Outlook add-in - enregistrer manuellement des e-mails dans AdminPulse

Avec l’Outlook add-in, vous traitez vos e-mails directement depuis votre application de bureau Outlook et vous les enregistrez facilement dans AdminPulse. Vous centralisez ainsi la communication et les documents sans devoir copier ni télécharger quoi que ce soit.

Que fait l’Outlook add-in ?

L’add-in vous aide à enregistrer vos e-mails dans AdminPulse : objet et contenu, avec ou sans pièces jointes. Vous liez l’e-mail à la bonne Relation et vous pouvez ajouter des tags et une date de document.

Comment installer l’Outlook add-in pour votre cabinet ?

Un administrateur doit ajouter l’add-in via le Microsoft 365 Admin Center. Suivez ces étapes :

1. Rendez-vous sur admin.microsoft.com et connectez-vous avec votre compte administrateur.
2. Allez dans Settings > Integrated apps et cliquez sur Deployed apps.
3. Cliquez sur Upload custom apps et choisissez Office Add-in comme App type.
4. Sélectionnez Provide link to manifest file et ajoutez ce lien : https://app.adminpulse.be/office-addin/manifest.xml.
5. Cliquez sur Next.
6. Choisissez pour quels utilisateurs l’add-in doit être disponible (tout le monde ou seulement certains groupes/utilisateurs).
   💡 Astuce : testez d’abord avec un petit groupe avant un déploiement plus large.
   👉 Tenez compte qu’il peut falloir jusqu’à 72 heures avant que l’add-in apparaisse pour tous dans Outlook.
   

Comment utiliser l’Outlook add-in ?

Après l’ajout de l’Outlook add-in AdminPulse dans Outlook, suivez les étapes ci-dessous pour enregistrer vos e-mails (et leurs pièces jointes) dans AdminPulse :

1. Ouvrez un e-mail dans Outlook.
   • Sélectionnez l’e-mail que vous voulez enregistrer dans AdminPulse.
2. Ouvrez l’icône Applications.
   • Cliquez sur l’icône Applications en haut à droite de l’e-mail et choisissez l’Outlook add-in AdminPulse.
3. Renseignez les propriétés.
   • Relation (obligatoire) : l’add-in recherche automatiquement, sur base de l’adresse e-mail de l’expéditeur, la bonne relation dans AdminPulse et la propose. Vous pouvez toujours la modifier manuellement.
     💡 Les résultats apparaissent dès que vous commencez à taper.
   • File name : par défaut, l’objet de l’e-mail est repris. Vous pouvez le modifier si nécessaire.
   • Labels (facultatif) : choisissez un ou plusieurs tags pour catégoriser l’e-mail. 
     Via Folders, vous choisissez dans l’arborescence complète des tags. Si vous y sélectionnez un tag, les tags parents de cette structure sont également attribués. 
     Via Labels, vous recherchez rapidement un tag spécifique. De cette manière, seul le tag choisi est attribué.
   • Document date (optionnel) : par défaut, la date d’envoi de l’e-mail est utilisée. Vous pouvez choisir une autre date.
   • Include attachments : activé par défaut — laissez cette option cochée pour enregistrer aussi les pièces jointes dans AdminPulse.
   • Automatically recognize document type of attachments : activé par défaut — reconnaît automatiquement les pièces jointes. En cas de reconnaissance réussie, un taskflow peut mettre à jour automatiquement le statut de certaines (sous-)tâches. 
     👉 Fonctionne uniquement pour les pièces jointes enregistrées via Include attachments.
4. Enregistrez dans AdminPulse.
   • Cliquez sur Save in AdminPulse pour enregistrer l’e-mail (et ses pièces jointes).

Comment mettre à jour l’Outlook add-in (si une nouvelle version du manifest est disponible) ?

Les mises à jour se font via le Microsoft 365 Admin Center et doivent être effectuées par un administrateur.

1. Accédez à admin.microsoft.com et connectez-vous avec votre compte administrateur.
2. Allez dans Settings > Integrated apps puis ouvrez Deployed apps.
3. Recherchez l’Outlook add-in AdminPulse dans la liste et cliquez sur le titre.
4. Cliquez sur Update add-in.
5. Choisissez une des options suivantes pour charger la nouvelle version :
   • Provide link to manifest file et utilisez :
     https://app.adminpulse.be/office-addin/manifest.xml
   • Upload manifest file et importez le fichier manifest depuis votre ordinateur.
6. Suivez les étapes (Next) et terminez la mise à jour.

Questions fréquentes

• L’add-in n’apparaît pas dans Outlook.
  👉 Vérifiez si vous faites partie du groupe défini par l’administrateur. Tenez compte du délai de déploiement (jusqu’à 72 heures). Redémarrez Outlook si nécessaire.
• La Relation n’est pas trouvée automatiquement.
  💡 Commencez à taper le nom de la Relation pour la rechercher manuellement. Vérifiez aussi si l’adresse e-mail de la relation est correctement enregistrée dans AdminPulse.
• Les pièces jointes ne sont pas reconnues.
  👉 Vérifiez que Include attachments et Automatically recognize… sont activés. Les documents non reconnus peuvent ensuite être classifiés dans AdminPulse.