Dans la section Communication du dossier relation, vous pouvez gérer tous les moyens de contact avec vos relations. Qu'il s'agisse de numéros de téléphone, d'adresses e-mail ou postales, ou encore de sites web, ces canaux vous permettent de rester connecté efficacement.
Cet article vous guide sur la façon d'ajouter, de personnaliser et de gérer ces moyens de communication pour optimiser vos échanges.
Quels sont les moyens de communication ?
Les moyens de communication sont des canaux spécifiques permettant d’atteindre une relation. Les moyens de communication que vous pouvez ajouter sont les suivants :
- Adresse
- Téléphone
- Site web
- Mobile
- Boîte postale
Ajouter des moyens de communication
Lorsque vous souhaitez ajouter un moyen de communication, précisez le type de moyen, tel que :
- Le type "Téléphone" ou "Mobile" pour les numéros de téléphone.
- Le type "E-mail" pour une adresse e-mail.
- Le type "Adresse" ou "Boîte postale" pour une localisation ou une adresse postale physique.
Chaque moyen ajouté apparaîtra dans la liste. Vous pouvez ajouter plusieurs moyens de communication (comme plusieurs numéros de téléphone ou adresses e-mail) par relation.
💡 Astuce : Pour chaque type de moyen de communication, vous pouvez marquer un favori avec une étoile (par exemple, le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail principal(e)). Les données marquées par une étoile apparaissent en haut du bandeau dans le dossier relation. Cliquez à nouveau sur l’étoile pour désactiver cette sélection.
👉 Note : Une relation a-t-elle un Contact dans la section Relations liées, et les coordonnées (telles que l'adresse e-mail, le numéro de portable ou le numéro de téléphone) de ce contact en particulier ne sont-elles pas vides ? Alors, ces données-là seront affichées dans le bandeau de la relation.
Supprimer un moyen de communication
Si vous souhaitez supprimer un moyen de communication, suivez ces étapes :
- Ouvrez le dossier relation de la relation concernée
- Accédez à la section Communication, qui affiche la liste des moyens de communication.
- Recherchez le moyen que vous souhaitez supprimer (par exemple, un numéro de téléphone, une adresse e-mail ou une adresse postale)
- Cliquez sur l’icône de corbeille à côté du moyen spécifique
- Confirmez la suppression si nécessaire
Attention : Si vous supprimez un numéro de téléphone, une adresse e-mail ou toute autre donnée de contact, l’action ne peut pas être annulée. Si vous avez fait une erreur, vous devrez ajouter à nouveau le moyen de communication.
Exemples de suppression :
- Pour supprimer un numéro de téléphone, recherchez le numéro dans la liste et cliquez sur l’icône de corbeille.
- Pour supprimer une adresse e-mail, effectuez la même opération avec le moyen e-mail.
Fonctionnalités par moyen de communication
- Copier dans le presse-papier : Utilisez l’icône du presse-papier pour copier facilement des données telles que numéros de téléphone ou adresses e-mail.
- Associer des e-mails : Indiquez à l'aide de l'icône de coche quelle adresse e-mail doit être utilisé pour lier des e-mails à cette relation, dans le DMS (Système de Gestion de Documents).
- Envoyer un e-mail : Cliquez sur l'icône d'enveloppe pour envoyer un e-mail via votre programme de messagerie standard (en dehors d'AdminPulse). Voir également Envoyer un e-mail à un contact en cliquant sur l'icône d'enveloppe
- Appeler : Cliquez sur l'icône de téléphone pour appeler directement via un système de téléphonie PC, si configuré. Voir également Appeler un contact en cliquant sur l'icône téléphone
- Rechercher une adresse : Utilisez l’icône de localisation pour afficher une adresse via Google Maps.
- Visiter un site web : Cliquez sur l’icône de site web pour accéder à l’URL indiquée.
💡Astuce : Les informations avec une étoile sont également affichées en haut dans le bandeau du dossier relation. Si vous ne souhaitez pas qu'elles apparaissent, cliquez sur l'étoile pour les désactiver.
Paramètres de communication
Dans le bloc 'Paramètres de communication', vous pouvez spécifier les préférences pour déterminer quel moyen de communication est utilisé pour quelle tâche (ou sous-tâche). Par exemple, configurez l’envoi des factures vers une adresse e-mail spécifique et les rappels vers une autre.
Voir aussi Types de sous-tâches.
⏭️ Prochaine étape : explorez la section du fichier de relation suivante : Le dossier relation - section Facturation