Avec AdminPulse, vous pouvez faire créer des tâches pour une relation de manière automatisée. Cela se fait en liant un modèle de tâches à un calendrier dans un dossier relation. Le calendrier détermine à quelle fréquence et à quels moments la tâche est ajoutée au Tableau des tâches pour la relation.
Les tâches créées par AdminPulse de cette manière sont appelées « tâches planifiées » et apparaissent automatiquement pendant la nuit, le jour prévu.
Configurer la programmation des tâches
Les paramètres pour configurer la programmation des tâches se trouvent dans la section Gestion des tâches dans le bloc Programmation des tâches du dossier relation. Deux options sont disponibles pour commencer :
-
Ajouter la programmation des tâches courantes
Avec l'option 'Ajouter la programmation des tâches courantes', vous accédez à une liste de modèles de tâches associés au type de relation en question. Vous pouvez adapter cette liste en supprimant les tâches non pertinentes pour la relation. Pour les tâches restantes, vous définissez le calendrier ainsi que les dates de début et de fin de la programmation. Une fois les modifications enregistrées, toutes les programmations de tâches souhaitées sont créées pour la relation.
Cette option est particulièrement utile lors de l'initiation d'une collaboration avec un nouveau client, car elle permet de programmer rapidement des tâches standard.
💡Dès qu'une première programmation de tâche a été ajoutée à un dossier relation, l'option 'Ajouter la programmation des tâches courantes' n’est plus affichée.
-
Ajouter la programmation d'une tâche spécifique
Ajouter la programmation d'une tâche spécifique vous permet de paramétrer une programmation pour une tâche spécifique. Dans la fenêtre qui s'ouvre, les paramètres suivants doivent être configurés :
- Modèle de tâche : Sélectionnez la tâche qui doit être automatiquement programmée (par exemple, « Déclaration TVA » ou « Rapport de gestion »).
- Calendrier : Choisissez le calendrier contenant les dates de planification et les délais. Seuls les calendriers pertinents pour la tâche choisie seront affichés.
- Début de programmation : Indiquez à partir de quand AdminPulse doit programmer les tâches. Vous pouvez planifier à l'avance ou même revenir jusqu'à un an en arrière.
- Fin de programmation : Définissez jusqu'à quelle date les tâches doivent être automatiquement créées.
- Configuration : Le cas échéant, configurez chaque sous-tâche pour indiquer si elle doit être programmée ou non, ou avec un statut spécifique (par exemple, 'sous-tâche non applicable').
- Date limite : Renseignez ce champ si le calendrier nécessite des délais spécifiques.
👉 Note : Si vous ajoutez une nouvelle programmation pour le jour même, la première tâche programmée sera immédiatement ajoutée au Tableau des tâches.
Gestion de la programmation des tâches
Après avoir défini une programmation, vous trouverez un aperçu de toutes les programmations actives dans la section Gestion des tâches > Programmation des tâches du dossier relation. Cet aperçu inclut :
- Modèle de tâches : Le nom de la tâche.
- Calendrier : Le calendrier de programmation associé (par exemple, mensuel ou annuel).
- Mission : La mission associée.
- Début de la programmation : La date de début de la programmation.
- Fin de la programmation : Si défini, la date à laquelle la programmation automatique s'arrête.
Pour chaque programmation, des boutons d'action sont disponibles pour gérer la programmation :
- Icône de poubelle : Supprimez la programmation.
- Icône d'information : Consultez les dates limites et les dates de planification pour les prochaines lignes du calendrier.
- Effectuer la ligne suivante du calendrier maintenant : Ajoutez immédiatement la prochaine tâche programmée au Tableau des tâches.
- Ouvrir le Tableau des tâches : Consultez la tâche programmée sur le Tableau des tâches.
- Remarque dossier relation : Consultez ou ajoutez un commentaire.
- Ouvrir la configuration sous-tâches : Définissez si des sous-tâches doivent être créées et leur statut.
💡 AdminPulse ajoute des tâches au Tableau des tâches le jour prévu. Si vous souhaitez qu'une tâche apparaisse plus tôt, utilisez le bouton Effectuer la ligne suivante du calendrier maintenant.
💡 Conseils pour une bonne programmation
- Pour certaines programmations, comme les bilans ou les assemblées générales, il est essentiel que les champs 'Fin de l'exercice comptable' et 'Prochaine Assemblée Générale' soient correctement remplis. Ces informations peuvent être ajustées dans la section Information comptable du dossier relation.
- Assurez-vous que les modèles de tâches sont associés au bon type de relation (Paramètres > Modèles de tâches) afin de rendre la liste des tâches proposées dans 'Ajouter la programmation des tâches courantes' aussi pertinente que possible.
- Adaptez les configurations des sous-tâches si certaines étapes ne sont pas pertinentes pour une relation spécifique.
À lire également
Consultez également les articles connexes pour plus d'informations sur les modèles de tâches, les calendriers, etc. :