eStox est un registre électronique sécurisé des actions, proposé par les notaires, experts-comptables et conseils fiscaux. Vous trouverez plus d’informations sur https://www.estox.be.

Grâce à l’intégration eStox, AdminPulse peut échanger des données avec eStox. Vous pouvez créer des relations dans les deux sens et récupérer dans AdminPulse les mises à jour provenant d’eStox.

Dans cet article, vous découvrirez ce que fait l’intégration eStox, ce dont vous avez besoin pour établir la connexion, comment fonctionne la synchronisation et quelles données sont échangées entre AdminPulse et eStox.

Que fait l’intégration eStox ?

L’intégration eStox vous permet de connecter AdminPulse et eStox pour la gestion des registres électroniques des actions.

Avec cette connexion, vous pouvez :

créer dans eStox une relation existante depuis AdminPulse ;
ajouter dans AdminPulse une relation existante depuis eStox ;
créer automatiquement les actionnaires et les lier à une relation dans AdminPulse ;
récupérer automatiquement ou manuellement dans AdminPulse les modifications effectuées dans eStox ;
mettre à jour les données relatives au capital, aux actions et aux actionnaires sur la base d’eStox ;
adapter la date du registre UBO, selon vos paramètres UBO.

👉 AdminPulse envoie des données vers eStox pour enregistrer une société dans eStox. Ce sens de synchronisation n’est pas utilisé pour envoyer ultérieurement des mises à jour d’AdminPulse vers eStox.

De quoi avez-vous besoin pour cette connexion ?

Avant d’établir la connexion eStox, vérifiez que vous disposez des accès, comptes et droits suivants :

un accès à l’environnement eStox ;
un compte eStox qui vous permet d’accorder l’accès à AdminPulse ;
votre compte ITAA pour authentifier la connexion ;
un accès à Paramètres > Applications connectées dans AdminPulse ;
des droits d’administration dans AdminPulse si vous souhaitez activer ou désactiver la synchronisation automatique pour le cabinet.

👉 La connexion eStox doit être établie par utilisateur.

👉 Vous disposez de plusieurs comptes eStox ? Utilisez toujours votre compte eStox avec numéro de TVA.

Établir la connexion eStox

La connexion eStox se configure en deux étapes. Vous devez d’abord accorder l’accès à AdminPulse dans eStox. Vous authentifiez ensuite la connexion dans AdminPulse via Admin-Connect.

Étape 1 : accorder l’accès à AdminPulse dans eStox

Avant de pouvoir établir la connexion dans AdminPulse, vous devez accorder l’accès à AdminPulse dans l’environnement eStox.

Dans eStox, accédez à la vue d’ensemble des intégrations.
Recherchez l’intégration AdminPulse.
Activez l’accès pour AdminPulse.

Étape 2 : authentifier la connexion dans AdminPulse

Activez ensuite la connexion dans AdminPulse via Paramètres > Applications connectées.

Dans AdminPulse, allez dans Paramètres > Applications connectées.
Cliquez sur Connect à côté d’eStox.
Sur la page Admin-Connect, cliquez sur Authenticate.
Connectez-vous avec votre compte ITAA.
Choisissez si AdminPulse peut synchroniser automatiquement les modifications provenant d’eStox. Cette option est uniquement visible si vous disposez des droits d’administration requis.
Cliquez sur Save.

Dès que vous recevez le message indiquant que la configuration a été enregistrée, vous pouvez fermer l’écran.

Synchroniser les données depuis eStox

AdminPulse peut récupérer automatiquement les modifications effectuées dans eStox. Cela se fait de deux manières :

immédiatement, lorsqu’une transaction sur actions est effectuée dans eStox ;
via une vérification nocturne.

Conditions de synchronisation

AdminPulse peut récupérer des données depuis eStox lorsque la relation est correctement associée à eStox.

Pour la synchronisation nocturne, le champ Registre doit être défini sur Électronique – eStox. Vous trouverez ce champ dans le dossier relation, sous Légal > Actions.

Cette valeur est automatiquement définie lorsque :

vous créez la société dans eStox depuis AdminPulse ;
vous utilisez pour la première fois Récupérer des données d’eStox pour cette relation.

👉 Vous ajoutez une relation via Dossiers relations > Nouvelle relation et vous choisissez eStox ? Utilisez ensuite une première fois Récupérer des données d’eStox. La relation sera ainsi incluse dans la synchronisation nocturne.

Désactiver la synchronisation automatique

Sur la page Admin-Connect, vous pouvez déterminer si AdminPulse peut récupérer automatiquement les modifications provenant d’eStox. Cette option s’appelle Synchronize changes from eStox back to AdminPulse (this might result in metadata being lost).

👉 Si vous désactivez cette option, les modifications effectuées dans eStox ne sont plus récupérées automatiquement dans AdminPulse. Cela vaut aussi bien pour les mises à jour immédiates que pour la synchronisation nocturne.

Vous choisissez alors délibérément de récupérer toutes les mises à jour manuellement.

👉 Ce paramètre s’applique à l’ensemble du cabinet et est uniquement visible et modifiable par les utilisateurs qui disposent des droits d’administration requis.

Récupérer manuellement des données d’eStox

Vous souhaitez mettre à jour manuellement dans AdminPulse des données provenant d’eStox ? Utilisez alors Récupérer des données d’eStox.

Vous pouvez effectuer cette action à deux endroits :

dans le dossier relation, sous Légal > Actions ;
dans le bandeau du dossier relation, via Plus d’actions.

Utilisez cette action principalement pour les données qu’AdminPulse reprend depuis eStox, comme la structure d’actionnariat, les données relatives au capital ou les données des actionnaires.

👉 Le nom et l’adresse d’une relation existante ne sont pas remplacés lorsque vous récupérez des données depuis eStox.

Créer et ajouter des relations

Vous pouvez créer dans eStox une relation existante depuis AdminPulse. À l’inverse, vous pouvez aussi ajouter dans AdminPulse une relation existante depuis eStox.

Créer dans eStox une relation depuis AdminPulse

Vous pouvez envoyer une relation AdminPulse existante vers eStox via la section Légal > Actions du dossier relation.

Ouvrez le dossier relation.
Allez dans Légal > Actions.
Cliquez sur Créer XYZ sur eStox.

👉 Ce bouton apparaît uniquement lorsque le champ Registre des actions est vide ou défini sur Électronique – eStox. Le bouton n’apparaît pas pour un registre papier.

💡 Vérifiez que les données ci-dessous sont correctement complétées avant de créer une société dans eStox. Sinon, la création ne pourra pas être effectuée.

Siège social (adresse)
Date de création
Nombre total d’actions
Capital ou apport
Une forme juridique valide et actuelle. Les formes juridiques anciennes ou non valides sont refusées.
Pour chaque actionnaire : une adresse
Pour les personnes physiques : si le numéro de registre national est complété, il doit comporter 11 chiffres
Pour chaque ligne d’actions : un droit de propriété et un nombre d’actions supérieur à 0

Après l’envoi, complétez la relation dans eStox en modifiant la relation conceptuelle.

Ajouter dans AdminPulse une relation depuis eStox

Vous souhaitez ajouter dans AdminPulse une relation existante depuis eStox ?

Allez dans Dossiers relations > Nouvelle relation.
Choisissez d’ajouter une relation depuis eStox.
Saisissez le numéro d’entreprise.
Cliquez sur Enregistrer.

💡 Les actionnaires sont créés automatiquement et liés à la relation.

Quelles données sont échangées ?

La connexion eStox échange des données dans les deux sens. Les données envoyées ou mises à jour dépendent du sens de l’échange.

D’AdminPulse vers eStox

AdminPulse envoie les données ci-dessous uniquement pour enregistrer une société dans eStox. Ce sens n’est pas utilisé pour envoyer des mises à jour.

Données de la société :

Nom
Numéro d’entreprise
Forme juridique
Dénomination commerciale
Adresse
Langue
RPM
Nombre total d’actions
Date de création
Apport ou capital (souscrit)

Données des actionnaires :

Nom de l’actionnaire
Numéro de registre national ou numéro d’entreprise
Adresse
Date de naissance
Droits de propriété
Nombre d’actions/droits de vote
Catégorie

D’eStox vers AdminPulse

En cas de modifications dans eStox, AdminPulse met à jour la structure d’actionnariat. Il s’agit des données d’actionnaires suivantes :

Nom de l’actionnaire
Numéro de registre national ou numéro d’entreprise
Date de naissance
Droits de propriété
Nombre d’actions/droits de vote
Groupe d’actionnaires
Catégorie

Le capital / l’apport et le capital libéré de la société sont également mis à jour.

Selon vos paramètres UBO, la date du registre UBO est également adaptée. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans Comment fonctionne le lien avec le registre UBO ?.

Limitations et points d’attention

Tenez compte des points d’attention suivants lorsque vous utilisez l’intégration eStox :

La connexion eStox est établie par utilisateur.
Le paramètre de synchronisation automatique s’applique à l’ensemble du cabinet.
AdminPulse envoie des données vers eStox pour enregistrer une société, mais n’utilise pas ce sens pour les mises à jour ultérieures.
Le nom et l’adresse d’une relation existante ne sont pas remplacés lorsque vous récupérez des données depuis eStox.
Les données d’adresse provenant d’eStox ne sont plus reprises, car elles ne sont pas toujours à jour dans eStox.
Si vous désactivez la synchronisation automatique, vous devez récupérer vous-même manuellement les mises à jour provenant d’eStox.

Questions fréquentes sur eStox

Comment fonctionne le lien avec le registre UBO ?

Dans eStox, vous pouvez indiquer si le registre UBO peut être mis à jour automatiquement.

Dans AdminPulse, configurez ce paramètre dans le dossier relation, sous la section UBO. Définissez le champ Méthode de calcul sur Le calcul se fait ailleurs.

Lorsque vous récupérez ensuite les données d’eStox, la Date d’entrée dans le registre est automatiquement adaptée.

eStox peut également effectuer automatiquement la réaffirmation annuelle. Une fois cette réaffirmation effectuée par eStox, AdminPulse adapte la Date d’entrée dans le registre.

Si le champ Méthode de calcul est encore défini sur Le calcul est effectué par AdminPulse et qu’aucun calcul UBO n’a encore été effectué dans AdminPulse, AdminPulse le modifie automatiquement en Le calcul se fait ailleurs lors de la récupération des données depuis eStox. AdminPulse complète aussi la Date d’entrée dans le registre. Vous ne devez donc pas adapter ce paramètre vous-même.

Si des calculs UBO ont déjà été effectués dans AdminPulse, le champ reste défini sur Le calcul est effectué par AdminPulse et la date eStox n’est pas reprise.

Pourquoi tous les actionnaires ne sont-ils pas repris ?

Tous les actionnaires ne sont pas repris dans AdminPulse ? Il est possible que l’actionnaire ait été configuré comme Bénéficiaire dans eStox. Ces actionnaires ne sont pas repris par AdminPulse.

Dans eStox, modifiez le champ Type de titulaire et sélectionnez Compte standard.

Allez à la page Actionnaires du registre.
Cliquez sur l’actionnaire concerné.
Dans la barre latérale, modifiez le champ Type de titulaire et sélectionnez Compte standard.

L’adresse d’eStox est-elle reprise ?

Non. Lorsque des données sont récupérées depuis eStox, les données d’adresse ne sont plus reprises, car elles ne sont pas toujours à jour dans eStox.

Comment voir quels clients utilisent eStox ?

Via Dossiers relations > Relations, vous pouvez appliquer le filtre Registre des actions et sélectionner Électronique – eStox. Vous obtenez ainsi un aperçu de tous les clients qui utilisent un registre électronique des actions via eStox.

Où poser des questions spécifiques sur eStox ?

Pour toute question spécifique sur eStox, contactez le service d’assistance de l’ITAA à l’adresse servicedesk@itaa.be ou par téléphone au 02 221 10 00.

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