L'écran Enregistrements non liés (Facturation > Enregistrements non liés) offre un aperçu de toutes les prestations enregistrées qui n'ont pas encore été ajoutées à une facture (provisoire). Ici, vous pouvez filtrer, consulter les détails et ajouter directement des enregistrements à une proposition de facture.
Dans le coin supérieur droit de l'écran, vous trouverez un résumé des enregistrements non liés. Les totaux s'ajustent automatiquement selon les filtres sélectionnés :
- Montant total : Le montant total des prestations enregistrées parmi les enregistrements non liés.
- Montant total à facturer : Le montant des enregistrements non liés pouvant être facturés.
- Total horaires : Le nombre total d'heures dans les enregistrements non liés.
Dans cet article, vous découvrirez comment cet écran est structuré et quelles actions vous pouvez y effectuer.
💡 Conseil de lecture : En trois écrans, de l’enregistrement à la facture :
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À facturer – L’écran Enregistrements non liés vous donne un aperçu de toutes les prestations et coûts enregistrés.
👉 Vous êtes maintenant à cet écran. -
Préparer et vérifier – Dans Factures provisoires, vous préparez les factures : modifiez les lignes, vérifiez les montants et numérotez une fois tout validé.
⏭️ Aperçu : Modifier, contrôler et finaliser des factures provisoires -
Finaliser – Dans Factures, vous gérez les factures et notes de crédit numérotées : vous suivez les envois et les paiements, exécutez des actions, et gardez une vue d’ensemble.
⏭️ Aperçu : Gérer et suivre les factures et notes de crédit dans l’écran Factures
Rechercher et filtrer dans 'Enregistrements non liés'
Lorsque vous affichez et gérez des enregistrements non liés, vous pouvez appliquer des filtres pour affiner vos résultats de recherche.
Filtres standards dans les enregistrements non liés
- Relation : Recherchez et sélectionnez une relation spécifique.
- Type : Filtrez les enregistrements non liés selon type de relation (Société, Entreprise individuelle, Personne).
- Formes juridiques : Limitez les résultats à des formes juridiques spécifiques.
- Statut : Filtrez en fonction du statut de la relation (Client, Prospect, Propre entreprise).
- De - Jusqu'à : Affichez uniquement les enregistrements non liés dans une certaine période.
- Calendriers de facturation : Sélectionnez les enregistrements non liés selon un calendrier de facturation précis.
- Enregistré par : Filtrez les enregistrements non liés selon l’utilisateur qui les a créés.
- Propres entreprises : Limitez l’aperçu aux enregistrements non liés d’une entreprise propre.
- Article de la liste des prix : Affichez les enregistrements non liés associés à un article spécifique de la liste des prix.
- Modèle de mission : Filtrez les enregistrements non liés en fonction du modèle de mission utilisé.
Filtres supplémentaires sous 'Plus de filtres'
Cliquez sur 'Plus de filtres' pour affiner votre recherche avec des filtres supplémentaires, tels que :
- Année de réf. : Limitez l’affichage aux enregistrements d’une année de référence donnée.
- Collaborateur : Filtrez en fonction du collaborateur assigné sur la fiche relation.
- Collaborateur (remplaçant) : Filtrez par collaborateur remplaçant désigné.
- Collaborateur facturation : Filtrez selon le collaborateur responsable de la facturation.
- Collaborateur partenaire : Montrez les enregistrements liés à un partenaire dans le dossier.
- Collaborateur responsable du dossier : Filtrez sur base du collaborateur responsable.
- Collaborateur senior : Filtrez les enregistrements liés à un collaborateur senior.
- Groupes de relation : Filtrez les enregistrements selon un groupe de relation.
- Ne montrer que les relations actives : Masquez les enregistrements liés à des relations inactives.
- Périodicité TVA : Filtrez par périodicité de déclaration TVA.
- Tags (avec ou sans) : Affichez uniquement les enregistrements ayant ou n’ayant pas certains tags.
Sauvegarde et réinitialisation des filtres
Sauvegarder une recherche
Appliquez les filtres souhaités puis, cliquez sur 'Sauvegarder recherche' afin de conserver vos préférences pour un accès rapide.
Ouvrir une recherche enregistrée
Vos recherches enregistrées sont accessibles via la barre de filtrage. Vous pouvez facilement basculer entre différentes configurations de recherche.
Réinitialiser les filtres
Cliquez sur 'Réinitialiser les filtres' pour effacer tous les filtres actifs et afficher à nouveau l’ensemble des enregistrements non liés.
Tableau récapitulatif des enregistrements non liés
La partie inférieure de l’écran 'Enregistrements non liés' affiche les enregistrements non liés en fonction des filtres sélectionnés en haut de la page. Ces enregistrements sont regroupés par relation, ce qui vous permet de visualiser en un coup d'œil le nombre d'heures et les montants encore ouverts.
Pour afficher les détails des enregistrements non liés d'une relation, cliquez sur la flèche vers le bas .
Vous verrez alors des informations détaillées par enregistrement non lié, comme la date, le collaborateur, le tarif, le montant, s'il est facturable et s'il est inclus ou non dans un forfait.
💡 La différence entre 'Montant' et 'À facturer' dans le tableau récapitulatif
Montant : La valeur totale de tous les enregistrements comme s’ils étaient tous facturés en régie. Il s’agit du montant théorique maximal.
À facturer : Le montant réel qui sera facturé, comprenant les enregistrements en régie, ceux hors forfait, ainsi que le montant du forfait lui-même. Les enregistrements inclus dans le forfait sont déjà couverts par celui-ci et ne sont donc pas facturés séparément.
Actions disponibles dans 'Enregistrements non liés'
Exportation vers Excel
Cliquez sur 'Exporter vers Excel' pour télécharger un fichier contenant un aperçu des enregistrements non liés.
Actions par ligne de relation
À la fin de chaque ligne de relation dans le tableau récapitulatif, plusieurs boutons d'action sont disponibles :
- Faire une proposition de facture : Convertissez des enregistrements non liés en une nouvelle facture provisoire.
- Ajouter à la facture provisoire : Si une facture provisoire existe déjà, utilisez ce bouton pour y ajouter des enregistrements non liés supplémentaires.
- Ouvrir facture provisoire : Une fois l’action 'Faire une proposition de facture' ou 'Ajouter à la facture provisoire' effectuée, ce bouton vous permet d'accéder directement à l’écran 'Factures provisoires' (Facturation > Facturations provisoires) avec la bonne relation déjà sélectionnée.
- Montrer l’historique de facturation : Consultez un aperçu des informations de facturation, y compris les montants déjà facturés, les propositions de facturation et le schéma de facturation appliqué.
- Ouvrir l’aperçu : Ouvrez ces enregistrements dans l’écran 'Aperçu' (Enregistrements > Aperçu) pour appliquer des actions globales spécifiques à cet affichage.
Actions sur un enregistrement non lié individuel
- Ajouter à la facture provisoire : Associez un enregistrement individuel à une facture provisoire existante.
- Modifier : Ajustez les informations de l'enregistrement, telles que la date, la mission ou le montant.
- Marquer comme "Ne jamais facturer" : Indiquez que cet enregistrement ne pourra jamais être facturé. Il restera visible et pourra, si nécessaire, être facturé ultérieurement via l’aperçu des enregistrements.
- Supprimer l'enregistrement : Supprimez définitivement l’enregistrement.
💡Pour modifier les cases facturables et dans le forfait pour un enregistrement individuel, il n'est pas nécessaire d'éditer d'abord l'enregistrement. Vous pouvez simplement cliquer sur la coche dans l'écran d'aperçu pour la modifier.
Actions globales sur plusieurs enregistrements non liés
Vous pouvez traiter plusieurs enregistrements en même temps pour gagner du temps :
- Sélectionnez une ou plusieurs relations en cochant leur case
.
- Cliquez sur 'Action globale' et choisissez l’action à effectuer.
Action globale : Ajouter à la facture provisoire
Avec cette action, vous pouvez ajouter plusieurs enregistrements non liés sélectionnés à une facture provisoire en une seule opération. Cela accélère la facturation et évite d’ajouter les enregistrements un par un.
💡 Bon à lire
Vous pouvez également gérer les enregistrements via l’écran 'Aperçu' (Enregistrements > Aperçu). Plus d’informations dans cet article : Aperçu : Filtres, actions et fonctionnalités d’exportation dans l'écran des Enregistrements