Lorsqu’une entreprise individuelle cesse ses activités, le client peut rester client à titre privé ou poursuivre ses activités sous la forme d’une société. Dans cet article, vous découvrez les adaptations à effectuer dans les deux situations.
- Le client reste client à titre privé : modifiez le Type de relation de Entreprise individuelle en Personne.
- Le client poursuit ses activités sous la forme d’une société : modifiez la relation existante en Personne et créez une nouvelle relation pour la société.
💡 Si la relation client prend fin, vous pouvez rendre la relation inactive. Pour en savoir plus, consultez l’article Rendre des relations inactives, les restaurer ou les supprimer définitivement.
Modifier le type de la relation existante en Personne
En modifiant le Type de relation, vous continuez à travailler dans un seul dossier relation pour la même personne. Vous évitez ainsi de créer plusieurs dossiers pour cette personne. Les relations ne peuvent pas être fusionnées dans AdminPulse.
Que vérifier avant de modifier le type de relation ?
Vérifiez si l’une des situations suivantes s’applique. AdminPulse bloque la modification tant que les adaptations nécessaires n’ont pas été effectuées :
- Planification de facturation basée sur l’année de référence : si la relation possède une planification de facturation basée sur l’année de référence (exercice comptable), supprimez d’abord cette planification de facturation. Le type de relation Personne ne comporte pas d’exercices comptables.
- Missions en cours lors d’une modification du statut : si vous modifiez également le statut de Client à un autre statut, par exemple Autre, clôturez d’abord les missions sans date de fin. Si le statut reste Client, aucune adaptation n’est nécessaire et les missions et la facturation en cours peuvent se poursuivre.
💡 Avant de modifier le type de relation, notez dans le champ Commentaires les informations que vous souhaitez conserver directement dans le dossier, par exemple une date de cessation ou une ancienne référence.
Comment modifier le type de relation en Personne ?
Pour modifier le type de relation, vous devez disposer des droits nécessaires pour modifier les relations.
- Ouvrez le dossier relation.
- Dans la section Identification, cliquez sur le champ Type de relation. Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous pouvez modifier le type de relation, le statut et le pays.
- Modifiez le type de relation en Personne.
- Complétez les champs obligatoires pour une personne. AdminPulse affiche automatiquement ces champs dans la même fenêtre.
- Cliquez sur Sauver.
Comment consulter les modifications apportées aux données ?
Après avoir modifié le Type de relation, vous pouvez consulter les champs modifiés dans le Journal d’audit. Selon le champ, vous y retrouvez l’ancienne et la nouvelle valeur.
Dans le dossier relation, accédez à Plus d’actions > Journal d’audit.
Que faire des programmations de tâches ?
La modification du type de relation n’adapte pas automatiquement les programmations de tâches. Vérifiez quelles programmations concernent uniquement l’entreprise individuelle, comme la déclaration TVA, et arrêtez-les lorsqu’elles ne s’appliquent plus.
Vous avez deux possibilités :
- Définir une date de fin : après cette date, la programmation ne crée plus de nouvelles tâches. Les tâches déjà créées, y compris celles dont l’échéance est future, sont conservées. Vous pouvez les supprimer manuellement si nécessaire.
- Supprimer la programmation de tâches : AdminPulse vous demande si vous souhaitez également supprimer les tâches liées dans le Tableau des tâches. Si vous choisissez Oui, toutes les tâches créées à partir de cette programmation sont supprimées, y compris les tâches déjà exécutées. Si vous choisissez Non, les tâches créées sont conservées et seule la programmation est supprimée.
Créer une nouvelle relation pour la société
Le client passe d’une entreprise individuelle à une société ? Conservez la relation existante pour la personne physique et créez une relation distincte pour la société.
Procédez comme suit :
- Dans la relation existante, modifiez le Type de relation de Entreprise individuelle en Personne.
- Créez une nouvelle relation pour la société.
- Liez la personne à la relation de la société via Relations liées.