Dans AdminPulse, vous pouvez définir pour chaque relation qui est responsable de certaines tâches ou sous-tâches. Cela vous permet de déroger aux paramètres généraux du modèle de tâche et d’attribuer la bonne personne ou le bon profil à une (sous-)tâche. C’est particulièrement utile lorsque certains clients sont suivis par d’autres collaborateurs que d’habitude.
Vous pouvez choisir d’attribuer un profil (comme Collaborateur ou Collaborateur responsable du dossier) ou un utilisateur spécifique de la liste. Cet article vous explique pas à pas comment configurer cette attribution dans la programmation des tâches d’une relation.
Quand une (sous-)tâche diffère-t-elle de l’attribution standard ?
Toutes vos relations ne nécessitent pas la même approche. Dans la plupart des cas, un collaborateur de bureau peut exécuter une sous-tâche de A à Z, mais pour certains clients, c’est toujours le responsable qui effectue le contrôle final ou clôture le dossier. Dans ce cas, vous pouvez choisir d’attribuer directement la (sous-)tâche au responsable pour ces relations.
Comment attribuer une (sous-)tâche à un autre utilisateur ?
Suivez les étapes ci-dessous pour attribuer une (sous-)tâche à un utilisateur ou à un profil spécifique dans la programmation des tâches d’une relation :
- Ouvrez la programmation des tâches dans le dossier relation (Dossier relation > section Gestion des tâches > bloc Programmation des tâches).
- Cliquez sur la roue dentée à côté du modèle de tâche pour ouvrir la configuration des sous-tâches.
- Accédez à la tâche principale et/ou à la sous-tâche concernée dans la liste.
- Choisissez l’option souhaitée pour le champ Utilisateur attribué :
- Profils – tels que Collaborateur ou Collaborateur responsable du dossier. L’utilisateur est alors automatiquement récupéré à partir du dossier relation.
- Utilisateurs – choisissez ici une personne spécifique dans la liste (par exemple un collaborateur fixe pour ce client).
- Si vous cochez l’option "Appliquer les modifications à l'utilisateur attribué aux tâches qui ne sont pas encore terminées", AdminPulse appliquera également la modification aux tâches existantes qui n’ont pas encore le statut Accomplie.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Les nouvelles tâches créées par la programmation des tâches tiendront désormais compte de l’utilisateur ou du profil défini dans la fiche relation.
💡Bon à lire
Vous souhaitez en savoir plus sur la programmation des tâches, les sous-tâches et leurs statuts ? Consultez aussi les articles suivants :
- FAQ - Comment définir une sous-tâche comme non applicable pour une relation dans la Programmation des tâches ?
- En bref - Qu'est-ce que les Modèles de Tâches, les Calendriers des Tâches et la Programmation des Tâches ?
- En bref – Quelle est la différence entre tâches, sous-tâches et to-do’s ?
- Aperçu : Faire planifier des tâches automatiquement avec la Programmation des tâches