Dans AdminPulse, le critère 'Carte d'identité' garantit qu'un document d'identité valide est bien enregistré pour les clients, dirigeants d'entreprise et bénéficiaires.
Cet article explique dans quels cas ce critère s'applique, comment saisir les informations d'identité et de quelle manière AdminPulse vous alerte sur les dates d'expiration. Nous verrons également les différents statuts liés à ce critère et où les consulter dans AdminPulse.
Quand faut-il enregistrer la carte d'identité ?
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Pour les personnes physiques et les entreprises individuelles
Pour une relation de type 'Personne' ou 'Entreprise individuelle' ayant le statut 'Client', le critère est activé automatiquement. Les informations d'identité doivent être renseignées directement dans leur propre dossier relation, à la section 'Information comptable'. Cela peut se faire de deux manières :
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- Manuellement : saisissez la date d'expiration de la carte d'identité (eID) ou du passeport.
- Automatiquement : ajoutez un fichier eID en utilisant le bouton 'Lire les données eID'.
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Pour les sociétés
Pour une relation de type 'Société', le critère ne s’active que lorsqu’un dirigeant ou bénéficiaire est ajouté dans la section 'Relations liées' du dossier relation. Les informations d’identité doivent être enregistrées directement dans le dossier relation de chaque dirigeant ou bénéficiaire, et non dans celui de l’entreprise.
Quand l'obligation d'enregistrement de la carte d'identité s'applique-t-elle pour un dirigeant ?
Un dirigeant doit remplir le critère 'Carte d'identité' lorsqu'il remplit les conditions suivantes :
- Il possède un mandat actif (la date de fin est vide ou prévue pour le futur).
- Il s’agit d’une personne physique ou d’une entreprise individuelle.
👉 Important :
Si une société (Ex. Société A) désigne une autre société (Ex. Société B) comme dirigeant, le critère 'Carte d'identité' ne s'active pas pour Société A. À la place, un dirigeant doit être ajouté dans Société B, et c'est là que l'enregistrement de l'identité sera requis.
Comment enregistrer les informations d'identité ?
Vous pouvez enregistrer les informations d'identité dans Dossier relation > Information comptable :
- Manuellement : Saisissez la date d'expiration dans les champs 'Date d'expiration carte ID' ou 'Date d'expiration passeport'.
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Automatiquement : Utilisez le bouton 'Lire les données eID' et téléchargez un fichier eID. Cela mettra automatiquement à jour plusieurs informations, notamment :
- Date d'expiration de la carte ID
- Numéro de registre national
- Communication structurée
Toutes les modifications sont visibles dans le Journal d'audit du dossier relation.
Que signifient les statuts du critère 'Carte d'identité' ?
Le statut du critère apparaît dans le dossier relation et dans l'écran de Revue qualité :
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Vert : Toutes les informations d'identité sont valides.
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Orange : Une carte d'identité expire dans moins de 2 mois.
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Rouge : La carte d'identité est expirée ou aucune donnée n'a encore été enregistrée.
💡 Conseil : Passez la souris sur l'indicateur de statut pour voir la raison exacte.
Comment recevoir des notifications pour une carte d'identité (bientôt) expirée ?
- Dans le dossier relation : L'indicateur de statut change. En le survolant, vous pouvez voir la raison.
- Dans l'écran de Revue qualité : Suivez tous les critères d'un coup d'œil.
- Dans le panneau de Messages : Vous recevez des notifications pour les cartes d’identité qui expirent (bientôt), sauf si celles-ci ont été désactivées dans les paramètres des messages (Paramètres > Paramètres généraux > 'Ouvrir les paramètres des messages' dans la section 'Général').
Comment obtenir une coche verte pour le critère 'Carte d'identité' ?
Une relation obtient une coche verte pour le critère 'Carte d'identité' si toutes les informations d'identité sont complètes et valides. Si la coche n'apparaît pas, suivez ces étapes :
- Ouvrez le dossier relation.
- Vérifiez que la relation est bien une Personne, Entreprise individuelle ou Société et que les dirigeants ou bénéficiaires corrects ont été ajoutés (le cas échéant, avec le statut 'Autre').
- Accédez à la section 'Information comptable' du dossier relation ou du dirigeant/bénéficiaire lié.
- Vérifiez si l'eID a été lue via le bouton 'Lire les données eID' ou si les champs 'Date d'expiration carte ID' ou 'Date d'expiration passeport' ont été remplis manuellement.
- Assurez-vous que toutes les cartes d'identité enregistrées sont encore valides.
- Retournez au dossier relation. Une fois toutes les informations demandées saisies et valides, la coche passera automatiquement au vert.
💡 Conseil : Si la coche ne devient pas verte, survolez l'indicateur de statut dans l’écran de Revue qualité pour ou dans le dossier relation pour voir quelles informations manquent.
💡 Bon à lire
- Article au sujet de l'écran Revue qualité : Aperçu : Gagnez en clarté et en contrôle grâce à la revue qualité
- Article expliquant comment créer et utiliser un modèle de tâche pour le suivi du critère "Carte d'identité" : FAQ - Comment automatiser le suivi des cartes d'identité expirées avec un modèle de tâche ?