Grâce au planificateur de capacité, vous voyez non seulement le budget en heures d’une mission, mais aussi sa durée planifiée. Vous définissez vous-même le budget en heures. AdminPulse calcule la durée planifiée à partir des programmations de tâches de la mission.
Vous voyez ainsi si votre planification respecte le budget. Par exemple, si le budget est de 40 heures et la durée planifiée de 62 heures, vous planifiez 22 heures de plus que les 40 heures budgétées. Vous pouvez alors adapter le budget ou les programmations de tâches.
Dans cet article, vous découvrez où comparer le budget et la durée planifiée, ce que signifie un écart positif ou négatif et comment reprendre les heures planifiées dans le budget.
👉 Les fonctionnalités présentées dans cet article sont uniquement disponibles si votre cabinet utilise le module planificateur de capacité. Vous souhaitez utiliser ce module ? Faites-en la demande via la page consacrée au planificateur de capacité.
Quelle est la différence entre le budget, les enregistrements et la durée planifiée ?
Vous comparez trois types d’informations :
- le budget : les montants et les heures que vous avez prévus pour la mission ;
- les enregistrements : les montants et les heures déjà enregistrés ;
- la durée planifiée : le nombre d’heures nécessaires à la mission selon les programmations de tâches.
En comparant ces valeurs, vous voyez si le budget correspond au travail prévu. Vous repérez également les missions pour lesquelles du travail est déjà planifié, mais aucun budget n’a encore été défini.
Pour en savoir plus sur la durée planifiée et les paramètres qui influencent son calcul, consultez l’article Tirer le meilleur parti du planificateur de capacité : notions, configuration et conseils.
Où comparer le budget et la durée planifiée ?
La durée planifiée est disponible dans l’écran Budgets et à deux endroits dans le dossier relation.
Comparer toutes les missions dans l’écran Budgets
Accédez à Dossiers relations > Budgets.
Consulter le budget total selon vos filtres
En haut de l’écran Budgets, deux chiffres récapitulatifs s’affichent : Total budget (montant) et Total budget (heures). Vous voyez ainsi le budget total des missions qui correspondent aux filtres actifs.
Comparer le budget en heures et la durée planifiée par mission
Deux colonnes supplémentaires vous permettent de comparer le budget et la planification :
- Durée planifiée (heures) : la durée planifiée de la mission pour l’année de la ligne budgétaire. Cette colonne est affichée par défaut.
- Écart % (budget vs. durée planifiée) : l’écart en pourcentage entre les heures budgétées et la durée planifiée. Ajoutez cette colonne via Modifier les colonnes.
Que signifie l’écart en pourcentage ?
AdminPulse utilise la durée planifiée comme référence et calcule l’écart des heures budgétées par rapport à cette durée :
(heures budgétées ÷ durée planifiée - 1) × 100
- Un pourcentage positif signifie que les heures budgétées sont supérieures à la durée planifiée.
- Un pourcentage négatif signifie que les heures budgétées sont inférieures à la durée planifiée.
Un budget de 10 heures et une durée planifiée de 8 heures donnent un écart de +25 %. Un budget de 8 heures et une durée planifiée de 10 heures donnent un écart de -20 %.
Si le budget et la durée planifiée sont identiques, AdminPulse affiche un tiret. Si l’une des deux valeurs manque ou est égale à zéro, la cellule reste vide.
💡 Un écart négatif n’est pas une erreur. Il indique que le nombre d’heures planifiées dépasse le nombre d’heures budgétées.
Suivre l’avancement dans le graphique
Le graphique affiché à côté de Utilisé % (heures) montre comment les heures enregistrées se situent par rapport au budget et à la durée planifiée :
- en bleu : les heures enregistrées par mois ;
- en orange : la ligne du budget ;
- en violet : la ligne de la durée planifiée.
Vous pouvez ainsi suivre, tout au long de l’année, les heures enregistrées par rapport au budget et à la planification.
Cliquez sur le graphique pour l’agrandir. Si le budget et la durée planifiée sont identiques, les lignes se superposent sous le libellé Budget et durée planifiée sont égaux.
Consulter la durée planifiée par année dans le dossier relation
Dans le dossier relation, vous pouvez consulter la durée planifiée à deux endroits :
- Sous Gestion des tâches > Programmation des tâches, la colonne Durée planifiée par an affiche la durée planifiée pour une année civile complète.
- Sous Facturation > Planification de facturation > icône en forme de balance, la colonne Heures planifiées affiche la durée planifiée à côté du budget et des heures enregistrées pour chaque année affichée.
La valeur Durée planifiée par an se base sur une année complète. La valeur Heures planifiées tient compte des dates de début et de fin de la programmation de tâches pour l’année concernée. Les deux valeurs peuvent donc être différentes.
💡 Les valeurs Heures planifiées dans le dossier relation et Durée planifiée (heures) dans l’écran Budgets correspondent à la même valeur calculée.
Définir le budget en heures à partir de la durée planifiée
La durée planifiée correspond-elle au budget en heures que vous souhaitez définir ? Utilisez une action globale pour reprendre les heures planifiées comme heures budgétaires pour plusieurs missions.
- Accédez à Dossiers relations > Budgets.
- Sélectionnez l’année budgétaire sous Année.
- Appliquez les filtres souhaités et sélectionnez les missions à mettre à jour.
- Cliquez sur Action globale > Modifier le budget (heures).
- Sous Méthode, sélectionnez Utiliser les heures planifiées comme heures budgétaires.
- Cochez Remplacer le budget existant, s'il y en a un mis en place si vous souhaitez remplacer les heures budgétées existantes. Cette option est désactivée par défaut.
- Cliquez sur OK.
AdminPulse crée une ligne budgétaire s’il n’en existe pas encore et si des heures planifiées sont disponibles. Si une ligne budgétaire existe déjà sans heures budgétées, AdminPulse complète cette valeur. Les heures budgétées existantes ne sont remplacées que si vous activez l’option de remplacement.
👉 Vérifiez votre sélection avant de confirmer l’action. Si l’option de remplacement est activée pour une mission sans durée planifiée, AdminPulse efface les heures budgétées existantes. Si la ligne ne contient pas non plus de montant budgétaire, elle est entièrement supprimée.
AdminPulse traite l’action en arrière-plan. L’aperçu est automatiquement actualisé dès que le traitement est terminé.
💡 Les heures budgétées ainsi définies constituent un instantané. Si vous modifiez ensuite la programmation de tâches, AdminPulse n’adapte pas automatiquement le budget. Exécutez de nouveau l’action globale pour aligner les heures budgétées sur la planification.
💡 Bon à lire
Cet article fait partie de la série consacrée à la planification de capacité. Utilisez les articles ci-dessous pour mieux comprendre le module étape par étape.
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Commencez ici
- Vous souhaitez d’abord obtenir un aperçu général du module ? Consultez : Planificateur de capacité dans AdminPulse : de l’approximation à la maîtrise.
- Vous souhaitez savoir quels paramètres, notions et bonnes habitudes sont importants pour obtenir des résultats fiables ? Consultez : Tirer le meilleur parti du planificateur de capacité : notions, configuration et conseils.
- Gestion de la charge de travail
- Suivi de l’avancement
- Planification à court terme
- Planification de capacité dans les écrans de tâches
- Budgets et notions clés