Le rapport Matrice de planification des tâches par relation (Tâches > Matrice de planification des tâches par relation) donne un aperçu de la durée planifiée par relation, répartie par modèle de tâche. Vous voyez en un coup d’œil combien de temps est planifié pour chaque tâche et où cette durée diffère de la valeur par défaut.
Utilisez ce rapport pour vérifier si la durée planifiée est réaliste pour les relations qui demandent plus ou moins de travail que la moyenne. Vous repérez ainsi plus rapidement les déviations et les points d’attention dans la planification des tâches.
Ce rapport fait partie de la gestion de la charge de travail dans le cadre du planificateur de capacité. La durée planifiée par tâche et par relation contribue au calcul de la charge de travail dans AdminPulse.
Dans cet article, vous découvrez comment interpréter la matrice, affiner le rapport et modifier la durée planifiée pour une ou plusieurs relations.
👉 Cet écran fait partie du module planificateur de capacité, disponible sur demande. Vous souhaitez l’utiliser ? Faites-en la demande via la page consacrée au planificateur de capacité.
Quelles données voyez-vous dans le rapport ?
Chaque ligne de la matrice représente une relation et, éventuellement, une mission. Chaque colonne correspondant à un modèle de tâche affiche la durée planifiée pour cette tâche et cette relation, en heures et minutes, par exemple 1:30.
Dans la vue générale, une cellule affiche la somme des durées planifiées de la tâche principale et de toutes ses sous-tâches. Lorsque vous sélectionnez une tâche principale, celle-ci et chacune de ses sous-tâches apparaissent dans des colonnes séparées.
Les colonnes fixes du rapport sont :
- Relation : le nom de la relation.
- Mission : le nom de la mission liée à la relation. Cette colonne est uniquement visible si votre bureau travaille avec des missions.
💡 Le rapport affiche uniquement les relations actives. Une ligne apparaît seulement s’il existe au moins une planification de tâche active pour la relation ou la mission. Les relations et missions sans planification de tâche active ne sont pas affichées.
Que signifient les valeurs dans les cellules ?
La mise en forme d’une valeur indique si la durée planifiée provient du modèle de tâche, si une déviation a été définie ou si aucune durée n’est disponible.
- En gras et en italique : la valeur provient du modèle de tâche. Aucune déviation n’est définie.
- En gras et en orange : une durée planifiée différente a été définie pour cette relation. Dans la vue générale, cette déviation peut concerner la tâche principale ou l’une de ses sous-tâches. Sélectionnez la tâche principale pour consulter chaque tâche séparément.
- Tiret (-) : il n’existe aucune planification de tâche pour cette relation et ce modèle de tâche.
- 0:00 : une planification de tâche existe, mais aucune durée planifiée n’est définie ni dans le modèle de tâche ni comme déviation.
Afficher le détail d’une tâche principale et de ses sous-tâches
Sélectionnez une tâche principale en haut du rapport pour afficher la tâche principale et toutes ses sous-tâches dans des colonnes séparées. Vous obtenez ainsi, pour chaque relation, une vue détaillée de la durée planifiée au niveau de la tâche principale et des sous-tâches.
Consulter et trier la durée planifiée par défaut
La durée planifiée par défaut du modèle de tâche apparaît en gris sous le nom de chaque modèle de tâche.
- Dans la vue générale, vous voyez la somme des durées planifiées par défaut de la tâche principale et de toutes ses sous-tâches. Si aucune durée planifiée par défaut n’est définie, vous voyez 0:00.
- Lorsque vous sélectionnez une tâche principale, chaque colonne affiche la durée planifiée par défaut du modèle de tâche correspondant. Si aucune durée planifiée par défaut n’est définie pour un modèle de tâche, aucune durée n’apparaît sous le nom de la colonne.
Cliquez sur l’en-tête d’une colonne correspondant à un modèle de tâche pour trier les relations selon leur durée planifiée. Au premier clic, AdminPulse trie les valeurs de la plus élevée à la plus basse. Cliquez à nouveau pour inverser l’ordre de tri.
Filtrer et personnaliser le rapport
Vous pouvez affiner le rapport à l’aide des filtres en haut de l’écran, du choix des colonnes affichées et des icônes de filtre dans les en-têtes de colonne.
Filtres en haut du rapport
Utilisez les filtres suivants pour afficher uniquement les relations, missions et modèles de tâche que vous souhaitez examiner :
- Chercher relation : limitez le rapport à une relation spécifique.
- Type de relation : sélectionnez un ou plusieurs types de relation pour afficher uniquement les relations de type Une société, Entreprise individuelle et/ou Une personne.
- Statut : sélectionnez un ou plusieurs statuts pour afficher uniquement les relations avec le statut Client, Prospect, Propre entreprise et/ou Autre.
- Toutes les tâches principales : filtrez sur une tâche principale ou affichez toutes les tâches principales.
- Propres entreprises : filtrez sur une ou plusieurs propres entreprises au sein de votre bureau. Ce filtre est uniquement disponible si votre bureau travaille avec plusieurs propres entreprises.
- Equipes : limitez le rapport aux relations liées à une ou plusieurs équipes.
- Tags des relations : affichez uniquement les relations associées à un ou plusieurs tags spécifiques.
- Avec missions : filtrez sur le modèle de mission sur lequel la mission est basée.
Vous souhaitez filtrer le rapport selon un collaborateur lié à une relation ou à une mission ? Cliquez sur Plus de filtres et cochez les filtres souhaités. Vous pouvez ensuite sélectionner une personne pour chaque filtre :
- Collaborateur : affiche les relations pour lesquelles la personne sélectionnée est renseignée dans le profil Collaborateur.
- Collaborateur (remplaçant) : affiche les relations pour lesquelles la personne sélectionnée est renseignée dans le profil Collaborateur (remplaçant).
- Collaborateur facturation : affiche les relations pour lesquelles la personne sélectionnée est renseignée dans le profil Collaborateur facturation.
- Collaborateur senior : affiche les relations pour lesquelles la personne sélectionnée est renseignée dans le profil Collaborateur senior.
- Collaborateur partenaire : affiche les relations pour lesquelles la personne sélectionnée est renseignée dans le profil Collaborateur partenaire.
- Collaborateur responsable du dossier : affiche les relations pour lesquelles la personne sélectionnée est renseignée dans le profil Collaborateur responsable du dossier.
- Relation assignée à : affiche les relations pour lesquelles la personne sélectionnée, ou vous-même, est renseignée dans l’un des profils collaborateur.
Si une mission a son propre collaborateur pour un profil donné, celui-ci prime sur le collaborateur renseigné pour la relation dans ce même profil. Si aucun collaborateur n’est renseigné sur la mission, AdminPulse utilise celui renseigné pour la relation.
💡 Les filtres sont automatiquement sauvegardés. Si vous souhaitez effectuer une autre recherche, cliquez d’abord sur Réinitialiser les filtres. Vous évitez ainsi que d’anciens filtres influencent les résultats.
💡 Vous utilisez régulièrement la même combinaison de filtres ? Sauvegardez-la comme recherche sauvegardée afin de pouvoir la recharger rapidement.
Modifier les colonnes
Cliquez sur Modifier les colonnes en haut à droite du tableau pour choisir les modèles de tâche que vous souhaitez afficher comme colonnes. Votre choix est sauvegardé.
Filtrer via les en-têtes de colonne
Les icônes de filtre dans les en-têtes de colonne vous permettent d’affiner davantage le rapport. Les options disponibles dépendent de la vue sélectionnée.
- Dans la vue générale, vous pouvez filtrer chaque tâche principale selon la périodicité. Sélectionnez Sans calendrier pour afficher les relations pour lesquelles aucune planification n’existe pour cette tâche.
- Lorsque vous sélectionnez une tâche principale en haut du rapport, vous pouvez également filtrer sur Avec déviation ou Sans déviation. Les filtres de périodicité et Sans calendrier sont uniquement disponibles pour la tâche principale. Pour les sous-tâches, vous pouvez uniquement filtrer sur les déviations.
Sélectionnez les options souhaitées et cliquez sur Filtrer. Pour supprimer un filtre de colonne, décochez toutes les options, puis cliquez à nouveau sur Filtrer. Cliquez sur Fermer pour fermer la fenêtre de filtre.
💡 Vous souhaitez examiner la durée planifiée pour une tâche spécifique ? Sélectionnez les périodicités pertinentes. Les relations sans planification pour cette tâche disparaissent alors du rapport. Les valeurs 0:00 restent visibles, puisqu’une planification existe pour ces relations.
Définir et modifier la durée planifiée
La manière de modifier la durée planifiée dépend des relations auxquelles la modification doit s’appliquer.
Définir la durée planifiée par défaut
Définissez la durée planifiée par défaut dans le modèle de tâche. Cette durée s’applique à toutes les relations pour lesquelles aucune déviation spécifique n’est définie.
Accédez à Paramètres > Modèles de tâche, ouvrez la tâche et complétez, à gauche dans les détails de la tâche, le champ Durée planifiée par défaut (min).
Définir une durée planifiée spécifique pour une relation
Vous souhaitez définir une durée planifiée plus longue ou plus courte pour une seule relation ? Créez une déviation. Vous pouvez le faire de deux manières :
- Via le rapport : cliquez directement sur la durée planifiée dans la matrice.
- Via le dossier de la relation : accédez à Dossier de la relation > Gestion des tâches > Programmation des tâches. Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée à côté de la tâche et modifiez la Durée planifiée.
Modifier la durée planifiée directement depuis le rapport
Pour modifier la planification des tâches directement depuis la matrice :
- Cliquez sur la durée planifiée que vous souhaitez modifier. Une cellule contenant un tiret (-) n’est pas cliquable, car aucune planification de tâche n’existe.
- Modifiez les données souhaitées dans la fenêtre Configuration sous-tâches. Si vous laissez le champ Durée planifiée vide, AdminPulse utilise la durée planifiée par défaut du modèle de tâche.
- Vérifiez si les modifications doivent également être appliquées aux tâches déjà créées, mais qui ne sont pas encore terminées. L’option Appliquer les modifications à l'utilisateur attribué et à la durée aux tâches qui ne sont pas encore terminées. Si cette option est cochée, l'utilisateur attribué et la durée du modèle de tâche ou de cette configuration seront réinitialisés pour les tâches de ce schéma. est cochée par défaut. Décochez-la si les modifications doivent uniquement s’appliquer aux nouvelles tâches.
- Cliquez sur Sauvegarder. La ligne modifiée est immédiatement mise à jour.
👉 Le message Plusieurs planifications de tâches ont été trouvées pour cette tâche. Modifiez les déviations dans le dossier de la relation. s’affiche ? Cela signifie que la cellule comprend plusieurs planifications pour la même tâche. Dans ce cas, modifiez la déviation dans le dossier de la relation.
Que se passe-t-il avec les tâches non terminées ?
Si vous laissez l’option permettant d’appliquer les modifications cochée, AdminPulse applique également les modifications apportées à l’utilisateur attribué et à la durée planifiée aux tâches existantes dont le statut est A faire ou En cours.
Si vous supprimez une déviation de durée, ces tâches reprennent la durée planifiée par défaut du modèle de tâche. AdminPulse traite les modifications en arrière-plan.
Modifier la durée planifiée pour plusieurs relations
Vous souhaitez modifier la durée planifiée d’une tâche pour plusieurs relations à la fois ou rétablir la valeur du modèle de tâche ? Utilisez l’action globale Modifier durée planifiée.
Cette action est utile pour modifier les déviations d’une sélection spécifique de relations, par exemple après une modification de votre méthode de travail.
- Définissez d’abord les filtres afin que le rapport corresponde aux relations que vous souhaitez modifier.
- Sélectionnez les lignes souhaitées à l’aide des cases à cocher au début de chaque ligne. La case à cocher en haut du tableau permet de sélectionner toutes les lignes affichées.
- Cliquez sur Action globale, puis sélectionnez Modifier durée planifiée.
- Configurez la modification :
- Sélectionnez la tâche principale.
- Choisissez si la modification s’applique à la tâche principale ou à une sous-tâche spécifique.
- Indiquez la durée planifiée souhaitée ou cochez Réinitialiser à la valeur du modèle de tâche pour supprimer les déviations.
- Choisissez si la modification doit également être appliquée aux tâches en cours sur le tableau des tâches. Sans cette option, la nouvelle durée s’applique uniquement à la planification et aux tâches qui seront créées par la suite.
- Confirmez l’action. AdminPulse traite la modification en arrière-plan.
💡 Vous souhaitez modifier la durée planifiée par défaut ? Modifiez-la dans le modèle de tâche via Paramètres > Modèles de tâche. Les relations pour lesquelles une déviation spécifique est définie conservent leur durée différente. Dans la fenêtre de confirmation, vous pouvez choisir de supprimer également les déviations existantes par relation.
Exporter vers Excel
Vous souhaitez analyser ou partager les données ? Cliquez sur Exporter vers Excel en haut du rapport. L’export tient compte des filtres actifs et des colonnes sélectionnées.
👉 AdminPulse traite l’export en arrière-plan. Le fichier est téléchargé dans votre navigateur dès qu’il est prêt.
💡 Bon à lire
Cet article fait partie de la série consacrée au planificateur de capacité. Consultez les articles ci-dessous pour mieux comprendre le module étape par étape.
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- Vous souhaitez d’abord obtenir un aperçu général du module ? Consultez : Planificateur de capacité dans AdminPulse : de l’approximation à la maîtrise.
- Vous souhaitez savoir quels paramètres, notions et bonnes habitudes sont importants pour obtenir des résultats fiables ? Consultez : Tirer le meilleur parti du planificateur de capacité : notions, configuration et conseils.
- Gestion de la charge de travail
- Suivi de l’avancement
- Planification à court terme
- Planificateur de capacité dans les écrans de tâches