Dans cet article, vous découvrirez ce qu'est une année de référence, comment la renseigner lors de l'enregistrement et comment l'utiliser comme filtre.
👉 Remarque : La fonctionnalité d'année de référence n'est pas disponible par défaut dans AdminPulse. Pour y accéder, vous pouvez contacter notre support en soumettant un ticket.
Qu'est-ce qu'une année de référence ?
L'année de référence d'un enregistrement indique à quel exercice comptable une tâche ou un enregistrement donné est lié.
Exemple :
Le 15 mars 2025, vous travaillez sur une tâche de bilan qui concerne l'exercice 2024. Bien que la date de l'enregistrement soit le 15/03/2025, l'année de référence est 2024.
En renseignant une année de référence lors d'un enregistrement, vous obtenez une vue claire des enregistrements liés à un exercice comptable spécifique.
Comment renseigner l'année de référence ?
Vous pouvez indiquer l'année de référence lors de l'ajout d'un enregistrement dans AdminPulse. Voici comment procéder dans le cadre d’enregistrements uniques, via action globale, dans des tâches, ou encore en enregistrant votre temps avec le minuteur.
Renseigner l'année de référence pour des enregistrements uniques
Lors de l'ajout d'un nouvel enregistrement (Enregistrement > Nouvel enregistrement), vous trouverez le champ 'Année de réf.'. Dans ce champ, vous pouvez sélectionner l'année de référence associée à l'enregistrement depuis la liste déroulante.
Pour plus d'informations détaillées sur la création d'un enregistrement, consultez : Aperçu: Ajouter et modifier des enregistrements
Renseigner l'année de référence via l'action globale 'Nouvel enregistrement'
Lorsque vous créez des enregistrements via une Action globale dans l'écran des relations (Dossiers relations > Relations), un champ pour l'année de référence apparaît également.
Pour plus d'informations détaillées sur l'écran des relations, consultez : Aperçu : travailler avec l’écran Relations
Renseigner l'année de référence lors d'un enregistrement dans une tâche
Si vous effectuez un enregistrement via une tâche, par exemple sur le Tableau des tâches (Tâches > Tableau des tâches), AdminPulse remplit automatiquement l'année de référence. Celle-ci est déterminée sur base du calendrier de la tâche associé. Vérifiez toujours que l'année renseignée automatiquement est correcte.
Pour plus d'informations détaillées sur l’enregistrement à partir du Tableau des tâches, consultez : Enregistrer temps ou un coût à partir du Tableau des tâches
Configuration de l'année de référence dans les modèles de tâches
Via Paramètres > Modèles de tâches, vous pouvez définir une année de référence pour chaque modèle dans le calendrier de tâche. Cela peut se faire aussi bien au niveau du calendrier qu'au niveau de la ligne de calendrier. Dans le champ 'Année de réf.', vous choisissez entre 'Année précédant la date limite' ou 'Année de la date limite'ou 'Exercice basé sur la date limite + ou - x jours'.
Par exemple, pensez à une tâche de TVA qui a pour date limite le 20 janvier, mais qui appartient à l'exercice fiscal applicable en décembre. Vous pouvez donc configurer "exercice basé sur la date limite - 20 jours", de sorte que l'année de référence soit l'exercice applicable à la relation au 31/12.
L’année de référence est ainsi remplie automatiquement lors de la planification des tâches, en fonction de ce paramétrage.
Renseigner l'année de référence lors d'enregistrements via le minuteur
Utilisez-vous le minuteur d'AdminPulse pour enregistrer votre temps ? Ici aussi, vous pouvez indiquer une année de référence lors du démarrage du minuteur, afin d'associer votre enregistrement de temps au bon exercice comptable.
Pour plus d'informations détaillées sur l'utilisation du minuteur, consultez : Comment enregistrer du temps avec le minuteur ?
Filtrer par année de référence
Dans les rapports liés aux enregistrements (comme ceux relatifs à une relation, un employé, un article de la liste des prix, ou un modèle de tâche), vous pouvez activer un filtre sur l'année de référence. Voici comment filtrer année de référence :
- Accédez au rapport que vous souhaitez consulter
- Cliquez sur 'Plus de filtres'
- Activez le filtre 'Année de réf.' pour afficher les résultats basés sur une année de référence spécifique
Vous pouvez également choisir d'ajouter l'année de référence comme un groupe, afin de regrouper les données de vos rapports par année de référence :
- Accédez au rapport que vous souhaitez consulter
- Cliquez sur 'Ajouter un groupe'
- Sélectionnez 'Année de réf.' pour afficher les résultats regroupés par année de référence spécifique