Configuration du suivi des tâches - Modifier l'état des tâches après le téléchargement de documents

Avec la configuration du suivi des tâches, vous pouvez faire en sorte que lorsqu'un document est reconnu par AdminPulse et qu'il est éventuellement signé, certaines actions soient exécutées automatiquement. 1. Général: la configuration du suivi des tâches fonctionne comment?  2. Le lien entre le document et la tâche 3. Paramètres recommandés 4. Quelques exemples Mettre une tâche en état "accomplie" après le téléchargment d'un accusé de réception de TVA Définier la déclaration Intracom comme non applicable Remplir le solde de la TVA

1. Général: la configuration du suivi des tâches fonctionne comment? 

Pour configurer le suivi des tâches correctement, il est important de comprendre comment il fonctionne. 

1. Evénement déclencheur: il s'agit toujours de la reconnaissance d'un document, ou de la lecture d'une certaine donnée dans un document.
2. Le document doit être signé: cochez cette case si la (sous-)tâche ne doit pas changer de statut tant que le document n'est pas signé.
3. La tâche: vous déterminez quel état de la (sous-)tâche doit être modifié lorsque l'événement (1) se produit. En outre, la (sous-)tâche peut être marquée comme "bloquée" ou "non applicable". Vous pouvez également choisir de ne pas modifier le statut.
4. La date de référence: la zone de recherche sera définie sur la base de la date de référence du document reconnu. 
   • TVA et déclaration Intracom: la date de référence est le dernier jour de la période à laquelle le document se rapporte.
   • TVA Liste des clients: la date de référence est le dernier jour de l'année civile à laquelle la liste se rapporte.
   • ISOC: la date de référence est le dernier jour de l'exercice auquel l'impôt se rapporte
   • IPP Personne: la date de référence est le dernier jour de la période imposable.
5. Début et fin de la recherche par rapport à la date de référence: vous définissez la zone de recherche en fonction de la date de référence du document reconnu. AdminPulse recherchera une tâche dont l'échéance se situe dans cette zone de recherche. Si la date dcoument est par exemple le 30/06 et que votre tâche peut avoir une date limite entre juin et août, alors dans Début de la recherche vous mettez "30" (PAS "-30") et dans Fin de la recherche  "62". 

Ainsi, lorsqu'un document est chargé et reconnu, AdminPulse recherche une tâche du type spécifié dans les paramètres du configuration du suivi des tâches, et si elle est trouvée avec une échéance qui tombe dans la zone de recherche définie, l' état de cette tâche sera modifié.

2. Le lien entre le document et la tâche

Quand AdminPulse reconnaît le document et le paramètre du configuration du suivi de tâches est exécuté avec succès, l' état de la tâche est modifié.

Le document est maintenant lié à la tâche en question:

Comme le document et la tâche sont liés, vous pouvez automatiquement envoyer par courriel le document d'une tâche au client, en ajoutant le type de document au modèle de courriel. (Comment faire: ajouter annexe au e-mail de facturation)

3. Paramètres recommandés

La zone de recherche est très importante. Elle doit être suffisamment grande pour que la bonne tâche soit trouvée, mais si elle est trop grande, seule la tâche de la période suivante pourrait être trouvée et modifée.

Par conséquent, les recommandations suivantes :

	Début de la recherche par rapport à la date de référence	Fin de la recherche par rapport à la date de référence
Déclaration de TVA et tout ce qui s'y rapporte	0	30
Listing TVA	0	350
Tous les autres	0	350

Cliquez sur "Ajouter". un écran apparaît dans lequel vous devez d'abord sélectionner l'évenement déclancheur en haut, puis vous remplissez les paramètres correspondants. Enfin, cliquez sur "ok" pour enregistrer le paramètre. A partir de maintenant, l'action sera exécutée.

4. Quelques exemples

Voici quelques exemples d'actions que vous pourriez configurer. Ces exemples sont basés sur les modèles de tâches fournis au démarrage. Comme les tâches dans AdminPulse peuvent être modifiées comme souhaités, vous pouvez être amené à choisir différentes tâches ou sous-tâches.

4.1. Mettre une tâche en état "accomplie" après le téléchargment d'un accusé de réception de TVA

Pour décocher une tâche lorsqu'un reçu de TVA est téléchargé, ajoutez les paramètres comme ci-dessous.

1. Evénement déclancheur: "Déclaration TVA - accusé de réception identifié", car cette action peut être effectuée sur toutes les accusés de réceptions identifiés.
2. Tâche principale, sous-tâche et nouvel état. Dans ce cas, choisissez de définier la sous-tâche "Déposer TVA" de la tâche "Déclaration TVA" comme état "Accomplie". 
3. Début de recherche par rapport à la date de référence: une tâche est recherchée à partir de la date de référence
4. Fin de la recherche par rapport à la date de référence: une recherche est effectuée dans les 30 jours suivant la date de référence

Si vous souhaitez également modifier l'état d'une autre sous-tâche, ajoutez un autre paramètre avec le même "événement déclencheur".

4.2. Définier la déclaration Intracom comme non applicable

AdminPulse peut déterminer, à partir des montants figurant dans les grilles des déclarations TVA, si une déclaration intracom doit être déposée et modifier l'état d'une tâche en fonction de cela.

1. Pour les dossiers ne nécessitant pas de déclaration Intracom
2. mettre la sous-tâche "Déclaration Intracom" à "Accomplis".
3. et la marquer comme non applicable (de cette façon, vous pouvez voir la différence avec les relations pour lesquelles la tâche vient d'être exécutée). Non applicable" est indiqué en rayant le nom de la tâche. 

4.3. Remplir le solde de la TVA

Ce paramètre permet de remplir automatiquement le champ du solde de TVA avec le montant lu sur le déclaration de TVA. 

Comme "évenement déclencheur", vous choisissez  l'action "déclaration TVA - remplir la solde".