Dans un modèle de tâche, vous pouvez ajouter des paramètres supplémentaires à une tâche principale ou à une sous-tâche. Dans le même écran de modification, vous pouvez notamment :
- faire enregistrer automatiquement un coût lorsque la tâche est accomplie ;
- ajouter une documentation de tâche comme explication fixe, mode opératoire ou manuel interne lié à la tâche.
Ces deux paramètres se trouvent dans le même écran, mais ils fonctionnent indépendamment l’un de l’autre. Vous pouvez donc uniquement enregistrer un coût, uniquement ajouter une documentation de la tâche, ou combiner les deux.
Dans cet article, vous découvrirez comment ouvrir l’écran de modification, comment fonctionne l’enregistrement automatique d’un coût et comment ajouter une documentation de la tâche à un modèle de tâche.
Ouvrir l’écran de modification d’une tâche ou d’une sous-tâche
Vous configurez l’enregistrement automatique d’un coût et la documentation de tâche via l’écran de modification d’une tâche principale ou d’une sous-tâche dans le modèle de tâche.
- Ouvrez le modèle de tâche.
- Allez à la tâche principale ou à la sous-tâche que vous souhaitez adapter.
- Cliquez sur les trois points à l’arrière de la ligne.
- Choisissez Modifier sous-tâche ou l’option de modification correspondante pour la tâche.
Tâche enregistrement du coût
Avec Tâche enregistrement du coût, AdminPulse peut enregistrer automatiquement un coût lorsqu’une tâche principale ou une sous-tâche est définie comme accomplie.
Quand le coût est-il enregistré ?
Si vous activez Enregistrer un coût, AdminPulse enregistre automatiquement le coût défini dès que la tâche ou la sous-tâche est mise sur accomplie.
La manière dont la tâche est accomplie n’a pas d’importance. L’enregistrement automatique se fait par exemple lorsque :
- un collaborateur met manuellement la tâche sur accomplie ;
- la tâche est mise sur accomplie via une action globale ;
- la tâche est automatiquement mise sur accomplie via le suivi de tâches.
👉 Le coût n’est enregistré automatiquement qu’une seule fois. Si vous replacez ensuite la tâche sur à faire, puis à nouveau sur accomplie, AdminPulse n’enregistre pas une deuxième fois le même coût.
Quel utilisateur est utilisé pour l’enregistrement ?
Dans Utilisateur, vous choisissez l’utilisateur sur lequel AdminPulse enregistre le coût. Vous pouvez sélectionner un employé spécifique ou utiliser l’utilisateur du système.
Choisissez ici l’utilisateur qui correspond le mieux à votre suivi interne et à votre reporting. La personne qui met effectivement la tâche sur accomplie ne doit donc pas être la même que l’utilisateur sur lequel le coût est enregistré.
Utiliser un montant provenant d’un champ
Dans Utiliser le montant du champ de saisie, vous pouvez sélectionner un champ de la tâche. AdminPulse utilise alors le montant de ce champ comme tarif pour le coût.
C’est utile lorsque le montant peut varier selon la tâche ou le dossier. Dans ce cas, AdminPulse n’utilise pas le tarif fixe de la liste de prix, mais le montant repris dans le champ sélectionné.
L’enregistrement automatique du coût pour les comptes annuels en est un bon exemple. Vous trouverez plus d’informations dans l’article Coût des comptes annuels enregistré automatiquement.
Documentation de la tâche
Avec la documentation de tâche, vous ajoutez une explication fixe à une tâche dans un modèle de tâche. Vous pouvez l’utiliser par exemple comme mode opératoire, courte instruction de travail ou manuel interne pratique pour les collaborateurs.
La documentation s’affiche pour les tâches créées à partir de ce modèle de tâche. Chaque employé reçoit ainsi les mêmes informations de base sur le contenu de la tâche et la meilleure manière de l’exécuter.
Quand utiliser la documentation de la tâche ?
Utilisez la documentation de tâche pour les informations qui sont toujours pertinentes pour cette tâche. Pensez par exemple à :
- des étapes fixes que les collaborateurs doivent suivre ;
- des points d’attention lors de l’exécution de la tâche ;
- des accords internes ou des règles de qualité ;
- une explication sur les documents, contrôles ou actions nécessaires ;
- une courte référence à un mode opératoire ou à un manuel interne.
💡 La documentation de la tâche est surtout utile pour les tâches récurrentes pour lesquelles vous souhaitez que tout le monde travaille de la même manière.
Différence avec les remarques dans les tâches
La documentation de la tâche n’est pas la même chose qu’une remarque dans une tâche. Utilisez la documentation de la tâche pour les instructions fixes liées au modèle de tâche. Utilisez plutôt les remarques pour des informations temporaires ou spécifiques à une tâche concrète ou à une planification de tâche.
Vous trouverez plus d’explications sur la différence dans l’article FAQ - Quand utiliser les remarques dans les tâches et quand utiliser la documentation de la tâche ?.
Où les collaborateurs voient-ils la documentation de la tâche ?
Une icône de livre apparaît dans la tâche elle-même. Les collaborateurs voient la documentation de la tâche lorsqu’ils placent leur souris sur cette icône.
Les collaborateurs peuvent ainsi consulter l’explication sans ouvrir le modèle de tâche lui-même.