La fraude aux factures est une forme de fraude de plus en plus courante où des escrocs manipulent des factures pour orienter les paiements vers leurs propres comptes. Dans cet article, nous expliquons comment cette fraude fonctionne, comment réduire le risque, quelles vérifications effectuer avant d’effectuer un paiement et que faire en cas de fraude à la facture.
Comment se produit la fraude aux factures numériques ?
Les fraudeurs utilisent différentes techniques pour manipuler les factures numériques :
- Installation de virus sur l’appareil du destinataire : Les criminels installent un logiciel malveillant (un virus) sur l’appareil du destinataire. Ainsi, les factures ou e-mails sont automatiquement modifiés à l’ouverture, par exemple en changeant le numéro de compte. Ils peuvent également réutiliser des factures précédemment reçues pour envoyer de fausses factures contenant des informations erronées.
- Piratage des systèmes de messagerie : Les cybercriminels s'introduisent dans le système de messagerie d'un fournisseur. Ils interceptent les e-mails contenant des factures, modifient des informations essentielles comme le numéro de compte, et envoient la version manipulée au destinataire d'origine.
La fraude aux factures est également possible avec des factures papier, par exemple via interception.
Exemple
Vous pouvez reconnaître la fraude aux factures à des différences subtiles, mais évidentes. Voici quelques signes courants :
Plus d'informations sur : https://economie.fgov.be/fr/themes/protection-des-consommateurs/stop-arnaques/les-principales-arnaques-en/fraude-la-facture
Que faire si vous soupçonnez une fraude ?
Si vous pensez avoir reçu une facture falsifiée ou si vous avez déjà effectué un paiement vers un numéro de compte erroné, suivez ces étapes :
- Arrêtez toute autre transaction : Signalez la situation immédiatement à votre banque et demandez un blocage ou un remboursement du paiement (si possible).
- Analyse antivirus : Effectuez une analyse antivirus sur tous les appareils ayant reçu ou ouvert la facture suspecte. Demandez de l'aide à votre service informatique en cas de doute.
- Contactez votre fournisseur ou vendeur : Prenez contact avec eux et confirmez s’ils ont bien envoyé une facture. Utilisez leurs coordonnées officielles.
- Signalez la fraude : Déclarez l’incident sur le site officiel du gouvernement belge : https://pointdecontact.belgique.be/
💡 Conseils pour les comptables
En tant que comptable, vous jouez un rôle clé dans la prévention de la fraude aux factures auprès de vos clients. Voici quelques conseils :
- Conseillez vos clients de vérifier attentivement leurs factures et d’établir des procédures pour les paiements.
- Informez-les des risques et des signes permettant de repérer des fraudes.
- En cas de changement de numéro de compte, informez vos clients via une communication claire et sécurisée, comme une lettre officielle, un e-mail personnel ou un appel téléphonique. Évitez les messages vagues ou informels pour éviter la confusion ou les abus.
- Assurez-vous que votre propre logiciel de facturation, tel qu’AdminPulse, est utilisé de manière sécurisée. Voir aussi Validation en deux étapes - MFA
💡 Conseils généraux pour vérifier une facture
Avant de payer une facture, il est important d’effectuer plusieurs vérifications. Cela s'applique aussi bien aux factures électroniques qu'aux factures papier.
Vérification du numéro de compte
- Comparez avec les paiements précédents : Vérifiez si le numéro de compte correspond aux transactions antérieures avec le même fournisseur.
- Consultez des sources officielles : Vérifiez si le numéro de compte est mentionné sur le site officiel du fournisseur ou du vendeur.
Identifier les signaux suspects
- Avis de modification : Méfiez-vous des avertissements comme "Changement de numéro de compte" sur la facture, l'enveloppe ou dans l’e-mail.
- Code QR : Vérifiez s’il y a des incohérences, par exemple si le code QR code est manquant alors qu’il est habituellement présent.
Détails du courrier ou de l’e-mail
- Adresse e-mail : Vérifiez que l’adresse de l’expéditeur ne présente pas de différences mineures (ex. facturation@nomentreprise.be vs. facturation@nomentreprise.com).
- Contenu : Soyez attentif aux formulations étranges ou fautes d’orthographe inhabituelles.
- Noms : Comparez le nom de l’expéditeur et du destinataire avec les données connues.
- Logo et signature : Assurez-vous qu’ils correspondent aux communications précédentes.
Codes SWIFT et paiements internationaux
Les fraudeurs utilisent souvent des comptes à l’étranger.
- Vérifiez les codes SWIFT et IBAN : Pour les paiements internationaux, assurez-vous que le code SWIFT et l'IBAN sont corrects.
- Pensez logique : Demandez-vous s'il est normal que le fournisseur utilise un compte étranger.
En cas de doute
En cas de doute, contactez directement le fournisseur via un numéro que vous connaissiez déjà ou qui figure sur son site officiel. N’utilisez jamais un numéro indiqué sur la facture suspecte.