Grâce à la connexion entre votre agenda Outlook (Outlook ou Office 365) et AdminPulse, vos rendez-vous s’affichent directement dans votre Planificateur hebdomadaire. Vous pouvez ainsi planifier vos tâches en tenant compte des réunions et des rendez-vous déjà inscrits dans votre agenda.
Dans cet article, vous découvrirez quels rendez-vous sont affichés, les conditions à remplir, comment configurer la connexion et que faire si celle-ci ne fonctionne plus.
👉 Uniquement disponible avec le Planificateur de capacité
Pour utiliser cette connexion, votre fiduciaire doit disposer du module Planificateur de capacité. Les rendez-vous de votre agenda s’affichent en effet dans le Planificateur hebdomadaire, qui fait partie de ce module.
Votre fiduciaire n’utilise pas encore le Planificateur de capacité ? Le module est disponible sur demande. Pour en savoir plus, consultez De l’approximation à la maîtrise : gérez votre fiduciaire en fonction de ses capacités.
Qu’affiche la connexion avec votre agenda Outlook ?
Cette connexion vous permet :
- d’afficher les rendez-vous de votre agenda Outlook dans votre propre Planificateur hebdomadaire ;
- de consulter l’objet, l’heure et le statut de chaque rendez-vous ;
- de planifier vos tâches tout en gardant vos rendez-vous existants à l’écran.
Quelles sont les limites de la connexion ?
La connexion est en lecture seule : AdminPulse consulte votre agenda pour afficher vos rendez-vous, mais ne peut ni modifier ni supprimer quoi que ce soit dans Outlook. Concrètement :
- Vous continuez à créer et à modifier vos rendez-vous dans Outlook.
- Les rendez-vous n’ont aucune incidence sur votre temps prévu ou disponible dans le Planificateur hebdomadaire. Ils sont affichés uniquement à titre informatif et ne sont pas pris en compte dans la capacité planifiée.
- Vous voyez uniquement votre propre agenda, dans votre propre Planificateur hebdomadaire. Les autres utilisateurs ne voient pas vos rendez-vous et vous ne voyez pas les leurs.
- AdminPulse ne crée aucune tâche à partir de vos rendez-vous.
Conditions requises pour connecter votre agenda Outlook
Avant de configurer la connexion, vérifiez que les conditions suivantes sont remplies :
- votre fiduciaire utilise le module Planificateur de capacité ;
- vous disposez d’un compte Microsoft (Outlook ou Office 365) associé à un agenda ;
- vous avez accès à Paramètres > Applications connectées dans AdminPulse.
AdminPulse ne facture pas de frais supplémentaires pour cette connexion. Vous devez toutefois disposer d’un compte Microsoft actif associé à un agenda.
Chaque utilisateur configure lui-même la connexion. Si vous souhaitez afficher votre agenda Outlook dans votre Planificateur hebdomadaire, vous devez établir vous-même la connexion. Si un collègue ne connecte pas son agenda, aucun rendez-vous ne sera affiché pour cet utilisateur.
Configurer la connexion avec votre agenda Outlook
Configurez la connexion comme suit :
- Allez dans Paramètres > Applications connectées.
- Recherchez la carte correspondant à l’agenda Outlook.
- Cliquez sur Connect sur la carte.
- Connectez-vous à votre compte Microsoft, puis accordez les autorisations demandées. AdminPulse demande l’autorisation de consulter votre agenda, de maintenir votre session active et d’utiliser les informations de base de votre profil ainsi que votre adresse e-mail. La connexion dispose uniquement d’un accès en lecture à votre agenda.
- Après confirmation, vous êtes automatiquement redirigé vers AdminPulse.
👉 La connexion s’effectue via l’écran de connexion et d’autorisation de Microsoft. Il n’existe pas de bouton distinct pour tester ou enregistrer la connexion. Celle-ci est active dès que vous avez accordé les autorisations demandées.
Consulter vos rendez-vous dans le Planificateur hebdomadaire
Dès que la connexion est active, vos rendez-vous apparaissent automatiquement dans votre Planificateur hebdomadaire, le jour où ils ont lieu.
Les rendez-vous sont identifiés par une icône de calendrier et triés par heure de début. Pour chaque rendez-vous, le Planificateur hebdomadaire affiche :
- l’objet du rendez-vous ;
- les heures de début et de fin, ou Toute la journée pour un rendez-vous qui dure toute la journée ;
- le statut du rendez-vous :
- Occupé(e) : affichage standard ;
- Disponible : affichage dans un gris légèrement plus clair ;
- Absent(e) du bureau : affichage sur fond lilas ;
- Provisoire : affichage en jaune ;
- Travaille ailleurs : affichage en vert.
Vos rendez-vous sont uniquement visibles dans votre propre Planificateur hebdomadaire. Lorsque vous consultez celui d’un collègue, vous ne voyez pas ses rendez-vous.
💡 Lors de la première ouverture du Planificateur hebdomadaire de la journée, le chargement des rendez-vous peut prendre quelques secondes de plus.
Que faire si la connexion ne fonctionne plus ?
La connexion avec votre agenda Outlook peut cesser de fonctionner, par exemple si l’autorisation d’accès a été retirée ou a expiré. Vos rendez-vous n’apparaissent alors plus dans le Planificateur hebdomadaire et le message suivant s’affiche : Il y a un problème avec la connexion à votre calendrier. Veuillez la rétablir.
Rétablissez la connexion comme suit :
- Allez dans Paramètres > Applications connectées.
- Recherchez la carte correspondant à l’agenda Outlook et cliquez à nouveau sur Connect.
💡 Bon à lire
Consultez également ces articles pour en savoir plus sur le Planificateur de capacité et le Planificateur hebdomadaire :