Voulez-vous faire exécuter le calcul des UBO par AdminPulse ? Dans cet article, nous vous expliquons étape par étape comment y procéder dans la section UBO du dossier relation. Le processus se compose de deux phases principales : l'enregistrement des Relations liées et le calcul des bénéficiaires effectifs ultimes (UBO).
En fin d'article, vous découvrirez également comment lire le résultat et quelle influence le calcul des UBO par AdminPulse a sur la revue qualité.
Étape 1 : Saisir les données des relations
1.1 Ouvrir la section Relations liées
- Accédez au dossier relation de la société.
- Ouvrez la section Relations liées.
1.2 Ajouter des actionnaires et d'autres relations
- Cliquez sur le bouton vert avec le signe plus (+) pour lier une nouvelle relation.
- Sélectionnez le Type de lien approprié pour la relation souhaitée (par exemple, actionnaire, dirigeant, etc.).
- Trouvez la relation spécifique dans la liste ou créez une nouvelle relation via le bouton plus (+) à côté du champ « Relation ». Attribuez à cette relation le statut "Autre" si elle est uniquement ajoutée pour être liée.
1.3 Enregistrer les actions et les droits de vote
- Indiquez pour chaque actionnaire le nombre d'actions et de droits de vote.
- AdminPulse calcule automatiquement la part de chaque actionnaire en divisant le nombre indiqué par le nombre total d'actions dans la société, idem pour les droits de vote.
1.4 Compléter le nombre total d'actions et de droits de vote
- Si certaines actions ou droits de vote n'ont pas de propriétaire connu (par exemple, actions publiques), saisissez dans la section UBO le nombre total d'actions et de droits de vote.
- AdminPulse calcule automatiquement les actions et droits de vote manquants afin que les données soient complètes.
1.5 Ajouter des données pour les sociétés
- Si un actionnaire est une autre société, liez également cette dernière et complétez les informations pertinentes sur ses actionnaires dans le dossier relation de cette société.
- Répétez ce processus pour chaque société faisant partie de la chaîne.
1.6 Enregistrer les personnes exerçant un contrôle juridique
- Les personnes exerçant un contrôle via des structures juridiques sont automatiquement désignées comme UBO. Vérifiez si ces personnes sont correctement enregistrées.
1.7 Ajouter les dirigeants
- Si aucun UBO ne peut être identifié via la structure actionnariale, les dirigeants seront désignés comme UBO.
- Si un dirigeant est une société, la personne physique représentant cette société sera enregistrée comme UBO.
Pour une ASBL :
Les ASBL suivent des règles spécifiques pour l'enregistrement des UBO.
- Sélectionnez le type de lien 'Dirigeant';
- Pour la fonction, choisissez 'Le conseil' afin d'enregistrer correctement les membres fixes d'une ASBL.
Étape 2 : Calcul de la structure UBO
2.1 Relier les relations pertinentes
Vérifiez que tous les actionnaires, dirigeants et autres relations pertinentes sont correctement saisis dans la section Relations liées.
2.2 Effectuer le calcul
Cliquez dans la section UBO du dossier relation sur « Calculer les UBO's ». AdminPulse génère alors automatiquement une représentation visuelle de la structure UBO.
2.3 Consulter le résultat du calcul
Le résultat du calcul est une vue hiérarchique de la structure UBO :
- En haut : La société pour laquelle la structure UBO est calculée.
- Niveaux : Chaque indentation représente un niveau supplémentaire dans la structure (par exemple, actionnaires directs, actionnaires des actionnaires).
- UBO : Ceux-ci sont marqués d'une étoile (⭐) pour permettre une identification rapide.
Les résultats contiennent les détails suivants :
- UBO % : Le pourcentage de contrôle détenu par l'UBO, y compris par contrôle indirect.
-
Type du contrôle : Passez votre souris sur cette colonne pour voir la raison pour laquelle une personne ou entité est identifiée comme UBO.
- Colonne 'Identification' : Comprend un aperçu des numéros d'entreprise (ou numéros de TVA) pour les sociétés et des numéros de registre national (ou dates de naissance) pour les personnes. Ces informations sont nécessaires pour l'enregistrement dans le registre UBO officiel.
- Nombre d'actions et Droits de vote % : Indique comment la propriété et les droits de vote sont répartis au sein de la société.
-
Infos et erreurs : Les éventuelles erreurs ou remarques supplémentaires s'affichent dans la dernière colonne. Passez la souris sur l'icône pour plus de détails.
2.4 Saisir les données dans le registre UBO officiel
Utilisez le résultat du calcul comme base pour enregistrer les informations requises dans le registre UBO. Assurez-vous également de documenter les chaînes de relations qui démontrent le contrôle des bénéficiaires effectifs.
2.5 Marquer le statut dans AdminPulse
Une fois la structure UBO enregistrée dans le registre officiel, il est essentiel de marquer ce statut dans AdminPulse. Cela indique à AdminPulse que le processus est complet et valide la revue qualité.
- Cliquez sur le bouton 'Marquer comme entré dans le registre UBO'
- AdminPulse ajoute automatiquement le champ 'Date d'entrée dans le registre' et le remplit avec la date d’aujourd’hui.
Modifiez la date manuellement si l’enregistrement a été fait un autre jour. - La société obtient un crochet vert dans la revue qualité.
Attention : Sans cette étape, la revue qualité ne sera pas validée !
Étapes facultatives
Téléchargement d’un accusé de réception UBO
- Téléchargez l'accusé de réception (en format PDF) depuis le registre UBO officiel.
- Cliquez dans AdminPulse sur « Télécharger le PDF du registre UBO » pour ajouter le document à la relation.
Consulter les contrôles antérieurs
- Consultez les calculs ou contrôles précédents via la liste déroulante 'Date de la situation'.
- Supprimez les contrôles anciens si nécessaire en cliquant sur l'icône de la corbeille.
Modifications dans la structure UBO
Lorsqu’une relation dans la structure UBO est modifiée, AdminPulse affiche un avertissement dans la section UBO et dans le ruban de la relation. Selon le cas, suivez les étapes ci-dessous :
- Modification impactant la structure UBO : Cliquez sur 'Calculer les UBO's' pour recalculer la structure et mettez à jour le registre UBO.
- Modification sans impact sur la structure UBO : Cliquez sur 'Dernier calcul toujours valide' pour supprimer l’avertissement.
Conseils 💡
- Activez les notifications automatiques ou configurez un planning de tâches pour recevoir des rappels annuels concernant la mise à jour de la structure UBO. Pour configurer un planning des tâches, allez dans Paramètres > Modèles de tâche > Ouvrir les calendriers dans un modèle de tâche.
- Voulez-vous intégrer le calcul des UBO dans l’un de vos modèles de lettres ? Consultez cette page : Modèles de lettres - listes.
Voir également : Comment envoyer par e-mail ou imprimer la structure UBO ? - Pour plus d'informations ou pour gérer directement le registre UBO, rendez-vous sur le site officiel du registre UBO.