Vous constatez que certains enregistrements manquent dans une facture provisoire ou sur une facture numérotée ? Cet article vous aide à vérifier pas à pas ce qui se passe.

👉 Vérifiez vos factures provisoires de préférence avant de les numéroter. Ensuite, vous ne pourrez plus ajouter ni modifier d’enregistrements sans les dénuméroter.

Contrôle avant la numérotation d’une facture provisoire

Vérifiez soigneusement chaque facture provisoire avant de la numéroter. Vous éviterez ainsi que des enregistrements ou des montants soient manquants ou incorrects.

Vérifications par type de facture

Factures de type régie

Vous facturez en régie ? Vérifiez alors que tous les enregistrements ayant une date d’enregistrement jusqu’à la date indiquée dans 'Enregistrements jusqu’à' du calendrier de facturation soient inclus, sauf s’ils ont été explicitement exclus (enregistrements marqués comme 'Ne jamais facturer' ou déjà repris sur une autre facture ou facture provisoire).

💡 Les enregistrements non-facturables apparaissent aussi dans la facture provisoire, mais leur montant sera automatiquement égal à 0.

Factures de type forfait

Vous travaillez avec des forfaits ? Vérifiez alors les deux types de factures (selon la configuration dans Paramètres > Paramètres généraux > Facturation : Création de PDF > option : Comment facturer les enregistrements 'hors forfait' ?).

La facture de type forfait (montant fixe)
L’éventuelle facture de type régie (pour les enregistrements hors forfait)

Factures d’acompte

Vous utilisez un calendrier de facturation de type acompte–décompte ? Vérifiez alors les deux types de factures (selon la configuration : Paramètres > Paramètres généraux > Facturation : Création de PDF > option : Comment facturer les enregistrements 'hors acompte' ?).

L’acompte (montant fixe)
L’éventuelle facture de type régie (pour les enregistrements hors acompte)

💡 Les enregistrements inclus dans un acompte ne figurent pas sur la facture d’acompte ; ils sont pris en compte dans la facture de décompte finale.

Factures de décompte

Vous travaillez avec un calendrier de facturation de type acompte–décompte ? Vérifiez que la facture de décompte inclut bien tous les enregistrements dont la date d’enregistrement est antérieure ou égale à la date indiquée dans 'Enregistrements jusqu’à' du calendrier de facturation. Vérifiez également que tous les acomptes déjà facturés (et non encore repris sur une autre facture de décompte) soient bien déduits.

💡 Seuls les acomptes numérotés sont repris dans la facture de décompte. Si une facture d’acompte provisoire est encore ouverte, elle ne sera prise en compte qu’une fois numérotée.

Vérifier les lignes de facture

Examinez attentivement chaque ligne de facture pour vous assurer que toutes les lignes et montants attendus sont corrects.

Toutes les lignes attendues sont-elles présentes ? Cliquez sur la flèche vers le bas pour déplier la facture et vérifier les lignes de facture.
Des enregistrements manquent-ils dans certaines lignes de facture ? Cliquez sur la flèche pour ouvrir la ligne de facture et consulter la liste des enregistrements.
Comparez les quantités et montants avec l’enregistrement d’origine. Les valeurs modifiées apparaissent en orange.

Vous souhaitez rétablir un enregistrement à ses valeurs initiales ? Utilisez l’icône de réinitialisation.

Vérifier manuellement les enregistrements

Lors de cette dernière vérification, vous pouvez consulter manuellement quels enregistrements sont liés à une facture provisoire.

Afficher les enregistrements

Pour voir en détail les enregistrements liés à une facture provisoire, procédez comme suit :

Allez dans l’écran Factures provisoires.
À la fin de la ligne de la facture provisoire, cliquez sur la flèche vers le bas et choisissez 'Aperçu de l'enregistrement'.
- Un aperçu filtré s’ouvre avec tous les enregistrements liés à cette facture provisoire.
- Les colonnes 'Facturable', 'Dans le forfait' et 'Ne jamais facturer' de l'aperçu indiquent quels enregistrements sont facturés ou exclus.

Problèmes fréquents liés aux enregistrements

Les enregistrements sont marqués comme 'Ne jamais facturer'.
Les enregistrements se trouvent en dehors de la période de facturation.
Certains enregistrements exclus du forfait apparaissent malgré tout sur la facture forfaitaire.

💡 Vérification terminée ? Verrouillez la facture provisoire et/ou numérotez-la. Voir : Aperçu : Modifier, contrôler et finaliser des factures provisoires

Tout semble correct, mais des enregistrements manquent encore ? La section suivante vous aide à identifier le problème étape par étape.

Résoudre les enregistrements manquants dans la facture provisoire

Vous remarquez qu’un enregistrement n’apparaît pas dans la facture provisoire ? Suivez ces contrôles.

Vérifiez l’enregistrement lui-même

La date est-elle correcte ?
Les heures ou quantités enregistrées sont-elles exactes ?
Le tarif appliqué est-il correct ?
Sur quel élément de la liste de prix ou sous-classe l’enregistrement est-il effectué ?
L’enregistrement est-il marqué comme 'Ne jamais facturer' ?
L’enregistrement figure-t-il déjà sur une autre facture ? (le libellé 'Provisoire 'ou le numéro de facture s’affiche dans l’aperçu des enregistrements)
L’enregistrement a-t-il été reporté à la période suivante et est-il visible dans les enregistrements ouverts (Facturation > Enregistrements non liés) ?
L’enregistrement est-il lié à la bonne mission ?
L’enregistrement a-t-il été supprimé ?

Vérifiez le calendrier de facturation

Consultez la valeur du champ 'Enregistrements jusqu’à' dans le calendrier correspondant (Paramètres > Calendriers de facturation). La date de l’enregistrement tombe-t-elle bien dans la période définie ?

Nouveaux enregistrements alors qu’une facture provisoire existe déjà

Chaque nuit, le système traite automatiquement les nouveaux enregistrements et les ajoute aux factures provisoires (en fonction de la date 'Enregistrements jusqu’à' dans le calendrier). Attendez éventuellement le lendemain matin.

Points d’attention supplémentaires

Assurez-vous de disposer des droits nécessaires pour consulter et modifier les factures et enregistrements.
Les enregistrements avec le statut 'Ne jamais facturer' n’apparaissent jamais sur une facture provisoire.
Vous ne pouvez pas ajouter d’enregistrements à une facture provisoire verrouillée.
Une fois la facture numérotée, il n’est plus possible d’ajouter ou de supprimer des enregistrements.

Résoudre les lignes de facture qui n’apparaissent pas sur le PDF

Tout semble correct, mais des différences apparaissent encore sur le PDF ? Vérifiez les points suivants.

Vérifiez le modèle de facture

Vérifiez le modèle de facture utilisé : c’est lui qui détermine quelles informations sont reprises dans le PDF. Certains enregistrements ou montants peuvent être visibles dans la facture provisoire, mais exclus du PDF selon la configuration du modèle.

Vérifiez les paramètres PDF

Vous pouvez consulter ces paramètres via Paramètres > Modèles de facture et via Paramètres > Paramètres généraux > Facturation : création de PDF.

Vérifiez le texte de facture et les exceptions

Vérifiez également le texte de facture et le lien avec le calendrier de facturation.
N’oubliez pas de vérifier si des exceptions ont été configurées au niveau du dossier relation, de la mission ou des enregistrements. Les paramètres de facturation généraux du cabinet peuvent également influencer l’affichage.

💡 Bon à lire

Ces articles vous aident à configurer et comprendre correctement votre facturation :

Vous souhaitez adapter la mise en page ou le contenu de vos factures ? Lisez : Premiers pas : les modèles de factures dans AdminPulse
Vous hésitez entre “Ne jamais facturer”, “Non-facturable” et d’autres options ? Découvrez : En bref - Quelle est la différence entre « Ne jamais facturer », « Non-facturable » et les actions de facturation liées ?
Vous travaillez avec des prix fixes par période ? Consultez : Introduction à la facturation forfaitaire dans AdminPulse
Des enregistrements manquent ou doivent être ajustés ? Voir : Aperçu : Ajouter et modifier des enregistrements
Vous voulez gérer ou modifier des enregistrements planifiés ? Lisez : Aperçu : Gérer les enregistrements planifiés
Prêt à finaliser vos factures provisoires ? Consultez : Aperçu : Modifier, contrôler et finaliser des factures provisoires

Vous rencontrez encore des problèmes avec des enregistrements manquants ou la mise en page de votre facture ? Contactez-nous via un ticket. Indiquez la facture et/ou les enregistrements concernés et, si possible, ajoutez une capture d’écran. Cela nous permettra de vous aider plus rapidement et plus efficacement.

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