Vous pouvez effectuer le contrôle des paiements via deux écrans dans AdminPulse : Facturation > Transactions et Facturation > Factures.
Cet article vous explique comment assurer efficacement le suivi des paiements. Vous y apprendrez comment utiliser l’écran Transactions et comment lier des paiements via l'écran Factures. Nous verrons également comment des paiements peuvent être liés à des factures ou être dissociés.
💡Quelle est la différence entre une transaction et un paiement ?
Dans AdminPulse, une transaction est utilisée pour enregistrer un mouvement financier, comme une ligne issue d’un fichier CODA ou un paiement saisi manuellement.
Un paiement indique qu’une facture a été réglée, partiellement ou en totalité.
Une transaction peut être liée à une ou plusieurs factures, et une facture peut contenir des paiements provenant de plusieurs transactions.
Activer le contrôle des paiements
Pour pouvoir assurer le suivi des paiements, vous devez cocher l’option Activer le contrôle des paiements dans Paramètres > Paramètres généraux > Contrôle des paiements. Une fois cette option activée, l’écran Transactions apparaît dans le menu Facturation.
Utilisation de l'écran ‘Transactions’
L'écran Transactions vous offre une vue d'ensemble des mouvements financiers.
Dans cette section, vous découvrirez comment filtrer efficacement, trier les colonnes et consulter les détails.
Filtrer dans l'écran ‘Transactions’
Dans l'écran Transactions, vous pouvez filtrer selon le type de transaction que vous souhaitez consulter. Trois filtres sont disponibles en haut de l’écran :
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Transactions ouvertes
Affiche les transactions qui ne sont pas encore (entièrement) liées à une facture. Ce filtre est activé par défaut. -
Transactions terminées
Contient uniquement les transactions entièrement liées et pour lesquelles aucun montant ouvert n’existe, ou celles qui ont été archivées (voir : Supprimer des transactions). -
Propres entreprises (si applicable)
Ce filtre limite l'affichage aux transactions liées à l’entreprise sélectionnée – utile si vous travaillez avec plusieurs propres entreprises.
En cliquant sur un de ces filtres, la liste de transactions est mise à jour automatiquement.
Vue d'ensemble de l’écran ‘Transactions’
Le tableau en bas de l’écran affiche les transactions selon les filtres appliqués. Chaque ligne représente une transaction. Vous pouvez lier une transaction à une facture impayée, la modifier ou la supprimer à l'aide des boutons situés à droite.
Les colonnes comportant une icône d’entonnoir permettent d’ajouter des filtres supplémentaires. Si l’icône est rouge (), cela signifie qu’un filtre actif est en cours.
Vous pouvez trier la liste selon plusieurs colonnes, telles que la date, le montant ou le nom. Il suffit de cliquer sur l’intitulé de la colonne : une flèche () indique l’ordre de tri utilisé.
Lorsqu’une transaction est liée à une ou plusieurs factures, une flèche () s’affiche au début de la ligne. Cliquez dessus pour afficher les détails des paiements associés, incluant le numéro de facture ou de note de crédit, le montant de la facture et celui du paiement.
Sur la gauche de l’écran, un panneau affiche toutes les factures encore impayées.
Depuis ce panneau, vous pouvez glisser-déposer une facture sur une transaction pour créer un lien.
Ajouter des transactions
Vous pouvez ajouter des transactions de trois façons différentes :
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Ajouter une transaction manuellement
Cliquez sur le bouton ‘+ Ajouter’ en haut à droite de l’écran ‘Transactions’ pour enregistrer manuellement une transaction.
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Télécharger un fichier CODA
Un fichier CODA est un fichier électronique (formats .cod, .dat, .bc2 ou .txt) contenant les transactions d’un compte bancaire. Vous pouvez le charger via l’écran ‘Documents’, ou directement via le bouton Télécharger CODA en haut à droite de l’écran 'Transactions'.
👉 Attention : si vous gérez plusieurs Propres entreprises, veillez à sélectionner l'entreprise propre adéquate avant de télécharger le fichier CODA.
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Ajouter des transactions via une intégration Codabox ou Ponto
Les transactions peuvent être ajoutées automatiquement via un lien avec Codabox ou Ponto. Pour plus d’informations, consultez notre article sur Codabox et Ponto.
Traiter les transactions
Cette section décrit comment traiter et lier les transactions à des factures, que ce soit manuellement, automatiquement ou via l’écran ‘Factures’.
Une transaction peut être liée partiellement à une facture unique ou répartie sur plusieurs factures. AdminPulse ajuste automatiquement le statut de la transaction et des factures liées en fonction du montant enregistré.
👉 Remarque : cette action ne déclenche pas de paiement effectif, elle sert uniquement à enregistrer l’information dans AdminPulse pour permettre le suivi.
Traiter des transactions dans l’écran ‘Transactions’
Depuis l’écran Transactions, vous pouvez traiter une transaction de trois manières : manuellement, avec des suggestions d'AdminPulse ou automatiquement.
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Lier manuellement une transaction à une facture
Cliquez sur le bouton d'action Lier des transactions en fin de ligne pour commencer la liaison. Une fenêtre s’ouvrira où vous pourrez :
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- Sélectionner la facture impayée,
- Indiquer le montant à lier (total ou partiel),
- Cliquer sur Sauver pour établir le paiement.
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La facture sera ensuite marquée comme entièrement ou partiellement payée, et le solde restant de la transaction sera ajusté automatiquement.
Vous pouvez également glisser une facture depuis la gauche vers la droite sur une transaction pour effectuer cette liaison — la même fenêtre apparaîtra.
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Lier des transactions via 'Lier des transactions automatiquement'
Cliquez sur le bouton Lier des transactions automatiquement en haut de l'écran 'Transactions' pour que AdminPulse génère des suggestions automatiques sur base de :
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- Communication structurée (OGM)
- Numéros de facture présents dans la description
- Montants
- Nom
- IBAN
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AdminPulse affiche un icône de statut dans la colonne 'Statut de liaison' pour chaque transaction :
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- Vert : lien effectué avec succès
- Jaune : suggestions trouvées, vérification conseillée
- Rouge : aucune correspondance trouvée
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Vous pouvez cliquer à tout moment sur une transaction pour voir quelles associations ont été faites automatiquement. Utilisez le bouton Dissocier à droite de la ligne de paiement pour annuler un lien incorrect .
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Lier automatiquement après téléchargement de fichier CODA ou par Ponto
Si, dans Paramètres > Paramètres généraux > Contrôle des paiements, vous avez activé l’option Essayer de lier automatiquement les transactions importées (CODA/Ponto/...), AdminPulse effectuera ces liens dès le téléchargement d’un nouveau fichier CODA.
Traiter des transactions via l’écran ‘Factures’
Dans l’écran Factures, vous pouvez ajouter un paiement à chaque facture. Cliquez sur l’icône de tirelire à la fin de la ligne pour enregistrer un paiement.
Une fenêtre s’ouvrira pour vous permettre d’enregistrer un paiement partiel ou complet. Vous pouvez choisir entre deux onglets, selon le type de paiement : 'Ajouter un paiement' ou 'Lier une note de crédit'.
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Onglet ‘Ajouter un paiement’
L’onglet 'Ajouter un paiement' sert à enregistrer manuellement un paiement.
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- Saisissez les informations suivantes :
- Compte
- IBAN et BIC du bénéficiaire
- Date de paiement
- Montant (par défaut le montant ouvert, mais modifiable)
- Remarque éventuelle
- Cliquez sur Sauver pour valider l’opération.
- Saisissez les informations suivantes :
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Onglet ‘Lier une note de crédit’
Utilisez l'onglet 'Lier une note de crédit' si vous avez une note de crédit à déduire de la facture.
AdminPulse recherche automatiquement les avoirs disponibles et propose un lien. Vous pouvez modifier la sélection et le montant. Vous pouvez aussi ajouter une remarque.
Cliquez sur Sauver pour sauvegarder la transaction.
Vue d’ensemble des méthodes pour associer des transactions
Voici un aperçu pratique des différentes façons de lier une transaction à une facture, en fonction de votre situation :
| Méthode | Écran | Quand utiliser ? |
|---|---|---|
| Association manuelle | Transactions | Si vous souhaitez lier une transaction spécifique à une facture ouverte |
| Suggestions d'AdminPulse | Transactions | Pour associer rapidement plusieurs transactions à des factures selon OGM ou montants |
| Automatique CODA/Ponto/… | Transactions | Si les transactions importées sont automatiquement liées lors de l’import |
| Enregistrement d’un paiement | Factures | Lorsque vous souhaitez marquer une facture comme payée |
Dissocier un paiement d’une facture
Dissocier un paiement via l’écran ‘Transactions’
Pour dissocier un paiement d’une facture, accédez à l’écran Transactions :
- Cliquez sur la petite flèche à gauche de la ligne de transaction pour afficher les paiements associés
- Cliquez sur l’icône de dissociation à droite de la ligne
Le paiement est supprimé à la fois de la transaction et de la facture. Si un solde restant demeure, la transaction est automatiquement marquée comme ouverte et le montant de la facture est ajusté.
Dissocier un paiement via l’écran ‘Factures’
Vous pouvez également dissocier un paiement depuis l’écran Factures :
- Cliquez sur la flèche à gauche de la ligne de facture pour révéler les paiements liés
- Cliquez sur l’icône de dissociation à droite de la ligne de paiement
Supprimer des transactions
Dans AdminPulse, les transactions peuvent être supprimées, mais le résultat dépend du fait qu’elles contiennent ou non des paiements liés.
Supprimer une transaction individuellement
Accédez à l’écran Transactions et cliquez sur l’icône de poubelle au bout de la ligne.
👉 Important :
- Si la transaction ne contient aucun paiement lié, elle est supprimée immédiatement et définitivement.
- Si la transaction contient des paiements, elle ne peut être supprimée. Elle est alors archivée pour conserver l’historique.
Une transaction archivée disparaît de la liste ‘Transactions ouvertes’, mais reste visible via le filtre ‘Transactions terminées’.
Si nécessaire, vous pouvez la réactiver en cliquant sur le bouton Restaurer tout à droite.
Supprimer plusieurs transactions à la fois
Dans le tableau de synthèse, vous pouvez gérer plusieurs transactions via l’option Action globale.
- Sélectionnez une ou plusieurs lignes via les cases à cocher à gauche
- Cliquez sur Action globale et choisissez Supprimer des transactions
Ici aussi, seules les transactions sans paiements seront supprimées. Les autres seront archivées automatiquement.
Où consulter l’historique des paiements liés ?
Toutes les modifications relatives aux paiements sont automatiquement enregistrées dans l’historique de la facture concernée. Vous pouvez consulter cet historique via le menu Facturation > Factures :
- Cliquez sur la flèche vers le bas à droite de la ligne de la facture concernée (
)
- Sélectionnez l’option Événements pour voir l’historique complet des actions (y compris les paiements liés)
Bon à lire
- Pour pouvoir dissocier un paiement, vous devez disposer des droits utilisateur appropriés. Pour en savoir plus, consultez notre article : Gestion de comptes employés