur Accomplie, AdminPulse n’enregistre pas une seconde fois le même coût.
Dans quels cas AdminPulse n’enregistre-t-il aucun coût ?
Le coût attendu n’apparaît pas ? Vérifiez si l’une des situations suivantes s’applique :
- Aucun article de la liste de prix n’est sélectionné dans Enregistrer un coût. Sans article, AdminPulse n’enregistre rien, même si un utilisateur ou un champ de saisie a été défini.
- La sous-tâche a reçu le statut Non applicable ou Non exécutée. Ces sous-tâches sont bien clôturées, mais aucun coût n’est enregistré.
- Toutes les sous-tâches de la tâche principale ont le statut Non applicable ou Non exécutée. Dans ce cas, AdminPulse n’enregistre pas non plus de coût pour la tâche principale.
- Un champ a été sélectionné dans Utilisez le montant du champ de saisie, mais ce champ est vide ou contient la valeur 0. AdminPulse n’enregistre alors aucun coût.
- Un enregistrement associé au même article de la liste de prix existe déjà pour cette tâche.
Pour quel utilisateur le coût est-il enregistré ?
Dans Utilisateur, vous définissez l’utilisateur pour lequel AdminPulse enregistre le coût. Vous pouvez sélectionner un collaborateur spécifique ou l’utilisateur du système.
Choisissez l’utilisateur qui correspond le mieux à votre suivi interne et à votre reporting. La personne qui fait passer la tâche au statut Accomplie ne doit donc pas nécessairement être la même que l’utilisateur pour lequel le coût est enregistré.
👉 Vous laissez le champ Utilisateur vide ? AdminPulse enregistre alors le coût pour l’utilisateur qui fait passer la tâche au statut Accomplie. Si cela se fait au moyen d’une action globale ou d’un suivi de tâches, AdminPulse utilise le compte utilisateur au nom duquel cette action est exécutée. Pour garantir la cohérence de votre reporting, définissez donc explicitement l’utilisateur souhaité.
Utiliser un montant provenant d’un champ de saisie
Dans Utilisez le montant du champ de saisie, vous pouvez sélectionner un champ de saisie de la tâche. AdminPulse utilise alors le montant de ce champ comme tarif pour le coût.
Cette option est utile lorsque le montant peut varier selon la tâche ou le dossier. Dans ce cas, AdminPulse n’utilise pas le tarif fixe de la liste de prix, mais le montant repris dans le champ sélectionné.
👉 La liste contient les champs de saisie de la tâche principale du modèle de tâche. Même lorsque vous configurez l’enregistrement d'un coût pour une sous-tâche, vous choisissez donc parmi les champs de saisie de l’ensemble de la tâche. Le champ sélectionné doit contenir un nombre. S’il est vide ou contient la valeur 0, AdminPulse n’enregistre aucun coût.
💡 Si un article de la liste de prix et un champ de saisie sont tous les deux définis, une icône représentant un billet apparaît à côté de l’article dans l’écran Modèles de tâches. Placez le pointeur de votre souris sur cette icône pour afficher le texte Montant du champ de saisie de la tâche.
L’enregistrement automatique d'un coût des comptes annuels en est un exemple. Vous trouverez plus d’informations dans l’article Coût des comptes annuels enregistré automatiquement.