Dans cet article, vous apprendrez comment communiquer rapidement et précisément les soldes et acomptes de TVA à vos clients grâce à un modèle de tâche utilisant des champs calculés.
Nous commencerons par les paramètres du modèle de tâche et des modèles d’e-mail, suivis d’une explication étape par étape pour leur utilisation pendant chaque période TVA.
Configurer le modèle de tâche et les e-mails
1. Importer le modèle de tâche
Suivez ces étapes pour importer le modèle de tâche "Déclaration TVA - calculé" dans AdminPulse :
- Téléchargez le modèle de tâche en bas de cet article
- Allez dans Paramètres > Modèle de tâches
- Cliquez sur 'Importer un modèle de tâche' et suivez les instructions pour l'ajouter
- Adaptez-le à votre propre méthode de travail si nécessaire
2. Modifier les champs du modèle de tâche
Le modèle de déclaration TVA contient des champs de saisie, y compris des champs calculés (reconnaissables grâce à l'icône de calculatrice ).
Modifier les champs :
- Cliquez sur 'Ouvrir les champs' dans le modèle de tâche pour afficher la liste des champs utilisés.
- Supprimez les champs qui ne sont pas pertinents pour votre méthode de travail.
Champs importants dans le modèle :
- Paie les avances TVA : Champ de relation trouvé dans la section Information comptable, bloc TVA du dossier relation.
- Solde déclaration TVA actuelle : Récupéré automatiquement depuis l’attestation de TVA.
- Solde compte courant TVA : À remplir manuellement sur base des données de MyMinfin.
- Le client veut être remboursé : Champ indiquant si un solde de TVA positif doit être remboursé.
- Solde TVA : Calculé automatiquement en fonction de l’attestation et du compte-courant TVA.
- Solde à payer / à transférer / à rembourser : Déterminé automatiquement à partir du solde net de TVA.
- TVA avance 1 / 2 : Calculé sur base de l’attestation et du compte-courant.
- Listing néant : Coché automatiquement si l’attestation de TVA indique qu’il s’agit d’un listing néant.
3. Modifier les modèles d’e-mail
Après avoir importé le modèle de tâche, configurez les modèles d’e-mails pour garantir une communication efficace et sans erreurs.
- Allez dans Paramètres > Modèles d’e-mail.
- Modifiez les modèles standards "Demander des documents" et "Solde de la TVA au client (champs calculés)" pour les adapter à vos préférences.
Caractéristiques importantes des modèles d’e-mail :
- Champs conditionnels (conditions 'IF') : Si un champ utilisé dans une condition IF est activé (oui/coché), le texte entre {IF_xx} et {ENDIF_xx} est affiché.
- Code QR pour les paiements : Un code QR peut être inclus pour faciliter les paiements. Il contient le nom du service TVA-recettes, le numéro IBAN et BIC du service, le montant du champ calculé {Solde TVA} et la communication structurée {relation.vatStructuredMessage}.
- Joindre automatiquement le document : La déclaration TVA est ajoutée automatiquement en pièce jointe.
- Tags (optionnels) : Les tags peuvent aider à organiser les documents et tâches.
Utiliser la tâche TVA
À chaque période TVA, vous devez suivre plusieurs étapes : de la collecte des documents au dépôt de la déclaration TVA. Une partie essentielle de ce processus est la communication du solde TVA à vos clients. Suivez ces étapes pour exécuter ce processus de manière fluide et précise.
Procédure
- Téléchargez l’attestation TVA (par e-mail ou via l'écran Documents).
- Le document est automatiquement lié à la tâche TVA et à la relation.
- Le solde de l’attestation est automatiquement extrait vers "Solde déclaration TVA actuelle".
- Vérifiez le compte-courant TVA dans MyMinfin.
- Entrez manuellement le solde dans "Solde compte courant TVA".
- Vérifiez le calcul des acomptes et du solde TVA.
- La tâche calcule automatiquement si la TVA est à payer, à reporter ou à rembourser.
- Le montant de l’acompte calculé peut être ajusté manuellement si nécessaire.
- Exécutez la tâche d’envoi d’e-mail.
- Le solde de l’attestation, le solde net et les éventuels acomptes sont remplis automatiquement.
👉 Attention : Si vous souhaitez demander des acomptes pour un client, vérifiez d’abord dans le dossier relation qu’il s’agit d’un déclarant trimestriel et que l’option acomptes est activée. Ces informations se trouvent dans le dossier relation, section Information comptable > bloc TVA.
Les champs d'acompte dans la tâche et le texte correspondant dans l’e-mail ne sont remplis que si ces conditions sont remplies.
💡 Astuces
- Vérification rapide des données : Dans l’écran Aperçu des tâches, utilisez 'Montrer les champs' pour visualiser et modifier rapidement tous les champs TVA remplis. Les calculs sont ajustés automatiquement si nécessaire.
- Envoyer les e-mails TVA en masse :
- Sélectionnez la tâche TVA dans l’écran Aperçu des tâches.
- Cochez les relations auxquelles vous souhaitez envoyer l’e-mail.
- Dans Action globale, choisissez 'Modifier l'état d'une sous-tâche'.
- Mettez la sous-tâche "Envoyer solde et copie au client" sur 'Accomplie' et cochez 'Envoyer e-mail'.