Dans l’écran Factures provisoires (Facturation > Factures provisoires), vous gérez les factures et notes de crédit provisoires avant leur numérotation définitive.
Dans cet article, vous découvrirez comment rechercher, contrôler, modifier, numéroter et envoyer des factures provisoires.
En bas de cette page, vous trouverez également une courte vidéo explicative : 🎥 Découvrez les factures provisoires étape par étape
💡 Conseil de lecture : de l’enregistrement à la facture en trois écrans
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À facturer – L’écran Enregistrements non liés vous donne un aperçu de toutes les prestations et de tous les coûts enregistrés.
⏮️ Aperçu : consulter les enregistrements non liés et les ajouter aux factures provisoires -
Préparer et vérifier – Dans Factures provisoires, vous préparez les factures : modifiez les lignes de facture, vérifiez les montants et numérotez les factures lorsque tout est correct.
👉 Vous êtes ici. -
Finaliser – Dans Factures, vous gérez les factures et notes de crédit numérotées : vous suivez les envois et les paiements, exécutez des actions et gardez une vue d’ensemble.
⏭️ Aperçu : gérer et suivre les factures et notes de crédit dans l’écran Factures
Comprendre l’aperçu des factures provisoires
Comment les factures provisoires apparaissent dans l’aperçu
Les factures provisoires peuvent apparaître dans l’aperçu de trois manières :
- Depuis Enregistrements non liés : vous ajoutez des enregistrements à une facture provisoire nouvelle ou existante.
- Via un calendrier de facturation : AdminPulse génère automatiquement des factures provisoires selon les calendriers configurés.
- Comme facture ou note de crédit libre : utilisez Nouvelle facture provisoire libre ou Nouvelle note de crédit libre en haut de l’écran.
Résumé en haut de l’écran
En haut de l’écran, vous voyez un résumé des factures provisoires. Les montants s’adaptent automatiquement aux filtres sélectionnés :
- Montant TVA excl. : le montant total hors TVA des factures provisoires correspondant aux filtres sélectionnés.
- Montant TVA incl. : le montant total TVA comprise des factures provisoires correspondant aux filtres sélectionnés.
- Nombre de factures en traitement : le nombre de factures provisoires en cours de numérotation. Les filtres sélectionnés n’ont aucune influence sur ce nombre. Il se met automatiquement à jour jusqu’à la fin du traitement.
Chercher et filtrer dans l'écran Factures provisoires
Utilisez les filtres en haut de l'écran pour retrouver rapidement la facture provisoire recherchée ou préparer une sélection pour une action globale.
Filtres standard dans l'écran Factures provisoires
Les filtres standard permettent de rechercher selon des critères fréquemment utilisés :
- Chercher des factures provisoires : recherchez par nom, coordonnées, tags, commentaires, etc.
- Type : choisissez Tous, Facture ou Note de crédit.
- Type de facture : filtrez sur un type de facture spécifique.
Cliquez sur Supprimer les filtres pour effacer tous les filtres actifs d’un seul coup.
Filtres avancés dans l'écran Factures provisoires
Vous souhaitez affiner davantage votre recherche ? Cliquez sur Filtres sophistiqués pour afficher des critères supplémentaires. Cliquez sur Cacher les filtres pour les masquer de nouveau.
Voici les filtres sophistiqués disponibles dans l'écran Factures provisoires :
- Chercher relation : recherchez une relation spécifique.
- Type de relation : filtrez sur Une société, Entreprise individuelle ou Une personne.
- Forme juridique : filtrez selon la forme juridique d'une relation, telle que société, ASBL ou personne physique.
- Collaborateurs : filtrez par collaborateur responsable du dossier, remplaçant, partenaire, facturation, senior, etc.
- Avec ces tags / Sans ces tags : affichez les relations avec ou sans tags spécifiques.
- Modèle de mission : filtrez selon le modèle de la mission liée.
- Calendriers de facturation : filtrez sur les factures provisoires avec ou sans calendrier, ou sur un type de calendrier spécifique.
- Contrôle de la facture : choisissez Tous, Factures non contrôlées ou Factures contrôlées.
- Relation statut : filtrez selon le statut de la relation.
- Avec des erreurs : affichez les factures provisoires contenant des erreurs à corriger.
- À numéroter : affichez les factures provisoires qui doivent encore être numérotées, par exemple via une action globale.
- À envoyer : affichez les factures provisoires prêtes à être envoyées.
- Date de numérotation : choisissez Tous, Sans date de numérotation ou Avec date de numérotation.
- Mode d'envoi de la facture (relation) : filtrez selon le mode d'envoi défini dans la fiche relation (e-mail, courrier, etc.).
- Propres entreprises : affichez uniquement les factures provisoires d'une propre entreprise spécifique.
- Groupes de relation : filtrez les factures provisoires selon le groupe de relation.
- Niveau de traitement : filtrez selon le niveau défini (Normal, Jaune / Limité ou Rouge / Bloqué).
- Méthode de paiement : filtrez selon la méthode de paiement définie pour la relation.
- Motif de note de crédit : filtrez sur un ou plusieurs motifs. Sélectionnez Sans motif de note de crédit pour afficher les notes de crédit provisoires pour lesquelles aucun motif n'a été indiqué.
💡 Combinez plusieurs filtres pour travailler plus efficacement, par exemple pour la numérotation, le contrôle des erreurs ou le suivi d'une relation précise.
Travailler dans l’aperçu des factures provisoires
Comprendre et personnaliser le tableau d'aperçu
Le tableau d'aperçu affiche une ligne par facture provisoire, avec des colonnes qui donnent rapidement accès aux informations principales. Vous pouvez filtrer certaines colonnes à l'aide de l'icône en forme d'entonnoir, par exemple Information, Sous-total ou Date de création. Lorsque cette icône devient rouge, un filtre est actif .
Au-dessus du tableau, vous trouverez les boutons suivants :
- Modifier les colonnes : choisissez les colonnes supplémentaires à afficher dans le tableau, comme Propre entreprise, Inclus/en dehors du forfait ou acompte, Montant original, Montant ajusté, Dernière modification et Code client.
- Exporter vers Excel : exportez l'aperçu actuel, avec les filtres appliqués, vers un fichier Excel.
Créer manuellement une facture ou une note de crédit provisoire
Vous souhaitez créer manuellement une facture ou une note de crédit provisoire ? Utilisez les boutons en haut à droite de l’écran :
- + Nouvelle facture provisoire libre : créez une nouvelle facture provisoire à partir de zéro.
- + Nouvelle note de crédit libre : créez une nouvelle note de crédit libre.
Ces boutons vous permettent de créer manuellement une facture ou note de crédit provisoire en quelques clics.
Actions globales sur plusieurs factures provisoires
Vous souhaitez traiter plusieurs factures provisoires d’un coup afin de gagner du temps ?
- Utilisez les options de filtrage disponibles pour sélectionner les factures provisoires que vous souhaitez traiter.
- Sélectionnez une ou plusieurs factures provisoires à l’aide des cases en début de ligne ou en haut du tableau d'aperçu
.
- Cliquez sur Action globale et choisissez l'action souhaitée.
Les actions globales disponibles pour les factures provisoires sont :
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Action globale : Remettre dans À facturer : supprimez les factures provisoires et replacez les enregistrements dans À facturer ou Ne plus jamais facturer.
👉 Les factures provisoires verrouillées ne sont pas incluses par défaut dans cette action. Activez Replacer également les factures verrouillées si vous souhaitez tout de même les inclure. - Action globale : Numéroter les factures : transformez une série de factures provisoires en factures numérotées, prêtes à être envoyées.
- Action globale : Débloquer les factures : rendez les factures provisoires verrouillées à nouveau modifiables.
- Action globale : Verrouiller les factures : bloquez les modifications des factures provisoires.
💡 Vous pouvez également remettre certains enregistrements dans À facturer à l'aide d'une action globale. Cette action est disponible dans l'écran d'aperçu des enregistrements (Enregistrement > Aperçu). À lire également : Aperçu : Filtres, actions et fonctionnalités d’exportation dans l'écran des Enregistrements
Éditer et finaliser des factures provisoires
Ouvrir et explorer une facture provisoire
Dans le tableau d'aperçu, chaque ligne représente une facture provisoire. Cliquez sur une ligne pour ouvrir les détails. Vous y verrez :
- les lignes qui composent la facture provisoire ;
- les enregistrements individuels liés à une ligne de facture lorsque vous dépliez celle-ci.
Chaque facture provisoire peut être modifiée manuellement avant de générer la facture et l’envoyer au client.
Pour une note de crédit provisoire, le champ Motif de note de crédit apparaît également. Cliquez sur l'icône en forme de crayon ou sur le motif sélectionné pour choisir un motif dans la liste. Sélectionnez Rien pour supprimer un motif déjà choisi. Ce champ sert uniquement au suivi interne et n'apparaît pas sur le document envoyé au client.
Si la note de crédit provisoire est verrouillée, vous ne pouvez pas modifier le motif. Pour en savoir plus, consultez l'article Configurer et utiliser les motifs de note de crédit.
👉 Vous voyez un triangle d’avertissement rouge ? Cela signifie qu’une information indispensable manque, comme une adresse de facturation ou un modèle. Cliquez pour la compléter.
Actions au niveau de la facture provisoire
À droite des lignes de facture, vous trouverez des boutons d’action qui s’appliquent à toute la facture provisoire :
- Remettre dans À facturer : supprimez la facture provisoire et replacez les enregistrements dans la période suivante ou dans Ne plus jamais facturer. Tous les types de factures provisoires peuvent être remis dans À facturer.
- Marquer comme contrôlé : indiquez que la facture provisoire a été vérifiée. Consultez également la section Contrôler et verrouiller une facture provisoire (optionnel).
- Visualisez la facture : affichez un aperçu du PDF tel qu’il sera envoyé au client.
- Numéroter & Numéroter et envoyer : générez la facture définitive, avec ou sans envoi immédiat. Consultez également la section Créer et envoyer une facture définitive.
- Afficher l’historique des factures : consultez les montants facturés précédemment, les calendriers de facturation, etc.
Plus d’actions via le menu déroulant de droite 
- Télécharger comme PDF : téléchargez la facture provisoire au format PDF, par exemple pour demander l'avis du client.
- Ajouter annexe : ajoutez une pièce jointe à envoyer avec la facture.
- Fusionner factures : combinez plusieurs factures provisoires en une seule facture provisoire.
- Imputation interne : créez une facture interne qui n’est pas envoyée au client, mais qui clôture définitivement les enregistrements.
- Événements : consultez l’historique de la facture provisoire pour voir qui a effectué quelles actions.
- Aperçu de l'enregistrement : ouvrez l’écran Enregistrement > Aperçu avec les filtres appliqués.
- Exporter les enregistrements : téléchargez un fichier Excel contenant les enregistrements de la facture provisoire.
Actions disponibles après l'ouverture d'une facture provisoire
- + Ajouter une ligne de facture : ajoutez manuellement une nouvelle ligne à cette facture provisoire.
- + Ajouter une ristourne / Supprimer la ristourne : ajoutez ou supprimez une ristourne sur l'ensemble de la facture provisoire.
- + Ajouter annexe : ajoutez une pièce jointe à envoyer avec la facture.
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Restaurer la valeur par défaut (de la relation) pour type de transaction : restaurez le type de transaction TVA défini par défaut pour la relation.
💡 Si le type de transaction est toujours différent pour cette relation, modifiez-le plutôt directement dans la fiche relation. - Changer à note de crédit / Changer à facture : modifiez le type de facture provisoire si nécessaire.
Actions sur les lignes de facture
Dans une facture provisoire, vous voyez les lignes de facture individuelles. Vous pouvez :
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Faire un reset à la valeur enregistrée : restaurez la valeur enregistrée initialement.
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Réorganiser : utilisez les flèches pour modifier l’ordre des lignes.
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Remettre dans "À Facturer" : supprimez la ligne de la facture provisoire et replacez les enregistrements dans À facturer ou Ne plus jamais facturer.
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Supprimer : supprimez une ligne de type Coût de la facture provisoire.
Modifier les enregistrements dans les factures provisoires
Vous pouvez directement modifier certaines informations d’une facture provisoire, par exemple ajouter une remarque, adapter un tarif ou ajouter manuellement un enregistrement oublié. Ces modifications restent possibles tant que la facture provisoire n'est pas verrouillée.
Modifications possibles sur les enregistrements
- Cliquez sur un champ dans une ligne ou un enregistrement pour le modifier, par exemple le tarif ou la description.
- Les champs modifiés apparaissent en orange. Vous repérez ainsi facilement les différences par rapport aux valeurs d'origine.
- Pour annuler une modification, cliquez sur Faire un reset aux valeurs enregistrées.
Lorsque vous ouvrez une ligne de facture, vous accédez aux enregistrements sous-jacents. Pour chaque enregistrement, vous voyez notamment la date, la description, la quantité, le tarif et le code de l'article de la liste de prix utilisé.
Pour chaque enregistrement, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
- Modifier la relation (si mauvais lien)
- Remettre dans « À facturer »
- Changer en "Non facturable" (et inversement)
- Changer inclus ou non dans le forfait/acompte
- Réinitialiser aux valeurs enregistrées
👉 Ces actions sont uniquement visibles si une ligne de facture est dépliée .
Ajouter manuellement un enregistrement à une ligne de facture
- Cliquez sur + Ajouter un enregistrement au niveau de la ligne de facture.
- Indiquez la date et la durée ou la quantité. Ajoutez éventuellement une remarque.
Cette option est utile pour apporter une correction, ajouter une prestation oubliée ou effectuer exceptionnellement un ajout manuel.
Contrôler et verrouiller une facture provisoire (optionnel)
Vous avez terminé la vérification ? Cliquez sur l’icône de cadenas pour marquer la facture provisoire comme contrôlée et la verrouiller. Vous pouvez ainsi contrôler plusieurs factures provisoires, puis les numéroter à l'aide d'une action globale.
Les actions suivantes ne sont plus possibles lorsqu'une facture provisoire est verrouillée :
- Ajouter des enregistrements
- Ajouter des lignes de facture
- Modifier le type de transaction
- Adapter les tarifs ou les quantités
Les actions suivantes restent possibles sur une facture provisoire verrouillée :
- Définir la date de facturation
- Numéroter la facture
- Remettre dans « À facturer »
- Supprimer une facture libre
💡 Utilisez les filtres sophistiqués pour repérer rapidement les factures provisoires (non) contrôlées et appliquer une action globale.
Créer et envoyer une facture définitive
Une fois tout vérifié, vous pouvez transformer une facture provisoire en facture définitive. Choisissez l'une des deux actions suivantes :
- Numéroter : générez la facture officielle sans l’envoyer.
- Numéroter et envoyer la facture : créez et envoyez automatiquement la facture selon les paramètres du dossier relation.
👉 Si aucun mode d’envoi n’est défini dans la fiche relation, l’envoi n’est pas possible.
💡 Consultez toujours le PDF de prévisualisation avant de numéroter ou d’envoyer la facture.
💡 Bon à lire
- Vous souhaitez envoyer une pièce jointe avec une facture par e-mail ? Consultez cet article : Ajouter annexe au e-mail de facturation
- Vous voulez savoir comment appliquer des ristournes à une facture provisoire ? Consultez cet article : Ristournes
- Plus d’informations sur la fusion des factures se trouvent ici : Comment fusionner des factures provisoires ?
- Dans cet article, vous trouverez comment imputer en interne des factures provisoires : Comment imputer en interne des factures provisoires
- Vous souhaitez configurer des motifs de note de crédit, en attribuer un à une note de crédit ou les utiliser comme filtre ? Consultez l'article : Configurer et utiliser les motifs de note de crédit
🎥 Découvrez les factures provisoires étape par étape
Dans cette courte vidéo, vous découvrez comment contrôler, corriger et numéroter vos factures provisoires.