Définir la date d’échéance des factures

Une date d’expiration correcte vous aide à encourager vos clients à payer dans les délais et à envoyer efficacement des rappels.

Dans AdminPulse, vous pouvez facilement définir une date d’expiration par défaut, et, si nécessaire, appliquer des exceptions par relation ou par mission. Cet article vous explique comment procéder et comment suivre les factures en fonction de leur échéance.

Définir une date d’expiration par défaut

La date d’expiration d’une facture est calculée automatiquement à partir de deux paramètres que vous configurez via : Paramètres > Paramètres généraux > Paramètres de facturation.

Ces deux paramètres fonctionnent ensemble :

• Type de date d'expiration
• Nombre de jours par défaut pour la date d'expiration

Déterminer le type de date d’expiration

Avec l’option "Type de date d'expiration par défaut", vous déterminez comment AdminPulse calcule la date d’échéance. Il existe trois options disponibles :

• Nombre de jours après la date de facture
  Exemple : date de facture = 1er janvier & nombre de jours = 30 → date d’expiration = 31 janvier
• Nombre de jours après la fin du mois
  Exemple : date de facture = 1er janvier & nombre de jours = 20 → date d’expiration = 20 février
• À la fin du mois prochain
  Exemple : date de facture = 1er janvier → date d’expiration = 28 ou 29 février

💡 Choisissez un type adapté à vos conditions de paiement.

Déterminer le nombre de jours jusqu’à l’échéance

Le paramètre "Nombre de jours par défaut pour la date d'expiration" détermine le nombre de jours qu’AdminPulse utilise pour calculer la date d’échéance, en fonction du type de date d’expiration sélectionné.

Ce paramètre s’applique aux deux types de dates d’expiration suivants :

• Nombre de jours après la date de facture : la date d’échéance est calculée à partir de la date de facture.
• Nombre de jours après la fin du mois : la date d’échéance est calculée à partir du dernier jour du mois de la facture.

Pour le type "À la fin du mois prochain", le nombre de jours n’a pas d’effet. AdminPulse sélectionne automatiquement le dernier jour du mois suivant comme date d’échéance.

👉 Définissez ce nombre de jours selon vos conditions de paiement, par exemple 30 ou 60 jours.

Définir des exceptions à la date d’expiration

Parfois, vous devez appliquer un délai de paiement différent pour un client spécifique ou même pour une seule mission. Cela se définit directement sur la fiche relation.

Exception par relation

Voici comment appliquer un type de date d’expiration différent à une relation spécifique :

1. Allez dans : Fiche relation > section Facturation > bloc Données et paramètres de facturation > champ : Échéance
2. Choisissez l’un des trois types de date d’expiration.
   Par défaut, l’option "Utiliser le paramètre général" est sélectionnée, mais vous pouvez choisir un type spécifique par client.
3. Pour "Nombre de jours après la date de facture" et "Nombre de jours après la fin du mois", vous pouvez ensuite définir le nombre de jours.

💡 Idéal si vous avez convenu de conditions de paiement particulières avec certains clients.

Exception par mission

Si vous travaillez avec des missions dans AdminPulse, vous pouvez également définir des exceptions spécifiques par mission :

1. Allez dans : Fiche relation > section Facturation > bloc Planification de facturation
2. Cliquez sur l’icône d’engrenage à côté de la mission pour laquelle vous souhaitez définir une autre date d’expiration.
3. Définissez dans 'Échéance' un type de date d’expiration différent, indépendant des paramètres généraux ou de relation.
4. Pour les types "Nombre de jours après la date de facture" et "Nombre de jours après la fin du mois", vous pouvez définir le nombre de jours.

Suivre les factures en fonction de la date d’échéance

L’écran de facturation (Facturation > Factures) dans AdminPulse vous aide à garder une vue d’ensemble des factures ouvertes et échues. Vous y suivez les paiements en fonction de leur date d’échéance.

Vous pouvez filtrer par :

• Date d’échéance – choisissez une période spécifique
• Payées ou non payées – affiche uniquement les factures payées ou impayées
• Boutons de filtres rapides :
  • Éxpiré depuis <30 jours
  • Éxpiré depuis >30 jours

💡 Grâce à ces informations, vous savez immédiatement quelles factures doivent être suivies en priorité et pour lesquelles vous devriez envoyer un rappel.

💡 Bon à lire

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• Que sont les transactions et comment les associer à une facture ? Aperçu : lier, suivre et gérer les transactions et paiements