Comment fonctionne exactement la facturation dans AdminPulse ? Cet article vous offre une vue d'ensemble claire du processus complet – de l'enregistrement des prestations au suivi des paiements. À chaque étape, vous trouverez :
- une brève explication
- des liens vers de la documentation supplémentaire
Vue d'ensemble du processus de facturation dans AdminPulse
Étape 1 : Enregistrer les prestations et les coûts
Toutes les prestations et tous les coûts sont d’abord saisis sous forme d’enregistrements. Ceux-ci sont gérés dans les écrans Aperçu (Enregistrement > Aperçu) et Enregistrements non liés (Facturation > Enregistrements non liés).
Dans ces écrans, vous pouvez :
- Filtrer, rechercher et modifier les enregistrements
- Transférer les enregistrements (en masse) vers des factures provisoires (nouvelles ou existantes)
En savoir plus :
- Aperçu : Ajouter et modifier des enregistrements
- Aperçu : Filtres, actions et fonctionnalités d’exportation dans l'écran des Enregistrements
- Aperçu : Consulter les enregistrements non liés et les ajouter aux factures provisoires
Étape 2 : Créer et modifier des factures provisoires
Les factures provisoires sont des brouillons de vos factures. Elles peuvent être générées de deux manières :
- Manuellement : en créant une facture provisoire à partir d’enregistrements sélectionnés.
- Automatiquement : via des calendriers de facturation prédéfinis (voir plus loin).
Dans l’écran Factures provisoires, vous pouvez :
- Regrouper et modifier les lignes de facture
- Ajouter des remises ou des textes
- Prévisualiser en PDF
- Marquer la facture provisoire comme vérifiée et la verrouiller
Une facture provisoire peut également être remise à l'état « À facturer ».
En savoir plus :
- Aperçu : Modifier, contrôler et finaliser des factures provisoires
- Configurer des ristournes par relation, enregistrement ou facture
Étape 3 : Créer des factures à partir des factures provisoires
La facture provisoire est-elle prête ? Vous créez alors la facture dans l’écran Factures provisoires via l’une des options suivantes :
- Numéroter : créer une facture sans l’envoyer
- Numéroter et envoyer : créer et envoyer immédiatement la facture selon la méthode d’envoi configurée
Vous pouvez générer les factures individuellement ou en lot via des actions globales. Après création, la facture s'affiche automatiquement dans l'écran Factures.
En savoir plus :
- Aperçu : Modifier, contrôler et finaliser des factures provisoires
- Aperçu : Gérer et suivre les factures et notes de crédit dans l’écran Factures
- Aperçu : Créer une facture ou note de crédit libre
Étape 4 : Suivre les factures
Les factures numérotées sont suivies dans l’écran Factures. Vous y trouverez une vue complète de toutes les factures et notes de crédit.
Vous pouvez notamment :
- Retrouver rapidement les factures en attente de paiement ou échues
- Ajouter ou modifier des paiements
- (Ré)envoyer ou exporter des factures
- Créer des notes de crédit ou des duplicatas
Utilisez les filtres pour isoler, par exemple, les factures impayées ou présentant des erreurs d’envoi. Des actions globales comme l’impression ou l’exportation en PDF sont également disponibles.
En savoir plus :
- Aperçu : Gérer et suivre les factures et notes de crédit dans l’écran Factures
- Aperçu : Créer une facture ou note de crédit libre
Étape 5 : Enregistrer les paiements
Lorsque le module Contrôle des paiements est activé, vous gérez les paiements entrants via l’écran Transactions.
Vous pouvez y :
- Ajouter manuellement des paiements
- Lier des opérations bancaires via fichiers CODA ou intégration Codabox
- Associer des transactions à des factures (manuellement, par glisser-déposer ou automatiquement)
- Utiliser des notes de crédit comme paiement
Les paiements sont uniquement enregistrés — la transaction réelle se fait en dehors d’AdminPulse.
En savoir plus :
Automatiser la facturation avec la planification de la facturation
En liant un calendrier de facturation à une relation, vous créez automatiquement une planification de la facturation. AdminPulse génère alors une facture provisoire au bon moment.
Vous pouvez réutiliser les calendriers de facturation et les adapter par client via des paramètres comme les montants, la mise en page ou le compte grand livre. La gestion s'effectue facilement depuis le dossier relation ou l’écran des planifications de facturation à l’aide de boutons d’action.
La planification de la facturation permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d'assurer des factures cohérentes et orientées client.
En savoir plus :
- Planification de facturation par relation : configuration, consultation et modification
- Aperçu : consulter et gérer les planifications de facturation
Travailler avec la facturation interne
Vous travaillez avec plusieurs entreprises internes dans AdminPulse ? Alors, vous pouvez utiliser la facturation interne. Cela vous permet de facturer en interne entre vos propres entités.
Comment cela fonctionne-t-il ?
- Associez correctement les employés, relations et entreprises
- Définissez un coût (de facturation) interne par employé
- Utilisez un modèle spécifique pour les factures internes
L’écran Facturation interne affiche tous les enregistrements pertinents et constitue le point de départ pour créer des factures provisoires internes.
En savoir plus :
- Travailler avec la facturation interne : configuration et utilisation
- Aperçu : Facturation interne – comment utiliser cet écran ?
Paramètres qui soutiennent votre processus de facturation
Pour garantir un bon fonctionnement, il est essentiel de bien configurer tous les paramètres liés à la facturation. Les articles ci-dessous vous expliquent comment configurer les éléments les plus importants.
- Calendrier de facturation : définissez comment, quoi et quand vous facturez automatiquement - Créer et gérer des calendriers de facturation
- Texte de facture : configurez des textes standards par langue ou situation - Configurer et utiliser les textes de facture
- Mise en page de la facture : gérez les modèles et la présentation des factures envoyées - Mise en page de la facture
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Paramètres généraux : configuration de base comme les options e-mail, les comptes généraux, la numérotation, etc.
Envoi de factures : comment procéder et configurer ?
Peppol et AdminPulse : Premiers pas
Configurer les comptes grand livre