Vous cherchez à gagner du temps et à gérer vos tâches récurrentes sans effort dans AdminPulse ? Grâce aux Modèles de Tâches, aux Calendriers des Tâches et à la Programmation des Tâches, vous pouvez facilement automatiser vos workflows.
Dans cet article, nous détaillons chacun de ces éléments, leur interaction et pourquoi ils sont indispensables.
Qu’est-ce qu’un Modèle de Tâche ?
Un Modèle de Tâche est un ensemble préconfiguré de paramètres et de sous-tâches que vous utilisez pour différents types de tâches. Il est conçu pour simplifier et rationaliser les processus répétitifs, tout en assurant des workflows cohérents. Les Modèles de Tâches sont particulièrement utiles dans deux cas :
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Pour des tâches récurrentes
Les Modèles de Tâches sont idéaux pour des tâches qui se répètent régulièrement, comme les déclarations de TVA ou les audits annuels. Ces tâches suivent souvent une série d’étapes standardisées, avec des deadlines spécifiques et une structure définie.
Exemple pratique : Si vous devez traiter les déclarations de TVA chaque mois, un Modèle de Tâche peut inclure des sous-tâches standard comme "Collecter les documents," "Soumettre la déclaration," et "Effectuer une vérification," avec une échéance fixée au 7 du mois. Avec ce modèle en place, inutile de recréer ces tâches chaque mois.
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Pour des tâches ponctuelles par relation, mais régulières dans l'ensemble
Les Modèles de Tâches sont également très utiles pour des tâches effectuées une ou deux fois seulement par relation, mais qui apparaissent régulièrement pour l'une ou l'autre relation. Par exemple, la liquidation d’une entreprise ou la création d’une nouvelle société. En configurant un modèle qui inclut toutes les étapes nécessaires, ces processus peuvent être gérés efficacement pour plusieurs relations.
Exemple pratique : Lorsqu’une nouvelle société est créée, vous pouvez élaborer un Modèle de Tâche comprenant des sous-tâches comme "Coordonner avec le notaire," "Préparer les statuts," et "Réaliser les enregistrements." Ce modèle peut ensuite être réutilisé facilement pour d’autres relations souhaitant créer leur entreprise.
Pourquoi utiliser un Modèle de Tâche ?
- Efficacité : Vous évitez de recréer des sous-tâches à chaque fois.
- Uniformité : Les processus restent cohérents, quel que soit l’utilisateur en charge de la tâche.
- Automatisation : Un Modèle de Tâche sert de base pour la création et la programmation automatiques des tâches.
En résumé, un Modèle de Tâche définit ce qui apparaît dans le Tableau des Tâches et comment la tâche est structurée.
Qu’est-ce qu’un Calendrier des Tâches ?
Un Calendrier des Tâches définit le moment où une tâche apparaît automatiquement dans le Tableau des Tâches et y associe des dates limites spécifiques. Le calendrier est composé de lignes (itérations) qui indiquent les moments précis où les tâches doivent être planifiées. Il est lié à un Modèle de Tâche et mis en œuvre à l’aide d’une Programmation des Tâches.
💡 Pour des tâches ponctuelles par relation, mais régulières dans l'ensemble (voir Modèle de Tâche), un Calendrier des Tâches n’est pas nécessaire. Même si un Modèle de Tâche reste utile pour standardiser les workflows, le Calendrier des Tâches est spécifiquement conçu pour les tâches récurrentes par défaut.
Comment fonctionne un Calendrier des Tâches ?
Chaque ligne du calendrier précise :
- Date limite : La date limite d’achèvement de la tâche.
- Date de planification : La date à laquelle la tâche s’affiche dans le Tableau des Tâches, qui peut être calculée ou fixe.
Date de planification : calculée ou fixe ?
- Date calculée : Cette date est automatiquement calculée à partir de la date limite et en fonction du nombre de jours définis avant celle-ci (champ: Planifier (nombre de jours avant la date limite)). Ces dates apparaissent en italique avec une icône de calculatrice.
- Date fixe : Une date que vous définissez manuellement et qui ne change pas. Ces dates sont représentées par une icône de cadenas.
Exemple pratique : Supposons que vous réalisiez un audit annuel avec une échéance fixée au 31 mars. Vous configurez le calendrier pour que la tâche apparaisse 10 jours avant l’échéance, ce qui correspond au 21 mars. Cependant, si vous préférez qu’elle s’affiche toujours au 20 mars, vous pouvez définir une date fixe.
Passons à la Programmation des Tâches : Maintenant que nous comprenons comment les Modèles de Tâches définissent quoi et les Calendriers des Tâches définissent quand, voyons comment ils sont appliqués grâce à la Programmation des Tâches.
Qu’est-ce qu’une Programmation des Tâches ?
La Programmation des Tâches établit un lien entre un Modèle de Tâche et un Calendrier des Tâches pour une relation spécifique. Elle est configurée dans le Dossier relation et permet de créer et planifier automatiquement les tâches en fonction de règles définies.
Comment utiliser une Programmation des Tâches ?
- Configurez un Modèle de Tâche qui détaille toutes les sous-tâches et les paramètres nécessaires.
- Créez un Calendrier des Tâches pour définir les échéances et les dates de planification souhaitées.
- Reliez le Modèle de Tâche et le Calendrier des Tâches à une relation spécifique grâce à la Programmation des Tâches. Vous pouvez également définir un début et une fin de programmation si la programmation est temporaire.
Une fois mise en place, la Programmation des Tâches fonctionne de manière entièrement automatique, selon vos réglages.
Exemple pratique : Un cabinet comptable réalise chaque mois les calculs de salaires pour l’un de ses clients. Grâce à la Programmation des Tâches, vous pouvez associer un Modèle de Tâche (qui inclut des sous-tâches comme "Vérifier les fiches de paie" et "Traiter les salaires") à un Calendrier de Tâches adapté (par exemple : planifié chaque mois avant le 25). Cette programmation, associée au client, garantit que la tâche est automatiquement créée, avec les échéances appropriées et, si défini, assignée à l’utilisateur chargé de la réaliser.
Résumé : quoi, quand, pour qui
- Modèle de Tâche (quoi) : Définit les paramètres, les sous-tâches et, le cas échéant, les utilisateurs assignés à une tâche.
- Calendrier des Tâches (quand) : Spécifie les dates d’apparition et les échéances des tâches.
- Programmation des Tâches (pour qui) : Relie le Modèle de Tâche et le Calendrier à une relation spécifique et, si défini, à un utilisateur.
En combinant correctement ces trois éléments, vous pouvez :
- Gagner du temps dans la gestion des tâches répétitives.
- Structurer vos workflows de façon fiable et standardisée.
- Être assuré que les tâches sont planifiées à temps et attribuées correctement à vos relations et collaborateurs.