En assurant un suivi structuré des cartes d’identité arrivant à expiration, vous gardez les informations clients à jour et garantissez que la relation respecte facilement le critère Carte d'identité de la Revue qualité.
Pour cela, utilisez un modèle de tâche. Dès qu'une carte d’identité expire, une tâche est automatiquement créée pour demander et traiter les nouvelles informations. Cet article vous explique comment configurer ce modèle de tâche.
Configurer un modèle de tâche pour le suivi des cartes d’identité expirées
Un modèle de tâche permet d'automatiser le suivi des cartes d'identité expirées. Il comprend des sous-tâches pour demander et traiter les nouvelles informations, afin de ne rien oublier.
Marquez la tâche comme 'Accomplie' dès que le client fournit les nouvelles informations. Tant qu'il n'y a pas de réponse, la tâche reste ouverte et vous pouvez voir dans l'Aperçu des tâches quelles relations nécessitent encore un suivi.
1. Créer le modèle de tâche
- Accédez à Paramètres > Modèles de tâche.
- Cliquez sur '+Ajouter' pour créer un nouveau modèle de tâche.
- Donnez-lui un nom clair, par exemple "Suivi des cartes d'identité".
- Assurez-vous que la tâche s'applique à 'Personne' et 'Entreprises individuelle'.
- Cliquez sur 'Ajouter' pour enregistrer le modèle.
2. Ajouter des sous-tâches
Ajoutez les sous-tâches suivantes au modèle :
Sous-tâche 1 : Demande des informations de la nouvelle carte d’identité
- Type : 'Courrier électronique' ou 'E-mail - Automatique'.
- Modèle d'e-mail : Utilisez, par exemple, 'Demander des documents'. Si nécessaire, créez un modèle personnalisé.
- Remplissez les autres champs selon vos préférences.
👉 Si vous choisissez l’option 'E-mail - Automatique', configurez également le délai d'envoi automatique (avant ou après l’échéance).
Sous-tâche 2 : Réception et traitement des informations
- Type : Tâche actuelle.
- Complétez les autres champs selon vos besoins.
3. Configurer la planification automatique des tâches
Pour que les tâches de suivi des cartes d’identité soient générées automatiquement, vous devez associer un calendrier. Ce calendrier définit combien de jours avant ou après la date d'expiration une tâche est créée. Voici comment procéder :
- Dans le modèle de tâche, cliquez sur 'Ouvrir les calendriers', puis sur 'Ajouter calendrier'.
- Remplissez les informations de planification :
- Nom : Par exemple, "Mise à jour des informations ID".
- Planifier (nombre de jours avant la date limite) : Choisissez combien de jours avant l'expiration la tâche doit être créée (ex. : 20 jours).
- Lignes de planification : Sélectionnez 'Par rapport à date d'expiration carte ID'.
- Échéance : Définissez une date limite, par ex. le jour même de l’expiration (0 jours).
Une fois le calendrier enregistré, la création des tâches se fera automatiquement en fonction de la date d'expiration des cartes d’identité.
Utiliser la tâche de suivi des cartes d’identité
Appliquer la programmation des tâches aux relations
- Ouvrez l'écran Relations (Dossiers relation > Relations) et filtrez les types pertinents (ex. : 'Entreprise individuelle' et 'Personne'), ainsi que le statut ('Client' et 'Autre').
- Sélectionnez les relations pour lesquelles la tâche de suivi des cartes d'identité doit être programmée.
- Cliquez sur 'Action globale' et sélectionnez 'Ajouter/Supprimer une planification de tâche'.
- Dans la fenêtre qui s'ouvre :
- Sélectionnez le modèle de tâche "Suivi des cartes d'identité".
- Modifiez éventuellement la date de début de la programmation.
Quand les tâches sont-elles créées ?
- Si vous sélectionnez "Aujourd'hui", les tâches seront créées durant la nuit.
- Pour créer immédiatement les tâches : allez dans Paramètres > Modèles de tâche, ouvrez le modèle "Suivi cartes d'identité", ouvrez 'Ouvrir les calendriers', puis cliquez sur 'Effectuer la planification des tâches pour ce schéma'.
👉 Important : Assurez-vous que la date d'expiration de la carte d'identité est bien renseignée dans les dossiers relations, sinon l’automatisation ne fonctionnera pas.
💡 Bon à savoir
- Article sur le critère 'Carte d'identité' : FAQ - Comment automatiser le suivi des cartes d'identité expirées avec un modèle de tâche ?
- Bonus : en bas de cet article, vous pouvez télécharger le modèle décrit ci-dessus et l'importer via Paramètres > Modèles de tâches. Ensuite, adaptez-le selon vos besoins.