La plupart des e-mails envoyés via AdminPulse sont des e-mails transactionnels, comme les factures et les soldes de TVA à payer. Il est donc crucial que ces e-mails ne finissent pas dans le dossier spam.
Dans cet article, nous expliquons ce que vous pouvez faire lorsqu'un client signale qu'un e-mail est marqué comme spam, afin que vous puissiez résoudre ce problème rapidement.
La majorité des informations dans cet article sont techniques, mais votre partenaire informatique peut certainement vous aider.
Utiliser votre propre domaine d’entreprise pour l’envoi d’e-mails
Lorsque vous commencez à utiliser AdminPulse, les e-mails sont envoyés par défaut depuis le domaine AdminPulse. Cela signifie que votre client reçoit un e-mail avec comme expéditeur no-reply@adminpulse.be. Étant donné que votre client ne connaît probablement pas AdminPulse, il y a un risque plus élevé que ces e-mails soient marqués comme spam. De plus, certains fournisseurs de messagerie peuvent automatiquement placer ces e-mails dans le dossier publicitaire étant donné qu'AdminPulse est un logiciel.
Pour éviter cela, configurez votre propre domaine pour l’envoi des e-mails via AdminPulse. Suivez les instructions dans cet article : Utiliser l’adresse e-mail de votre bureau comme expéditeur .
En configurant votre adresse e-mail comme expéditeur, vous réduisez le risque que vos e-mails soient marqués comme spam.
Vérifier et améliorer l’authentification des e-mails (DKIM, SPF, DMARC)
Les fournisseurs de messagerie utilisent trois méthodes pour évaluer si un e-mail est légitime : DKIM, SPF et DMARC. Ces paramètres doivent être correctement configurés pour éviter que les e-mails soient rejetés ou envoyés dans le dossier spam.
Lors de la configuration de votre domaine dans AdminPulse, ces enregistrements sont généralement bien configurés. Toutefois, au fil du temps, ils peuvent être perdus lors de modifications, comme un changement de fournisseur DNS ou des ajustements manuels de votre domaine.
Vérifiez donc que ces trois méthodes sont correctement configurées lorsque des signalements de spam apparaissent.
DKIM
DKIM (DomainKeys Identified Mail) permet d’ajouter une signature numérique aux e-mails, garantissant ainsi aux serveurs de messagerie que le message provient bien de votre domaine.
Vous trouverez les enregistrements DKIM dans AdminPulse sous : Paramètres > Paramètres généraux > section Général. Ces enregistrements doivent être ajoutés en tant qu’enregistrements CNAME dans les paramètres DNS de votre domaine (et non dans AdminPulse).
Cliquez sur "CNAME records" pour consulter ces derniers.
Utilisez le lien de vérification dans la colonne 'Vérification' pour vérifier si la valeur est correctement configurée.
SPF
SPF (Sender Policy Framework) définit quels serveurs sont autorisés à envoyer des e-mails au nom de votre domaine.
L’enregistrement SPF est un enregistrement TXT qui peut exister même sans utilisation d’AdminPulse. Il ne peut y avoir qu’un seul enregistrement SPF par domaine. Assurez-vous également que sendgrid.net soit inclus dans votre enregistrement, car AdminPulse utilise ce fournisseur d’e-mails.
Vérifier et mettre à jour l’enregistrement SPF
- Si un enregistrement SPF existe déjà, mais ne contient pas
include:sendgrid.net, ajoutez-le. - Si aucun enregistrement SPF n’existe, créez un nouvel enregistrement TXT avec ces valeurs :
v=spf1 include:_spf.google.com include:sendgrid.net -all
Utilisez un outil comme EasyDMARC - Vérification SPF pour vérifier si votre enregistrement SPF est correctement configuré.
DMARC
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) définit la façon dont doivent être gérés les e-mails qui ne passent pas les vérifications SPF ou DKIM. Depuis quelques années, DMARC est obligatoire pour certains fournisseurs de messagerie, notamment Yahoo et Gmail.
L’enregistrement DMARC est un enregistrement TXT qui peut exister même si vous n’utilisez pas AdminPulse.
Vérifier et mettre à jour l’enregistrement DMARC
- Vérifiez qu’il n’existe qu’un seul enregistrement DMARC.
- Idéalement, la politique devrait être définie sur "reject".
- Si aucun enregistrement DMARC n’est présent, ajoutez le TXT suivant :
v=DMARC1; p=reject;
Utilisez un outil comme EasyDMARC - Vérification DMARC pour vérifier si votre enregistrement DMARC est correctement configuré.
Analyser les en-têtes des e-mails
Si les e-mails sont encore marqués comme spam après avoir vérifié DKIM, SPF et DMARC, les en-têtes des e-mails peuvent fournir des informations supplémentaires.
Les en-têtes sont générés par le serveur de messagerie du destinataire. Pour les consulter, le destinataire doit enregistrer l’e-mail sous forme de fichier et l’ouvrir dans un éditeur de texte. Dans Outlook, cela peut être fait avec un clic droit sur l’e-mail et en sélectionnant "Enregistrer" par la suite.
Ouvrez le fichier e-mail dans un éditeur de texte pour voir les détails techniques. Recherchez Authentication-Results, qui indique si SPF et DKIM sont correctement validés.
Dans l’exemple ci-dessus, SPF et DKIM sont validés ('=pass'), mais il peut y avoir un problème avec l’enregistrement DMARC ('dmarc=none').
Chaque fournisseur de messagerie utilise ses propres codes d'erreur. Vous pouvez consulter la documentation de Microsoft pour leurs codes d’erreur : Codes d’erreur Microsoft .
Dans l’exemple ci-dessus, un enregistrement DMARC en double a été publié, ce qui a entraîné l’échec de la validation et la classification de l’e-mail comme spam.
Bon à lire
- En savoir plus sur les nouvelles exigences de vérification d'Outlook (SPF, DKIM et DMARC) pour les domaines envoyant plus de 5.000 e-mails par jour — obligatoires à partir du 5 mai 2025.
- En savoir plus sur le renforcement des exigences d’authentification d'e-mails de Gmail, Yahoo et Apple dès février 2024 (SPF, DKIM, DMARC et désinscription en un clic) — important pour les expéditeurs de masse et impact sur la délivrabilité en cas de non-conformité.