Il est possible de définir quels utilisateurs spécifiques peuvent avoir accès à des documents avec un tag de document spécifique. Pensez par exemple aux fiches de paie internes. Celles-ci contiennent des informations confidentielles sur les employés de bureau. Grâce à cette option, vous pouvez utiliser un tag de document distinct pour ces documents et ainsi limiter l'accès à certains utilisateurs.
👉 Souhaitez-vous utiliser la fonctionnalité pour restreindre l'accès aux documents pour certains utilisateurs? Faites-en la demande via un ticket de support. Nous l'activerons pour vous.
Comment le configurer?
- Si ce n'est pas déjà le cas, créez d'abord un tag de document séparé pour pouvoir identifier les documents que vous souhaitez restreindre. Vous le faites via Paramètres >Tags > Tags pour les documents > Ajouter un tag.
- Dans ce tag de document, par défaut, tout le monde sera "utilisateur autorisé". Cela signifie qu'aucune restriction spécifique n'a été définie et que tous les utilisateurs ont accès aux documents avec ce tag.
- Cliquez dans la colonne des utilisateurs autorisés sur "tous" et ajoutez les utilisateurs spécifiques qui peuvent avoir accès aux documents avec ce tag.
- Sous "utilisateurs autorisés", vous verrez combien d'utilisateurs ont accès aux documents avec ce tag.
Comment ça fonctionne?
Dès que vous attribuez à un document votre tag spécifique restreint, seuls les utilisateurs autorisés pourront encore consulter ce document.
À ne pas confondre avec l'utilisation des Équipes ou des Rôles
Vous utilisez des équipes dans AdminPulse pour restreindre certaines relations. Vous ne verrez alors aucune donnée de la relation restreinte, allant de la fiche relation à des tâches, factures ou documents. En définissant l'utilisateur autorisé via le tag de document, vous pouvez uniquement restreindre des documents spécifiques, et les autres collaborateurs peuvent toujours consulter le dossier relation, etc.
Avec le rôle d'utilisateur, vous déterminez quels écrans un utilisateur peut voir. Un employé peut donc avoir un rôle d'utilisateur avec ou sans accès à l'écran des documents. Avec un rôle d'utilisateur, vous ne pouvez pas déterminer quels documents il peut ou ne peut pas voir.
💡Pour en savoir plus sur l'utilisation des Équipes, consultez ici.
💡Plus d'informations sur l'utilisation de rôles d'utilisateur spécifiques se trouvent dans cet article.