AdminPulse propose plusieurs méthodes pour envoyer des factures : par e-mail, via Peppol, par courrier postal, ainsi que différentes combinaisons de ces options. Cet article vous explique comment configurer la méthode d'envoi et comment elle interagit avec les différentes actions d'envoi, qu'elles soient automatiques ou manuelles.
Où configurer le mode d’envoi des factures ?
Vous pouvez définir le mode d’envoi à deux niveaux :
- Paramètres généraux – Mode d’envoi par défaut pour toutes les factures.
- Dossier relation – Préférences d'envoi spécifiques à un client, qui remplacent les paramètres généraux.
Configurer le mode d’envoi standard pour factures dans les Paramètres généraux
Suivez ces étapes pour définir le mode d’envoi par défaut pour toutes les factures :
- Allez dans Paramètres > Paramètres généraux.
- Faites défiler jusqu'à la section E-mail de facturation.
- Dans le champ 'Mode d’envoi de la facture', sélectionnez le mode d’envoi par défaut.
Configurer un mode d’envoi pour factures spécifique à un client
Suivez ces étapes pour ajuster le mode d’envoi d’un client spécifique :
- Ouvrez le Dossier relation du client.
- Accédez à la section Facturation > et au bloc Données et paramètres de facturation.
- Dans le champ 'Mode d’envoi de la facture', sélectionnez le mode d’envoi pour ce client.
👉 Attention : Une configuration spécifique à un client prévaut sur les paramètres généraux. Par exemple, si l’e-mail est défini par défaut, mais qu’un client souhaite recevoir ses factures par courrier postal, sélectionnez 'Par courrier' pour ce client.
L'option 'Peppol' dans les modes d’envoi spécifiques aux clients
L’option 'Peppol' (seule) est disponible uniquement dans les paramètres du client, et non dans les paramètres généraux. Si 'Peppol' est sélectionné, la facture sera envoyée exclusivement via Peppol, et aucun e-mail automatique ne sera envoyé au client.
Aperçu des modes d’envoi de factures disponibles
Vous trouverez ci-dessous un aperçu des modes d’envoi disponibles et leur effet lors de l’envoi automatique.
| Mode d’envoi | Effet |
|---|---|
| La facture est envoyée en pièce jointe, par e-mail. | |
| Par la poste | La facture doit être imprimée et envoyée par la poste. |
| Peppol (uniquement via les paramètres du client) | La facture est envoyée exclusivement via Peppol. |
| Peppol et e-mail |
|
| E-mail et par la poste | La facture est envoyée par e-mail et par courrier postal (après impression). |
| E-mail, Peppol et par la poste |
|
👉 Conditions pour l’envoi via Peppol
- Le client doit être actif sur le réseau Peppol.
- Le client doit être trouvé dans le réseau Peppol via AdminPulse. Voir : Comment rechercher une relation sur le réseau Peppol ?
Interactions entre les modes d'envoi et les actions d'envoi
Les factures peuvent être envoyées automatiquement ou (renvoyées) manuellement.
Envoyer des factures via l'écran des Factures
Envoyer plusieurs factures en même temps via l'action globale 'Envoyer les factures'
L'action globale 'Envoyer les factures' envoie les factures toujours par e-mail, indépendamment des paramètres généraux et des préférences d'envoi spécifiques aux clients. Suivez ces étapes :
- Filtrer les factures, par exemple selon le 'État' et 'Mode d'envoi'
- Accédez aux Actions globales
- Cliquez sur Envoyer les factures
- Une pop-up s'affichera pour vérifier et ajuster les détails de l'e-mail (si nécessaire)
👉 Attention : Dans la pop-up d’envoi, une case à cocher spéciale est disponible : "Envoyez les factures via Peppol pour les clients dont la méthode d'envoi de facture est définie sur Peppol.".
- Coché : La facture sera envoyée à la fois par e-mail et via Peppol.
- Décoché : La facture sera envoyée uniquement par e-mail.
Envoyer une facture en utilisant les boutons d’action
Lorsque vous envoyez une facture à l’aide de l’une des actions disponibles au niveau des lignes de factures, elle sera envoyée selon le mode correspondant à l’action sélectionnée.
| Action | Effet |
|---|---|
| Envoyer la facture |
Les factures sont envoyées selon le mode configuré dans les paramètres généraux, avec d'éventuelles exceptions spécifiques aux clients. |
| Envoi de la facture par e-mail (option du menu déroulant) | La facture est toujours envoyée par e-mail, quel que soit le mode d’envoi configuré. |
| Envoyer par Peppol (option du menu déroulant) |
|
Envoyer des factures via l'écran des Factures provisoires
Envoyer plusieurs factures en même temps via l'action globale 'Numéroter les factures'
Lors de la numérotation des factures, celles-ci sont envoyées en fonction des paramètres généraux et de toutes exceptions spécifiques aux clients. Suivez ces étapes :
- Filtrer les factures selon vos besoins
- Accédez aux Actions globales
- Cliquez sur 'Numéroter les factures'
- Cochez 'Envoyer les factures'
Envoyer une facture en utilisant le bouton d’action 'Numéroter et envoyer facture'
Cette action envoie la facture selon le mode d'envoi définie dans les paramètres généraux ou spécifiques au client.
Vérifier l'état d'envoi des factures dans l'écran des Factures
Vous pouvez consulter et suivre l’état d’envoi des factures de différentes manières. Ci-dessous, nous vous montrons comment faire pour une facture individuelle ainsi que pour un groupe de factures.
Bouton d'action/statut par facture
À droite de chaque ligne de facture, vous trouverez un bouton d’action permettant d’envoyer la facture. Une fois l’envoi effectué, ce bouton devient une icône représentant l’état de l’envoi. En cliquant dessus, vous accédez aux détails de l’envoi, y compris les tentatives précédentes. Voici un aperçu des différentes icônes et leur signification :
| Icône | Signification |
|---|---|
| Aucun e-mail n’a encore été envoyé. Cliquez sur cette icône pour déclencher l’envoi manuel de la facture. | |
| L’e-mail a été envoyé. | |
| L’e-mail a été remis au destinataire. | |
| L’e-mail n’a pas pu être remis. | |
| L’e-mail a été ouvert par le destinataire. |
💡Envie d’en savoir plus ? Cliquez sur Événements dans le menu d’une facture pour voir qui a effectué quelle action, et à quel moment.
Vérifier l’état d’envoi pour plusieurs factures à la fois
Utilisez les filtres sur 'État' en haut de l’écran des Factures pour afficher les factures en fonction de leur statut d’envoi. Cela vous permet aussi d'appliquer une action globale automatiquement à l'ensemble des résultats.
💡Bon à lire
- Retrouvez plus d’explications sur la signification des statuts e-mails dans cet article : Comment suivre l’envoi des e-mails dans AdminPulse
- Vous souhaitez attribuer une date de facture spécifique à vos brouillons et les envoyer en masse ? Utilisez alors l’action globale dans l’écran des Factures provisoires. Plus d’infos ici : Numéroter à une date de facture spécifique : voici comment procéder
- Souhaitez-vous ajouter des adresses e-mail en CC ou en CCI/BCC ? Consultez l'article suivant : FAQ - Comment ajouter automatiquement un CC ou un CCI aux e-mails ?