L’écran Enregistrements non liés (Facturation > Enregistrements non liés) affiche tous les enregistrements qui n’ont pas encore été ajoutés à une facture provisoire. Vous pouvez les rechercher, les contrôler et les ajouter à une facture provisoire.
Dans cet article, vous découvrirez comment l’écran est structuré et quelles actions vous pouvez effectuer.
En bas de cette page, vous trouverez également une courte vidéo explicative : 🎥 Découvrez les enregistrements non liés étape par étape
💡 Conseil de lecture : de l’enregistrement à la facture en trois écrans
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À facturer – L’écran Enregistrements non liés vous donne un aperçu de toutes les prestations et de tous les coûts enregistrés.
👉 Vous êtes ici. -
Préparer et vérifier – Dans Factures provisoires, vous préparez les factures : modifiez les lignes de facture, vérifiez les montants et numérotez les factures lorsque tout est correct.
⏭️ Aperçu : modifier, contrôler et finaliser des factures provisoires -
Finaliser – Dans Factures, vous gérez les factures et notes de crédit numérotées : vous suivez les envois et les paiements, exécutez des actions et gardez une vue d’ensemble.
⏭️ Aperçu : gérer et suivre les factures et notes de crédit dans l’écran Factures
Résumé des enregistrements non liés
Dans le coin supérieur droit de l’écran, vous trouverez un résumé des enregistrements non liés. Les totaux s’adaptent automatiquement aux filtres sélectionnés :
- Montant total : le montant total de tous les enregistrements non liés
- Montant total à facturer : le montant des enregistrements non liés qui peut être facturé
- Total horaires : le nombre total d’heures dans les enregistrements non liés
Rechercher et filtrer dans 'Enregistrements non liés'
Lorsque vous affichez et gérez des enregistrements non liés, vous pouvez appliquer des filtres pour affiner vos résultats de recherche.
Filtres standards dans les enregistrements non liés
- Relation : Recherchez et sélectionnez une relation spécifique.
- Type : Filtrez les enregistrements non liés selon le type de relation (Société, Entreprise individuelle, Personne).
- Formes juridiques : Limitez les résultats à des formes juridiques spécifiques.
- Statut : Filtrez en fonction du statut de la relation (Client, Prospect, Propre entreprise).
- De - Jusqu'à : Affichez uniquement les enregistrements non liés pour une période donnée.
- Calendriers de facturation : Sélectionnez les enregistrements non liés selon un calendrier de facturation précis.
- Enregistré par : Filtrez les enregistrements non liés selon l’utilisateur qui les a créés.
- Propres entreprises : Limitez l’aperçu aux enregistrements non liés d’une propre entreprise donnée.
- Article de la liste des prix : Affichez les enregistrements non liés associés à un article spécifique de la liste des prix.
- Statut de contrôle : Filtrez les enregistrements non liés selon Enregistrements non contrôlés ou Enregistrements contrôlés. Vous voyez ainsi rapidement quels enregistrements ne sont pas encore verrouillés et lesquels le sont déjà.
- Modèle de mission : Filtrez les enregistrements non liés en fonction du modèle de mission utilisé.
Filtres supplémentaires sous 'Plus de filtres'
Cliquez sur 'Plus de filtres' pour affiner votre recherche. Les filtres supplémentaires disponibles sont les suivants :
- Année de réf. : Limitez l’affichage aux enregistrements d’une année de référence donnée.
- Collaborateur : Filtrez en fonction du collaborateur assigné dans la fiche de la relation.
- Collaborateur (remplaçant) : Filtrez par collaborateur remplaçant désigné.
- Collaborateur facturation : Filtrez selon le collaborateur responsable de la facturation.
- Collaborateur partenaire : Affichez les enregistrements liés à un partenaire dans le dossier.
- Collaborateur responsable du dossier : Filtrez en fonction du collaborateur responsable.
- Collaborateur senior : Filtrez les enregistrements liés à un collaborateur senior.
- Groupes de relation : Filtrez les enregistrements selon un groupe de relation spécifique.
- Ne montrer que les relations actives : Masquez les enregistrements liés à des relations inactives.
- Niveau de traitement : Filtrez selon le niveau défini (Standard, Jaune / Limité ou Rouge / Bloqué).
- Fréquence de la TVA : Filtrez selon la fréquence des déclarations de TVA.
- Tags (avec ou sans) : Affichez uniquement les enregistrements ayant ou n’ayant pas certains tags.
Sauvegarde et réinitialisation des filtres
Sauvegarder une recherche
Appliquez les filtres souhaités, puis cliquez sur 'Sauvegarder recherche' pour pouvoir les réutiliser rapidement.
Ouvrir une recherche enregistrée
Vos recherches enregistrées sont accessibles via la barre de filtrage. Vous pouvez facilement passer d’un ensemble de filtres à un autre.
Réinitialiser les filtres
Cliquez sur 'Réinitialiser les filtres' pour effacer tous les filtres actifs et afficher à nouveau l’ensemble des enregistrements non liés.
Tableau récapitulatif des enregistrements non liés
La partie inférieure de l’écran Enregistrements non liés affiche les enregistrements non liés selon les filtres sélectionnés en haut de l’écran.
Les enregistrements non liés sont regroupés par relation et, si vous travaillez avec des missions, également par mission. Vous voyez ainsi en un coup d’œil le montant et le nombre d’heures qui restent à facturer.
Pour afficher les détails des enregistrements non liés d’une relation, cliquez sur la flèche vers le bas .
Vous verrez alors des informations détaillées pour chaque enregistrement, comme la date, le collaborateur, le tarif, le montant, s'il est facturable et s'il est inclus ou non dans un forfait.
💡 La différence entre 'Montant' et 'À facturer' dans le tableau récapitulatif
Montant : la valeur totale de tous les enregistrements comme s’ils étaient tous facturés sur une base horaire. Il s’agit du montant théorique maximal.
À facturer : le montant réel de la facture. Il comprend les enregistrements sur une base horaire, les enregistrements hors forfait et le montant du forfait lui-même. Les enregistrements inclus dans le forfait sont déjà couverts par celui-ci et ne sont donc pas facturés séparément.
Actions disponibles dans 'Enregistrements non liés'
Exportation vers Excel
Cliquez sur 'Exporter vers Excel' pour télécharger un fichier contenant un aperçu des enregistrements non liés.
Actions par ligne de relation
À la fin de chaque ligne de relation dans le tableau récapitulatif, plusieurs boutons d'action sont disponibles :
- Faire une proposition de facture : Convertissez des enregistrements non liés en une nouvelle facture provisoire.
- Ajouter à la facture provisoire : Si une facture provisoire existe déjà, utilisez ce bouton pour y ajouter des enregistrements non liés supplémentaires.
- Ouvrir facture provisoire : Après avoir utilisé l’action 'Faire une proposition de facture' ou 'Ajouter à la facture provisoire', ce bouton vous permet d’accéder directement à l’écran Factures provisoires (Facturation > Factures provisoires) avec la bonne relation déjà sélectionnée.
- Montrer l’historique de facturation : Consultez un aperçu des informations de facturation, y compris les montants déjà facturés, les factures provisoires et le calendrier de facturation appliqué.
- Ouvrir l’aperçu : Ouvrez ces enregistrements dans l’écran Aperçu (Enregistrements > Aperçu) pour appliquer des actions globales spécifiques à cet affichage.
Actions sur un enregistrement non lié individuel
- Ajouter à la facture provisoire : Associez un enregistrement individuel à une facture provisoire existante.
- Verrouiller ou débloquer un enregistrement : Si 'Verrouillage des enregistrements autorisé' est activé, vous pouvez verrouiller un enregistrement via l’icône de cadenas. Un enregistrement verrouillé reste visible, mais ne peut plus être modifié ni supprimé. Cliquez à nouveau sur l’icône de cadenas pour débloquer l’enregistrement. Plus d’informations : Verrouiller les enregistrements pour éviter les modifications indésirables
- Modifier : Ajustez les informations de l’enregistrement, telles que la date, la mission ou le montant.
- Marquer comme 'Ne jamais facturer' : Indiquez que cet enregistrement ne doit jamais être facturé. Vous pourrez ensuite uniquement le consulter et, si nécessaire, le facturer depuis l’aperçu des enregistrements.
- Supprimer l’enregistrement : Supprimez définitivement l’enregistrement.
💡 Pour modifier les cases Facturable et Dans le forfait pour un enregistrement individuel, il n’est pas nécessaire de modifier d’abord l’enregistrement. Cliquez directement sur la case concernée dans l’écran d’aperçu.
Actions globales sur plusieurs enregistrements non liés
Vous pouvez traiter plusieurs enregistrements en même temps pour gagner du temps :
- Sélectionnez une ou plusieurs relations à l’aide de la case située au début de la ligne ou en haut du tableau récapitulatif
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- Cliquez sur 'Action globale' et choisissez l’action à effectuer.
Action globale : Ajouter à la facture provisoire
Avec cette action, vous pouvez ajouter plusieurs enregistrements non liés sélectionnés à une facture provisoire en une seule opération. Cela accélère la facturation et évite d’ajouter les enregistrements un par un.
Actions globales : Verrouiller les enregistrements et Débloquer les enregistrements
Si 'Verrouillage des enregistrements autorisé' est activé, vous pouvez verrouiller ou débloquer plusieurs enregistrements en même temps avec une action globale. Les enregistrements verrouillés restent visibles, mais ne peuvent plus être modifiés ni supprimés. Plus d’informations : Verrouiller les enregistrements pour éviter les modifications indésirables
💡 Bon à lire
- Vous pouvez également gérer les enregistrements via l’écran Aperçu (Enregistrements > Aperçu). Plus d’informations dans cet article : Aperçu : filtres, actions et fonctionnalités d’exportation dans l’écran Enregistrements
🎥 Découvrez les enregistrements non liés étape par étape
Dans cette courte vidéo, vous découvrez comment transformer vos prestations non facturées en factures provisoires.