Introduction
AdminPulse vous permets d’adapter le contenu et le formulaire de votre facture à vos propres souhaits. Vous faites cela en modifiant un modèle de facture.
Par défaut, il existe deux modèles de factures dans AdminPulse, un avec des lignes de facture et un avec uniquement une description et les totaux. Un modèle pour les notes de crédit et deux pour les détails de la facture existent également. Trouvez-les sous Paramètres > Modèles de facture.
Avec les modèles du type Détail de facture, l'ordre dans lequel les enregistrements doivent être affichés peut être effectué de deux manières: trié par article ou trié par date.
Un modèle de facture est un document Word avec des champs de saisie dans lesquels les détails de la facture sont entrés. Chaque modèle de facture a un nom, un type (facture, note de crédit ou détail) et une langue. À la coche verte, vous voyez si un modèle est activé.
Cinq actions sur un modèle peuvent être effectué:
- Télécharger
- Activer
- Remplacer
- Supprimer
- Visualisez
Puisqu'un modèle est utilisé pour une seule langue, un modèle doit donc être actif pour chaque langue dans laquelle vous facturez. Si aucun modèle n'est actif pour la langue dans laquelle une facture sera créée, vous recevrez un message d'erreur dans la facture provisoire :
Télécharger, ajouter et remplacer des modèles de facture.
Pour la personnalisation d’un modèle il faut d’abord le télécharger.
Après l'avoir sauvegardé sur votre PC, ouvrez-le dans Word et adaptez-le complètement à vos besoins.
- Vous pouvez ajouter des conditions de paiement
- Modifier la mise en page (logo, textes)
- Inclure des numéros de compte supplémentaires dans le modèle
Après avoir modifié le document, ajoutez-le en tant que nouveau modèle avec le bouton plus ci-dessous :
Dans le modal qui s'ouvre, entrez un nom pour votre modèle, une langue et un type. Enfin, choisissez le fichier modifié à télécharger.
Remplacez un modèle existant par une nouvelle version en cliquant sur les deux flèches dans les actions :
Votre téléchargement remplacera alors le modèle existant.
Conseil: Nous vous recommandons d'enregistrer les modèles standard d’AdminPulse et de créer ainsi un nouveau modèle plutôt que de remplacer l'un des modèles standard.
Pour utiliser votre modèle personnalisé pour la facturation, vous devez l'activer comme décrit ci-dessus. Avant de numéroter vos factures, vous souhaiterez peut-être afficher un exemple d'image provenant d'une proposition de facture.
Modifier le modèle de facture
En principe, votre propre modèle de facture peut être créer à partir de rien. En cliquant sur le bouton "Substituants" en bas à droite téléchargez une liste de tous les substituants disponibles avec une courte description. Copiez ensuite un substituant de cette liste et collez-le dans un autre document. Mais ajuster un modèle existant est le moyen le plus rapide.
Un modèle de facture est un document Word avec de tels substituants. Si AdminPulse crée une facture, les substituants du modèle actif seront d'abord remplacés par les données correctes. Ensuite, un fichier .pdf est créé en fonction du modèle complété.
Le texte, les images et les éléments stylistiques fixes que vous placez dans le document Word se retrouvent sur la facture. Pourtant, la conversion en .pdf a quelques limitations : par exemple, certaines polices sont simplifiées lors de la conversion. Mais la plupart des styles que Word sait se retrouveront sur le .pdf. Et les styles que vous définissez dans un substituant sont appliqués aux données qui remplacent le substituant. Par exemple, si vous mettez {InvoiceNumber} en gras et en vert, le numéro de facture apparaîtra en gras et en vert sur votre facture. La police, la taille de la police, la couleur du texte, la couleur de l’arrière-plan, etc., sont des exemples de styles. Déterminez ainsi vous-même la mise en page de vos factures.
Les éléments répétés, tels que les lignes de facturation, constituent un cas particulier. Les substituants qui forment ensemble une ligne de facture devront être répétés aussi souvent qu'il y a des lignes de facture sur la facture, sans que vous sachiez à l'avance à quelle fréquence. Il existe des champs avec 'BeginGroup' et 'EndGroup' pour cela. Les substituants qui doivent être répétés doivent se situer entre les champs début et fin. Ci-dessous, vous voyez, par exemple, un tableau pour les lignes de facturation.
Dans la première cellule se trouve la description {Description}, puis le nombre {Quantity}, et ainsi de suite jusqu'à la dernière cellule, le total hors TVA {BaseAmount}. Parce que tous ces éléments doivent être répétés pour chaque ligne de facture, juste avant {BeginGroup:InvoiceLines} est collé et juste après {EndGroup:InvoiceLines}. De cette façon, il y aura une ligne dans la table pour chaque ligne de facture.
Vous trouverez une liste complète des champs de saisie dans les pièces jointes de cet article.
Attention: votre compte a-t-il été créé après le 12/04/2021? Utilisez ensuite la nouvelle version du document.
Visualisez
Cliquez sur l'œillet pour afficher un exemple de facture.
Exemples de modèles
Vous pouvez utiliser nos exemples de modèles pour copier certaines mises en page dans vos propres modèles. Vous pouvez consulter un exemple de ces modèles en ligne, mais le bouton de téléchargement vous permet de copier/coller facilement la mise en page dans votre propre modèle Word.
Erreur lors du téléchargement du modèle de facture
Si vous recevez un message d'erreur lors du téléchargement d'un modèle parce qu'il contient encore des champs remplis avec des guillemets '« »', vous devrez suivre les étapes ci-dessous afin de pouvoir télécharger le modèle.
Nous vous recommandons de remplacer toutes les mises en page par des champs remplis avec des accolades "{ }" et de supprimer les codes des champs.
Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :
1) Cliquez sur la combinaison CTRL+A de votre clavier pour sélectionner l'ensemble du document.
2) Appuyez ensuite sur les touches CTRL+SHIFT+F9 de votre clavier. Les codes de champ seront ainsi supprimés et remplacés par le texte qu'ils contiennent.
3) Ensuite, en utilisant la fonction "rechercher et remplacer", vous pouvez remplacer les guillemets par des accolades.
La méthode la plus simple consiste à copier la guillemette dans le texte et la remplacer par une accolade.
Comment savoir qu'un substituant contient un code de champ ?
En cliquant sur le substituant (une fois), celui-ci aura un fond gris et il faudra exécuter les étapes ci-dessus. 