L'écran Factures provisoires (Facturation > Factures provisoires) est le tableau de bord central à partir duquel vous gérez et finalisez toutes les factures et de notes de crédit provisoires. Vous pouvez y rechercher, filtrer ou créer de nouvelles propositions.
Les factures provisoires apparaissent dans cet aperçu de deux façons :
- Manuellement : vous créez vous-même une proposition en ajoutant des enregistrements à une nouvelle facture provisoire.
- Automatiquement : le système génère les propositions sur base du calendrier de facturation défini.
En haut de la page, trois chiffres clés s’affichent :
- Montant TVA excl. (selon le filtre)
- Montant TVA incl. (selon le filtre)
- Nombre de factures en traitement : dès que vous numérotez une série de propositions, ce chiffre indique le nombre de propositions toujours en traitement. Il est mis à jour automatiquement toutes les quelques secondes et diminue jusqu’à zéro.
Dans cet article, nous vous expliquons étape par étape comment modifier, vérifier, finaliser et envoyer une facture provisoire.
💡 Conseil de lecture : En trois écrans, de l’enregistrement à la facture :
-
À facturer – L’écran Enregistrements non liés vous donne un aperçu de toutes les prestations et coûts enregistrés.
⏭️ Aperçu : Consulter les enregistrements non liés et les ajouter aux factures provisoires -
Préparer et vérifier – Dans Factures provisoires, vous préparez les factures : modifiez les lignes, vérifiez les montants et numérotez une fois tout validé.
👉 Vous êtes maintenant à cet écran. -
Finaliser – Dans Factures, vous gérez les factures et notes de crédit numérotées : vous suivez les envois et les paiements, exécutez des actions, et gardez une vue d’ensemble.
⏭️ Aperçu : Gérer et suivre les factures et notes de crédit dans l’écran Factures
Chercher et filtrer dans l'écran Factures provisoires
Vous voulez retrouver rapidement une facture provisoire ou préparer une liste pour une action globale ? Utilisez les puissantes options de filtrage.
Filtres standard dans les factures provisoires
Les filtres standard permettent de rechercher selon des critères fréquemment utilisés :
- Champ de recherche : recherchez par nom, coordonnées, tags, commentaires, etc.
- Type : Facture, Note de crédit ou Tous
- Type de facture : filtrez un type de facture spécifique
Cliquez sur 'Supprimer les filtres' pour effacer tous les filtres actifs d’un seul coup.
Utiliser les filtres avancés dans les factures provisoires
Vous souhaitez affiner davantage votre recherche ? Cliquez sur 'Filtres sophistiqués' pour afficher des critères supplémentaires. Cliquez sur 'Cacher les filtres' pour les masquer de nouveau.
Liste des filtres avancés disponibles dans les factures provisoires :
- Chercher relation : recherchez une relation spécifique
- Type de relation : Une société, Entreprise individuelle ou Une personne
- Forme juridique : filtrez selon la forme juridique d'une relation, telle que société, asbl ou personne physique
- Collaborateurs : filtrez par collaborateur responsable du dossier, remplaçant, partenaire, facturation, senior, etc.
- Relation avec tags / relation sans tags : affichez les relations avec ou sans tags spécifiques
- Modèle de mission : filtrez selon le modèle de la mission liée
- Calendriers de facturation : recherchez sur base de calendriers – avec ou sans calendrier, ou un type spécifique
- Contrôle de la facture : afficher toutes les propositions, ou seulement les factures contrôlées ou non contrôlées
- Relation statut : Client ou Propre entreprise
- Avec des erreurs : affichez uniquement les propositions contenant des erreurs à corriger
- À numéroter : propositions à numéroter (ex. via une action globale)
- À envoyer : propositions prêtes à être envoyées
- Avec/Sans date de numérotation : filtrez sur les propositions avec ou sans date de facturation souhaitée
- Mode d'envoi de la facture (relation) : basé sur le mode d'envoi défini dans la fiche client (e-mail, courrier, etc.)
- Propres entreprises : affiche uniquement les propositions par propre entreprise
- Groupes de relation : filtrez les propositions selon le groupe de relation
💡 Astuce : Combinez plusieurs filtres pour travailler plus efficacement, par exemple, pour la numérotation, le contrôle des erreurs ou le suivi d'une relation précise.
Travailler dans l’aperçu des factures provisoires
Comprendre et personnaliser le tableau d'aperçu
Le tableau d'aperçu affiche une ligne par facture provisoire, avec des colonnes qui offrent rapidement une vue d’ensemble des informations principales. Pour chaque colonne, vous pouvez appliquer un filtre en cliquant sur l’icône en forme d'entonnoir (par exemple sur 'Information', 'Sous-total', 'Date de création', …). Si l’icône est rouge, cela signifie qu’un filtre est actif .
Au centre de l’écran, vous trouverez plusieurs boutons d’édition :
- Modifier les colonnes : choisissez quelles colonnes supplémentaires à afficher dans le tableau, comme ‘Propre entreprise’, ‘Inclus/en dehors du forfait ou acompte’, ‘Montant original’, ‘Montant ajusté’, ‘Dernière modification’, ‘Code client’.
- Exporter vers Excel : exportez la vue actuelle (avec filtres actifs) au format Excel.
Créer manuellement une facture ou une note de crédit provisoire
Vous souhaitez créer manuellement une facture ou une note de crédit provisoire ? Utilisez les boutons en haut à droite de l’écran :
- '+ Nouvelle facture provisoire libre' — créez une nouvelle facture provisoire à partir de zéro.
- '+ Nouvelle note de crédit libre' — créez une nouvelle note de crédit libre.
Ces boutons vous permettent de créer manuellement une facture ou note de crédit provisoire en quelques clics.
Actions globales sur plusieurs propositions
Vous souhaitez traiter plusieurs factures provisoires d’un coup afin de gagner du temps ?
- Sélectionnez une ou plusieurs propositions à l’aide des cases en début de ligne ou en haut du tableau d'aperçu
- Cliquez sur ‘Action globale’ et choisissez l'action souhaitée.
Les actions globales disponibles pour les factures provisoires sont :
- Remettre dans "À facturer" : supprimez la proposition et réattribuez les enregistrements comme « À facturer » ou « Ne plus jamais facturer ».
- Numéroter les factures : transforme une série de propositions en factures numérotées, prêtes à être envoyées.
Éditer et finaliser des factures provisoires
Ouvrir et explorer une proposition
Dans le tableau d'aperçu, chaque ligne représente une facture provisoire. Cliquez sur une ligne pour ouvrir les détails. Vous y verrez :
- les lignes de facture qui composent la proposition
- et en ouvrant une ligne, les enregistrements individuels qui y sont liés
Chaque facture provisoire peut être modifiée manuellement avant de générer la facture et l’envoyer au client.
👉 Vous voyez une icône d’avertissement ? Cela signifie qu’une information indispensable manque (comme une adresse de facturation ou un modèle). Cliquez pour la compléter.
Actions au niveau de la proposition
À droite des lignes de facture, vous trouverez des boutons d’action qui s’appliquent à toute la proposition :
- Remettre dans "À facturer" : supprime la proposition et rend les enregistrements à nouveau disponibles pour la facturation (prochaine période ou ne jamais facturer).
- Marquer comme contrôlé : indiquez que la proposition a été vérifiée (voir section suivante : Contrôler et verrouiller une proposition (facultatif))
- Visualisez la facture : affiche un aperçu du PDF tel qu’il sera envoyé au client.
- Numéroter & Numéroter et envoyer : générez la facture définitive, avec ou sans envoi automatique (voir : Créer et envoyer une facture définitive)
- Afficher l’historique des factures : consultez les montants facturés précédemment, les calendriers de facturation, etc.
Plus d’actions via le menu déroulant de droite 
:
- Télécharger comme PDF : pratique pour obtenir un retour du client
- Ajouter annexe : permet d’envoyer une pièce jointe avec la facture
- Événements : consultez l’historique de la proposition pour voir qui a effectué quelles actions
- Aperçu de l'enregistrement : ouvre l’écran Enregistrement > Aperçu avec filtres appliqués
- Exporter les enregistrements : téléchargez un fichier Excel avec les données de la facture provisoire
Actions disponibles dès qu’une proposition est ouverte :
- Ajouter une ligne de facture : ajoutez manuellement une nouvelle ligne à cette proposition
- Ajouter ou supprimer une ristourne : appliquez une réduction sur toute la proposition
- Ajouter annexe : joindre un fichier à la facture à envoyer
-
Modifier ou réinitialiser le type de transaction : ajustez le type de transaction TVA ou remettez-le par défaut
💡Si le type de transaction est souvent différent pour une relation, mieux vaut le modifier directement dans la fiche relation - Changer à note de crédit ou facture : ajustez le type de document si une correction est nécessaire
Actions sur les lignes de facture
Dans une proposition, vous voyez les lignes de facture individuelles. Vous pouvez :
-
Faire un reset à la valeur enregistrée
-
Réorganiser : utilisez les flèches pour modifier l’ordre des lignes.
-
Remettre dans "À Facturer" : supprimez la ligne de la proposition et réattribuez les enregistrements comme « À facturer » ou « Ne plus jamais facturer »
-
Supprimer : (type ‘coût’) supprime une ligne de la proposition.
Modifier les enregistrements dans les propositions de facture
Vous souhaitez modifier directement certaines informations d’une proposition ? Ajouter un commentaire, ajuster un tarif ou intégrer manuellement un enregistrement oublié ? C’est possible, tant que la facture n’est pas verrouillée.
Modifications possibles sur les enregistrements :
- Cliquez sur un champ dans une ligne ou un enregistrement pour le modifier (par exemple : tarif, description).
- Les champs modifiés apparaissent en orange - pratique pour repérer les différences par rapport à l’original.
- Un clic sur 'Faire un reset aux valeurs enregistrées' annule la modification.
En ouvrant une ligne de facture, vous accédez aux enregistrements sous-jacents. Pour chaque enregistrement, vous pouvez :
- Modifier la relation (si mauvais lien)
- Remettre dans « À facturer »
- Changer en "Non facturable" (et inversement)
- Changer inclus ou non dans le forfait/acompte
- Réinitialiser aux valeurs enregistrées
👉 Ces actions sont uniquement visibles si une ligne de facture est dépliée .
Ajouter manuellement un enregistrement à une ligne de facture :
- Cliquez sur '+ Ajouter un enregistrement' au niveau de la ligne de facture
- Indiquez manuellement la date, durée/quantité et les remarques éventuelles.
Cela est utile pour ajouter une correction, une prestation oubliée ou un ajout exceptionnel.
Contrôler et verrouiller une proposition (optionnel)
Vous avez terminé la vérification ? Cliquez sur l’icône de cadenas pour marquer la proposition comme vérifiée et la verrouiller. Cela vous permet de regrouper une série de factures prêtes à être numérotées via une action globale.
Actions non autorisées une fois la facture verrouillée :
- Ajouter des enregistrements
- Ajouter des lignes de facture
- Modifier le type de transaction
- Adapter les tarifs ou les quantités
Actions encore possibles sur une proposition verrouillée :
- Définir la date de facturation
- Numéroter la facture
- Remettre dans « À facturer »
- Supprimer une facture libre
💡Astuce : Utilisez les filtres avancés pour repérer rapidement les propositions (non) contrôlées et appliquer une action globale.
Créer et envoyer une facture définitive
Une fois tout vérifié, vous pouvez transformer une facture provisoire en facture définitive. Choisissez parmi ces deux options selon vos préférences :
- Numéroter : génère la facture officielle sans l’envoyer.
- Numéroter et envoyer la facture : crée et envoie automatiquement la facture selon les paramètres du dossier relation.
👉 Si aucun mode d’envoi n’est défini dans la fiche relation, l’envoi n’est pas possible.
💡 Astuce : Consultez toujours le PDF de prévisualisation avant de numéroter ou d’envoyer la facture.
Bon à savoir
- Vous souhaitez envoyer une pièce jointe avec une facture par e-mail ? Consultez cet article : Ajouter annexe au e-mail de facturation
- Vous voulez savoir comment appliquer des ristournes à une facture provisoire ? Consultez cet article : Ristournes