Suivi des tâches d’action : demander à votre client de confirmer une action par e-mail

Le suivi des tâches d’action permet à votre client de confirmer, à l’aide d’un bouton intégré à un e-mail, qu’il a effectué une action. AdminPulse peut alors modifier automatiquement le statut de la tâche ou de la sous-tâche concernée. Si ce statut change, AdminPulse envoie une notification à un seul collaborateur au maximum.

Vous pouvez, par exemple, demander à votre client de confirmer qu’il a transmis tous les documents nécessaires à une tâche TVA ou IPP.

Dans cet article, vous découvrez comment configurer le suivi des tâches d’action, ce que voit votre client et dans quels cas AdminPulse envoie une notification.

En bas de cette page, vous trouverez également une courte vidéo explicative : 🎥 Découvrez les suivis de tâche d'action étape par étape

Comment fonctionne le suivi des tâches d’action ?

Le suivi des tâches d’action associe un bouton placé dans un e-mail à une tâche ou à une sous-tâche dans AdminPulse. Lorsque votre client confirme l’action à l’aide de ce bouton, AdminPulse applique à la tâche ou à la sous-tâche le statut défini dans la configuration.

Si le statut change, AdminPulse envoie une notification à un seul collaborateur au maximum.

💡 Après la confirmation, AdminPulse n’envoie aucun e-mail automatique, ni à vous ni à votre client.

Configurer le suivi des tâches d’action

Pour utiliser le bouton d’action, créez d’abord une configuration de suivi des tâches d’action. Ajoutez ensuite le bouton à un modèle d’e-mail, puis associez ce modèle d’e-mail à la sous-tâche correspondante dans votre modèle de tâche.

Créer une configuration de suivi des tâches d’action

Suivez ces étapes pour créer la configuration.

1. Allez dans Paramètres > Configuration du suivi des tâches et ouvrez l’onglet Suivi des tâches d'action.
2. Cliquez sur +Ajouter en haut de la page.
3. Complétez les champs suivants :
   • Nom : attribuez un nom interne à la configuration. Votre client ne le voit pas.
   • Nom de l'action : saisissez le titre que votre client verra en haut de la page de confirmation. Ajoutez ce titre dans chaque langue utilisée par votre fiduciaire. AdminPulse affiche le titre dans la langue du client.
   • Tâche principale : sélectionnez la tâche principale concernée.
   • Sous-tâche : sélectionnez, si nécessaire, la sous-tâche concernée.
   • Nouvel état : sélectionnez le statut que la tâche ou la sous-tâche doit recevoir après la confirmation.
   • Marquer comme bloqué ou comme non applicable : utilisez l’une de ces options pour bloquer la tâche ou la sous-tâche, ou pour la marquer comme non applicable.
   • Exemple : vérifiez la page de confirmation que verra votre client. Les champs Langue et Entreprise permettent d’afficher la page dans une autre langue ou pour l’une de vos autres entreprises.

Ajouter le bouton d’action à un modèle d’e-mail

Ajoutez le bouton d’action au modèle d’e-mail qui sera envoyé à votre client.

1. Allez dans Paramètres > Modèles d'e-mails et d'interactions.
2. Cliquez sur +Ajouter en haut de la page pour créer un modèle d’e-mail, ou modifiez un modèle existant.
3. Placez le curseur à l’endroit où le bouton doit apparaître, puis cliquez sur Ajouter bouton suivi des tâches d'action.

👉 Le bouton Ajouter bouton suivi des tâches d'action apparaît uniquement si le champ Contexte du modèle du modèle d’e-mail est défini sur Gestion des tâches. Si vous ne voyez pas le bouton, vérifiez la valeur de ce champ en haut du modèle d’e-mail.

4. Dans la fenêtre Ajoutez une action de suivi de tâches, complétez les champs suivants :
   • Suivi des tâches : sélectionnez la configuration créée précédemment.
   • Texte du bouton : saisissez le texte à afficher sur le bouton. AdminPulse reprend par défaut le Nom de la configuration, mais vous pouvez modifier ce texte.
   • Couleur du bouton : choisissez la couleur du bouton.

5. Cliquez sur Sauver. Le bouton apparaît dans votre modèle d’e-mail.

6. Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer le modèle d’e-mail.

👉 L’affichage du bouton dans l’e-mail dépend de l’application de messagerie du destinataire. Dans Gmail et la nouvelle version d’Outlook, le bouton s’affiche généralement correctement. Dans les anciennes versions d’Outlook, il peut apparaître sous la forme d’un simple lien. AdminPulse n’a aucune influence sur cet affichage.

Associer le modèle d’e-mail à un modèle de tâche

Associez le modèle d’e-mail à la bonne sous-tâche pour que votre client reçoive l’e-mail contenant le bouton d’action.

Allez dans Paramètres > Modèles de tâche et ajoutez le modèle d’e-mail à la sous-tâche concernée.

👉 Si vous supprimez une configuration dans l’onglet Suivi des tâches d'action, les boutons qui y font référence ne fonctionnent plus. AdminPulse affiche alors cet avertissement dans le modèle d’e-mail : Ce modèle contient des boutons qui font référence à des actions de suivi de tâches supprimées. Ces boutons ne fonctionneront plus.

Quels textes pouvez-vous modifier ?

Le nom interne, le titre de la page de confirmation et le texte du bouton sont trois éléments distincts. Chacun se modifie à un endroit différent.

• Le champ Nom correspond au nom interne de la configuration. Vous le modifiez via Paramètres > Configuration du suivi des tâches > Suivi des tâches d'action. Votre client ne le voit pas.
• Le champ Nom de l'action correspond au titre affiché en haut de la page de confirmation. Vous le modifiez par langue via Paramètres > Configuration du suivi des tâches > Suivi des tâches d'action. Le nouveau titre apparaît également lorsque votre client utilise le bouton d’un e-mail déjà envoyé. Il peut s’écouler un court délai avant que la modification soit visible partout.
• Le champ Texte du bouton correspond au texte qui figure sur le bouton dans l’e-mail. Vous le définissez lorsque vous ajoutez le bouton au modèle d’e-mail.
  Pour le modifier par la suite, supprimez le bouton du modèle d’e-mail et ajoutez-le à nouveau. La modification du Nom ou du Nom de l'action ne change pas le texte du bouton.

👉 Vous ne pouvez pas modifier le texte explicatif au-dessus du bouton sur la page de confirmation, le bouton Confirmer ni le message Merci. Vous pouvez fermer cette fenêtre.

💡 Pour vérifier à l’avance ce que verra votre client, ouvrez la configuration via Paramètres > Configuration du suivi des tâches > Suivi des tâches d'action et consultez Exemple. Les champs Langue et Société permettent d’afficher la page dans une autre langue ou pour l’une de vos autres entreprises.

Que se passe-t-il lorsque votre client confirme ?

Après la confirmation, AdminPulse affiche un message à votre client, peut modifier la tâche ou la sous-tâche associée et peut envoyer une notification à un collaborateur.

La page de confirmation et le lien unique

Lorsque votre client clique sur le bouton, une page lui permet de confirmer que l’action a été effectuée. AdminPulse affiche ensuite le message Merci. Vous pouvez fermer cette fenêtre.

Chaque e-mail envoyé contient un lien unique que votre client ne peut utiliser qu’une seule fois. S’il clique une seconde fois sur le bouton, le message Ce lien a déjà été confirmé. s’affiche.

Le statut de la tâche ou de la sous-tâche

Après la confirmation, AdminPulse applique les paramètres définis dans la configuration. La tâche ou la sous-tâche reçoit le statut sélectionné. Si vous avez également activé l’une des options permettant de la bloquer ou de la marquer comme non applicable, AdminPulse applique aussi cette option.

La notification dans AdminPulse

Lorsque le statut de la tâche ou de la sous-tâche change, AdminPulse envoie une notification à un seul collaborateur au maximum. Si une date d’échéance est définie, elle figure également dans la notification.

Le destinataire dépend de l’élément dont le statut change :

• Le statut d’une sous-tâche change : AdminPulse envoie la notification au collaborateur assigné à la sous-tâche. Si aucun collaborateur n’y est assigné, il l’envoie au collaborateur de la tâche principale.
• Le statut d’une tâche principale change : AdminPulse envoie la notification au collaborateur de la tâche principale. Les collaborateurs assignés aux sous-tâches ne sont pas pris en compte.
• Aucun collaborateur n’est trouvé selon cet ordre : AdminPulse n’envoie aucune notification.

Le type de notification Action de suivi des tâches confirmée par l'utilisateur final est activé par défaut. Si vous l’avez désactivé, cliquez sur l’icône utilisateur en haut à droite, puis sur Configurer à côté de Configurer les notifications.

👉 Vous ne recevez aucune notification alors que ce type est activé et qu’un collaborateur est assigné ? AdminPulse envoie une notification uniquement en cas de véritable changement de statut. Vérifiez les situations suivantes :

• Si la tâche ou la sous-tâche a déjà le statut défini dans la configuration, son statut ne change pas et aucune notification n’est envoyée.
• Si la sous-tâche est déjà Accomplie et que le Nouveau statut défini est À faire ou En cours, AdminPulse n’effectue aucune modification. La sous-tâche reste Accomplie, aucune notification n’est envoyée et rien n’est enregistré dans l’historique.

👉 AdminPulse n’envoie aucun e-mail lors de la confirmation, ni à vous ni à votre client. Si vous souhaitez tout de même informer votre client, sélectionnez les tâches concernées dans votre liste de tâches, puis choisissez Action globale > Envoyer e-mail.

Exemple : confirmer la transmission des documents

Dans cet exemple, une fiduciaire demande automatiquement à un client de transmettre les documents nécessaires à une tâche TVA. Après la confirmation, AdminPulse modifie le statut d’une sous-tâche et envoie une notification au collaborateur assigné.

Le client reçoit l’e-mail

Le client reçoit automatiquement un e-mail lui demandant de transmettre tous les documents. Une fois les documents transmis, il peut confirmer qu’il les a transmis à l’aide du bouton d’action.

💡 Le client reçoit cet e-mail parce que la sous-tâche Demande de documents du modèle de tâche TVA est configurée comme e-mail automatique. Le modèle d’e-mail associé contient le bouton d’action.

Le client confirme l’action

Lorsque le client clique sur le bouton, la page de confirmation s’affiche. Après un clic sur Confirmer, AdminPulse affiche le message Merci. Vous pouvez fermer cette fenêtre.

Le statut change et le collaborateur reçoit une notification

La sous-tâche Documents reçus reçoit automatiquement le statut Accomplie, selon les paramètres définis dans la configuration.

Le collaborateur assigné à Documents reçus reçoit dans AdminPulse une notification l’informant que le client a confirmé l’action. Si la sous-tâche possède une date d’échéance, celle-ci figure également dans la notification.

💡 Bon à lire

À lire également :

• Des notifications sur mesure : choisissez celles que vous souhaitez recevoir – découvrez où trouver les paramètres de notification et comment choisir les notifications à recevoir ;
• Taskflow basé sur un document signé – modifiez automatiquement le statut d’une tâche dès qu’un document est signé ;
• Configuration du suivi des tâches – modifier le statut d’une tâche lors de l’importation de documents – modifiez automatiquement le statut d’une tâche lors de l’importation de documents.

🎥 Découvrez les suivis de tâche d'action étape par étape

Dans cette courte vidéo, vous découvrez comment laisser votre client faire avancer la tâche lui-même.