Grâce à l’éditeur de documents d'Office 365, vous pouvez ouvrir et modifier des documents Word et Excel directement depuis AdminPulse, soit via votre navigateur, soit à l’aide des applications Word ou Excel installées sur votre ordinateur.
Avant de modifier un document, vous devez d’abord le verrouiller : vous en réservez ainsi temporairement l’accès pour éviter que d'autres utilisateurs n’y apportent des modifications en même temps. Une fois vos modifications terminées, vous devez le déverrouiller afin de rendre la version la plus récente accessible aux autres utilisateurs.
Cet article vous explique comment activer l’éditeur de documents d'Office 365, verrouiller et modifier les documents, puis les déverrouiller ensuite.
Activer l’éditeur de documents d'Office 365 via votre profil
Chaque utilisateur/trice doit configurer l’intégration Office 365 individuellement à partir de son profil.
Procédez comme suit :
- Dans AdminPulse, cliquez sur Mon profil via l’icône utilisateur en haut à droite de l’écran (
).
- Cliquez sur le bouton Admin-Connect.
- Repérez la vignette correspondant à l’éditeur de documents Office 365 parmi les intégrations disponibles et cliquez sur Connect.
- Connectez-vous avec votre compte Microsoft. Pendant la connexion, vous autoriserez AdminPulse à modifier les documents enregistrés sur votre OneDrive.
👉 L’administrateur Microsoft de votre bureau devra éventuellement valider l’accès d’AdminPulse à votre OneDrive.
Une fois connecté, vous serez automatiquement redirigé vers l’écran de connexion. Vous pouvez y vérifier à tout moment si l’intégration est active :
- Cliquez sur Validate connection pour tester l’intégration.
- Cliquez sur Reauthenticate si vous recevez un message d’erreur et souhaitez rétablir la connexion.
Ouvrir et modifier des documents avec Office 365
Une fois l’intégration activée, vous pouvez modifier vos documents Word et Excel depuis AdminPulse via l’écran Documents > Documents.
À la fin de chaque ligne de document, vous trouverez une flèche vers le bas . Cliquez dessus pour ouvrir le menu d’actions : vous pourrez y verrouiller, déverrouiller ou supprimer le verrouillage du document. Ces mêmes options sont disponibles depuis la fenêtre de détails du document.
Verrouiller un document
Pour modifier un document, vous avez deux possibilités :
- Verrouiller dans l’app – si vous avez une version locale d’Office sur votre ordinateur. Le document s’ouvrira alors dans Word ou Excel.
- Extraire dans le navigateur – si vous utilisez Office en ligne ou ne disposez pas des applications locales. Le document s’ouvrira alors dans un nouvel onglet de votre navigateur.
Un document verrouillé est temporairement inaccessible aux autres utilisateurs : vous êtes le/la seul(e) à pouvoir le modifier. Une icône de nuage s’affiche alors à côté du document comme indicateur.
Le document est également enregistré sous un nom unique dans le dossier AdminPulseCheckout sur votre OneDrive personnel.
Déverrouiller un document
Une fois vos modifications terminées, il est nécessaire de déverrouiller le document afin que vos collègues puissent consulter et/ou modifier la dernière version.
Pour cela, retournez à l’écran Documents et sélectionnez l’action Déverrouiller, via le menu d’actions ou la fenêtre de détails du document.
👉 Attention : Fermez le document avant de le déverrouiller. Cela permet d’éviter d’éventuels problèmes lors de la sauvegarde des modifications ou du partage du document avec vos collègues.
Actions supplémentaires
- Continuer l’édition : Vous avez verrouillé un document, mais l’avez fermé sans le déverrouiller ? Utilisez cette action pour le rouvrir et continuer l’édition (sans devoir à nouveau le verrouiller).
- Annuler le verrouillage : Cette action rétablit l’accès au document pour tous les utilisateurs.
👉 Attention : les modifications apportées seront perdues.
Vous ne pouvez annuler que le verrouillage de vos propres documents. Les utilisateurs dotés du rôle d’administrateur peuvent également le faire pour d’autres utilisateurs.
💡Astuce : retrouver vos propres documents verrouillés
Vous souhaitez savoir rapidement quels documents sont encore verrouillés par vous ? Dans l’écran Documents > Documents, cliquez sur Plus de filtres et ajoutez le filtre "Verrouillé par".
Sélectionnez ensuite votre nom dans le menu déroulant pour afficher uniquement les documents que vous avez verrouillés. Vous pouvez par ailleurs sélectionner le nom d’un(e) collègue pour voir ses documents verrouillés.
Paramètres optionnels pour administrateurs
En tant qu’administrateur, vous pouvez activer une alerte via Paramètres > Paramètres généraux > Documents pour que les utilisateurs reçoivent un rappel lorsqu’un document est verrouillé depuis trop longtemps.
Activez pour ce faire l’option "Afficher les documents qui n'ont pas encore été déverrouillés".
Lorsque cette fonction est active, une fenêtre pop-up s’affiche à l’ouverture de l’écran Documents si un ou plusieurs documents sont verrouillés depuis plus d’un jour sans avoir été déverrouillés.
Dans cette fenêtre, l’utilisateur peut choisir de :
- continuer l’édition,
- déverrouiller, ou
- supprimer le verrouillage.
L’alerte s’affichera tant que les documents concernés n’auront pas été déverrouillés.