Le planificateur de capacité ne fournit des résultats fiables que si les données sous-jacentes sont correctement configurées. Il s’agit notamment de la durée planifiée, des dates d’exécution, des horaires de travail, des pourcentages de productivité, des absences, des attributions de tâches et des enregistrements du temps.
Les autres articles de cette série présentent le module de manière générale ou par écran. Celui-ci examine plus en détail les données utilisées par le planificateur de capacité. Vous découvrez les notions importantes, les paramètres à contrôler et les raisons pour lesquelles certains résultats peuvent sembler inattendus.
👉 Cet article fait partie du module planificateur de capacité, disponible sur demande. Si vous souhaitez l’utiliser, faites-en la demande via la page consacrée au planificateur de capacité.
Notions importantes du planificateur de capacité
Durée planifiée
La durée planifiée correspond au temps que vous prévoyez de consacrer à une tâche principale ou à une sous-tâche. C’est l’une des principales données utilisées par AdminPulse pour calculer la charge de travail.
Les tâches sans durée planifiée ne sont pas prises en compte dans les calculs de charge de travail du rapport Capacité des employés.
Vous pouvez définir la durée planifiée à deux niveaux :
- Par défaut sur le modèle de tâche : cette durée s’applique à toutes les relations sans durée spécifique. Vous la configurez via Paramètres > Modèles de tâche, dans le champ Durée planifiée par défaut (min), au niveau de la tâche principale ou de la sous-tâche.
- Spécifique par relation : pour une relation qui demande structurellement plus ou moins de temps, vous pouvez définir une durée différente. Cette valeur remplace la durée planifiée par défaut pour cette relation.
Vous pouvez définir une durée planifiée spécifique dans le dossier relation, via Gestion des tâches > Programmation de tâche > icône en forme de roue dentée. Vous pouvez également modifier la durée directement en cliquant dessus dans la Matrice de planification des tâches par relation.
Lorsque vous modifiez la durée planifiée par défaut sur un modèle de tâche, AdminPulse vous demande si vous souhaitez appliquer la nouvelle durée aux tâches encore ouvertes. Acceptez pour mettre ces tâches à jour. Refusez si vous souhaitez uniquement modifier le modèle de tâche.
Les relations qui disposent d’une durée spécifique conservent cette valeur par défaut. Vous souhaitez également remplacer ces durées par la nouvelle valeur du modèle ? Cochez alors l’option supplémentaire dans la fenêtre de confirmation.
💡 La durée planifiée d’une tâche principale et celle de ses sous-tâches sont définies séparément. AdminPulse additionne toutefois ces valeurs dans le calcul de la charge de travail et dans l’affichage général de la Matrice de planification des tâches par relation. Utilisez donc la durée de la tâche principale pour le temps qui n’est pas déjà repris dans les sous-tâches, comme l’administration générale, le suivi ou la coordination.
💡 Vous pouvez également comparer la durée planifiée au budget en heures d’une mission. Pour en savoir plus, consultez Comparer le budget en heures à la durée planifiée du planificateur de capacité.
Durée restante
La durée restante est un champ calculé : durée planifiée - temps enregistré.
AdminPulse déduit uniquement les enregistrements de travail directement liés à la tâche principale ou à la sous-tâche. Les enregistrements liés à une sous-tâche ne modifient donc pas la durée restante de la tâche principale.
Vous ne pouvez pas compléter ou modifier vous-même la durée restante. Le champ est visible dans les détails de la tâche.
Trois points à retenir :
- La durée restante peut devenir négative. Cela signifie que plus de temps a été enregistré sur la tâche que ce qui était prévu.
- Dès que la tâche est terminée, sa durée restante est toujours égale à 0.
- Si aucune durée planifiée n’est définie, la durée restante reste vide.
Date d’exécution et date limite
Une tâche peut avoir deux dates avec des objectifs différents : date limite et date d’exécution.
La date limite est la date ultime à laquelle la tâche doit être terminée. AdminPulse utilise notamment cette date dans l’Aperçu des tâches et pour les codes couleur liés aux échéances.
La date d’exécution est le jour où vous prévoyez de travailler sur la tâche. Le Planificateur hebdomadaire utilise cette date pour placer la tâche à un jour précis.
Si une tâche n’a pas de date d’exécution, mais bien une date limite, elle apparaît dans le Planificateur hebdomadaire à la date limite. Sans date d’exécution ni date limite, elle n’apparaît pas automatiquement dans l’aperçu de la semaine.
Un to-do peut également avoir une date d’exécution et une durée planifiée. Il apparaît dans le Planificateur hebdomadaire à sa date d’exécution ou, à défaut, à sa date limite. Sa durée planifiée est prise en compte dans le temps planifié et le temps disponible de la journée. Un to-do n’a pas de durée restante.
Dans l’écran Capacité des employés (Tâches > Capacité des employés), vous pouvez afficher la charge de travail sur la base de la date d’exécution ou de la date limite. Activez Utiliser la date d’exécution au lieu de la date limite pour afficher la charge au moment où le travail est planifié.
Dans cet écran aussi, les tâches sans date d’exécution sont placées à leur date limite.
💡 Utilisez la date d’exécution pour répartir volontairement le travail dans le temps. Le Planificateur hebdomadaire montre ainsi ce qui est réellement prévu, tandis que Capacité des employés indique à quel moment la charge de travail se présente.
Capacité
La capacité d’un employé correspond au temps disponible pour les tâches pendant une période donnée. AdminPulse la calcule sur la base de son horaire de travail et de son pourcentage de productivité.
Le rapport Capacité des employés affiche par défaut trois valeurs de capacité :
- Capacité hebdomadaire : le nombre d’heures de travail productives par semaine, calculé sur la base de l’horaire de travail et du pourcentage de productivité.
- Capacité restante : les heures de travail productives comprises entre aujourd’hui et la fin de la période sélectionnée, diminuées du solde restant des compteurs d’absence. Les absences qui n’ont pas encore été prises sont ainsi également comptabilisées.
- Capacité disponible : la marge qui reste après la prise en compte des absences planifiées, de la récupération et des heures de tâches déjà planifiées.
Une capacité disponible négative signifie que la charge de travail planifiée dépasse la marge disponible. Cela peut signaler une surcharge ou la nécessité de replanifier certaines tâches.
Pourcentage de productivité
Le pourcentage de productivité détermine quelle partie des heures de travail d’un employé compte comme capacité productive. Un employé qui travaille 40 heures par semaine avec un pourcentage de productivité de 80 % dispose par exemple de 32 heures productives par semaine dans Capacité des employés.
Le pourcentage est défini par défaut sur 100 %. Vous pouvez le configurer par employé via Paramètres > Employés > fiche employé > Horaire de travail, ou pour plusieurs employés à la fois à l’aide d’une action globale.
👉 Productif ne signifie pas facturable. Le pourcentage de productivité détermine la part des heures de travail disponible pour les tâches dans AdminPulse. Il ne détermine pas le temps que vous facturez à un client.
Une tâche peut par exemple représenter une heure facturable pour le client, alors que différents employés y consacrent un temps différent. Un employé expérimenté la termine peut-être en 30 minutes, tandis qu’un stagiaire a besoin de plusieurs heures. Pour le planificateur de capacité, c’est le temps à planifier et à prester en interne qui compte. Celui-ci est indépendant du temps finalement facturé.
Un employé ne doit donc pas nécessairement être productif à 100 %. Lors de la définition du pourcentage, tenez également compte des réunions internes, de l’accueil, de l’organisation du cabinet et des autres activités qui ne sont pas planifiées comme des tâches dans AdminPulse.
💡 Ne déduisez pas vous-même du pourcentage de productivité les absences comme les congés, les jours de récupération et les jours fériés. AdminPulse les traite séparément dans le calcul de la capacité.
Quels paramètres contrôler ?
Contrôlez les données suivantes lorsque vous commencez à utiliser le planificateur de capacité ou lorsqu’un rapport ne donne pas le résultat attendu.
Horaire de travail et pourcentage de productivité par employé
AdminPulse a besoin d’un horaire de travail pour calculer la capacité d’un employé. Vous pouvez créer ou modifier cet horaire via Paramètres > Employés > fiche employé > Horaire de travail.
Des tirets apparaissent dans les colonnes de capacité pour les employés sans horaire de travail. Contrôlez également le pourcentage de productivité et adaptez la valeur par défaut de 100 % si elle ne correspond pas à la réalité.
Adapter le pourcentage de productivité de plusieurs employés
Vous souhaitez définir le même pourcentage pour plusieurs employés ? Vous pouvez le faire en une seule fois à l’aide d’une action globale :
- Sélectionnez les employés concernés.
- Choisissez Action globale > Modifier le pourcentage de productivité.
- Saisissez un pourcentage compris entre 0 % et 100 %.
- Confirmez l’action.
AdminPulse applique le pourcentage à tous les employés sélectionnés qui disposent d’un horaire de travail.
👉 Le pourcentage de productivité est enregistré sur l’horaire de travail. Les employés sans horaire ne sont donc pas mis à jour. Après l’action, AdminPulse indique combien d’employés sélectionnés n’ont pas été mis à jour.
Absences et récupération
AdminPulse déduit les absences planifiées et la récupération de la capacité disponible. Vous gérez les absences via Grh > Absences par employé.
Le solde restant des compteurs d’absence est également pris en compte. La capacité restante tient ainsi compte des absences que l’employé n’a pas encore planifiées.
Veillez à encoder les absences à temps afin que Capacité des employés donne une image réaliste des périodes chargées et de la marge disponible.
Contrôler les durées planifiées et les durées spécifiques
Utilisez la Matrice de planification des tâches par relation (Tâches > Matrice de planification des tâches par relation) pour vérifier quelles tâches ont une durée planifiée et pour quelles relations une durée spécifique a été définie.
Les valeurs de la matrice sont présentées comme suit :
- En gras et en italique : la valeur provient du modèle de tâche.
- En gras et en orange : une durée planifiée spécifique a été définie pour cette relation sur la tâche principale ou l’une de ses sous-tâches.
- Tiret (-) : aucune programmation de tâche n’existe pour ce modèle de tâche.
- 0:00 : une programmation de tâche existe, mais aucune durée planifiée n’est définie.
La durée planifiée par défaut du modèle apparaît en gris sous le nom de la colonne. Cliquez sur l’en-tête d’une colonne pour trier les relations selon leur durée planifiée.
Cliquez sur une durée planifiée dans la matrice pour ouvrir la programmation de cette relation et modifier la durée spécifique.
Lorsque vous modifiez l’Utilisateur attribué ou la durée planifiée, l’option permettant d’appliquer la modification aux tâches qui ne sont pas encore terminées est cochée par défaut. Laissez-la cochée pour mettre à jour les tâches ouvertes existantes. Décochez-la si la modification doit uniquement s’appliquer aux nouvelles tâches.
💡 Vous souhaitez adapter ou réinitialiser la durée planifiée pour une sélection de relations ? Utilisez l’action globale Modifier durée planifiée dans la Matrice de planification des tâches par relation.
Configurer et contrôler les attributions de tâches
Lorsqu’AdminPulse crée une tâche à partir d’une programmation de tâche, l’employé attribué est enregistré sur la tâche elle-même.
Pour les tâches qui n’ont pas encore été créées, AdminPulse détermine l’attribution attendue dans l’ordre suivant :
- L’attribution spécifique définie pour la relation dans la programmation de tâche.
- L’attribution du modèle de tâche. Si le modèle utilise un profil d’employé, AdminPulse vérifie quel employé remplit ce profil pour la relation.
- Pour une sous-tâche sans attribution propre : l’attribution de la tâche principale.
Si le profil d’employé utilisé n’est pas complété sur la relation, la charge de travail n’est pas attribuée à un employé précis. Elle apparaît alors dans la ligne Non attribué de Capacité des employés.
Utilisez la Matrice des attributions par relation pour vérifier si les profils d’employé et les responsabilités sont correctement répartis. Consultez également régulièrement la ligne Non attribué au bas de Capacité des employés.
👉 En cas d’attribution inattendue, contrôlez le modèle de tâche, les profils d’employé complétés sur la relation et les éventuelles attributions spécifiques dans la programmation de tâche.
Lier les enregistrements du temps aux tâches
Seuls les enregistrements du temps de type travail liés directement à la tâche sont déduits de la durée planifiée. Les enregistrements non liés et les enregistrements d’absence, de récupération ou de formation ne sont pas pris en compte dans la durée restante.
Plus les enregistrements de travail sont correctement liés aux tâches, plus la durée restante et les calculs de charge de travail deviennent précis au fil du temps.
Pourquoi certains résultats semblent-ils inattendus ?
Si un rapport n’affiche pas ce que vous attendez, cela vient généralement de données manquantes, incomplètes ou filtrées.
- Pas de durée planifiée : la tâche n’est pas prise en compte dans les calculs de charge de travail.
- Ni date d’exécution ni date limite : la tâche ou le to-do n’apparaît pas automatiquement dans l’aperçu de la semaine du Planificateur hebdomadaire.
- Pas d’horaire de travail : AdminPulse ne peut pas calculer la capacité de l’employé.
- Tâches non attribuées : la charge de travail apparaît dans la ligne Non attribué et non chez un employé précis.
- Enregistrements non liés ou qui ne concernent pas du travail : ces enregistrements ne sont pas pris en compte dans la durée restante.
- Filtres actifs : l’écran n’affiche peut-être qu’une partie des données.
Comment tirer le meilleur parti du planificateur de capacité ?
Utilisez les trois volets ensemble
Le planificateur de capacité est le plus utile lorsque vous combinez la gestion de la charge de travail, le suivi de l’avancement et la planification à court terme. Chaque écran répond à une partie différente de vos questions de planification.
Utilisez Capacité des employés pour repérer les employés qui risquent d’être surchargés et les périodes pendant lesquelles la charge de travail atteint un pic. Regroupez les données par mois ou par trimestre pour obtenir une vue plus large, ou par tâche pour voir où se concentre le plus grand nombre d’heures.
Utilisez Avancement des tâches par employé pour suivre l’avancement d’une tâche principale et de ses sous-tâches. Cet écran est particulièrement utile pour les tâches récurrentes composées de plusieurs étapes, comme les comptes annuels ou les déclarations.
Utilisez le Planificateur hebdomadaire pour la planification à court terme : qu’est-ce qui est prévu aujourd’hui, demain et plus tard cette semaine ? Les tâches et to-do sans date d’exécution apparaissent à leur date limite. Sans date d’exécution ni date limite, vous les retrouvez via le panneau latéral Planifier les tâches, l’Aperçu des tâches ou le Tableau des tâches.
Commencez tôt, même avec des estimations incomplètes
Au départ, la durée planifiée est souvent une estimation. À mesure que vous disposez de davantage d’enregistrements du temps et que vous ajustez les durées spécifiques par relation, les calculs de charge de travail deviennent plus précis.
N’attendez donc pas que tout soit parfaitement configuré. Le planificateur de capacité fournit rapidement des informations utiles, qui vous aident ensuite à affiner la configuration.
Planifiez à l’avance, même avant la création des tâches
Capacité des employés affiche également la charge de travail des périodes futures pour lesquelles les tâches n’ont pas encore été créées. Tant qu’une programmation de tâche existe pour la relation, AdminPulse calcule la charge de travail attendue sur la base de la durée planifiée, de l’attribution attendue et des dates limites de cette programmation.
Vous voyez ainsi plusieurs mois ou trimestres à l’avance quand la charge de travail augmentera, avant même que les tâches apparaissent dans l’Aperçu des tâches.
La date limite découle de la programmation de tâche. Vous pouvez également définir une date d’exécution pour indiquer quand vous souhaitez travailler sur la tâche. Vous répartissez ainsi la charge de travail dans le temps et évitez que tout s’accumule au dernier moment.
Adoptez une routine de suivi
Le planificateur de capacité reste plus fiable si vous contrôlez et ajustez régulièrement les données.
- Chaque semaine : contrôlez le Planificateur hebdomadaire et vérifiez s’il reste des tâches ou des to-do ouverts de la semaine précédente.
- Chaque mois : consultez Capacité des employés pour repérer les pics, les surcharges et la marge disponible.
- Périodiquement : contrôlez les durées planifiées, les durées spécifiques par relation, les attributions de tâches et les pourcentages de productivité.
💡 Bon à lire
Cet article fait partie de la série consacrée au planificateur de capacité. Utilisez les articles ci-dessous pour mieux comprendre le module étape par étape.
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Commencez ici
- Vous souhaitez d’abord obtenir un aperçu général du module ? Consultez : Planificateur de capacité dans AdminPulse : de l’approximation à la maîtrise.
- Vous souhaitez savoir quels paramètres, notions et bonnes habitudes sont importants pour obtenir des résultats fiables ? Consultez : Tirer le meilleur parti du planificateur de capacité : notions, configuration et conseils.
- Gestion de la charge de travail
- Suivi de l’avancement
- Planification à court terme
- Planificateur de capacité dans les écrans de tâches