Ajouter des transactions et des paiements aux factures
Ajoutez des paiements à une facture de deux manières :
- avec transactions dans le menu de facturation
- avec le bouton derrière une facture sur la page des factures
Pour utiliser ces fonctionnalités, vous devez activer le contrôle des paiements sur la page des paramètres généraux.
Avec transactions dans le menu de facturation
Lorsque le contrôle des paiements est activée, l'élément de transaction apparaît dans le menu de facturation.
En cliquant sur cet article, une nouvelle page apparaîtra sur laquelle vous verrez un aperçu de toutes les transactions ouvertes et terminées et à gauche toutes les factures impayées.
Ajoutez des transactions de deux manières :
- En entrant manuellement une nouvelle transaction avec le bouton Ajouter à gauche
- Chargement sur l'écran du document
Chaque transaction peut être liée à une facture impayée, peut être éditée ou être supprimée en utilisant les boutons en arrière.
Cliquez sur le bouton de lien pour joindre une transaction (ou une partie de celle-ci) à une facture impayée afin d'enregistrer le paiement. Une fenêtre s'ouvrira où vous pourrez sélectionner la facture et choisir le montant à payer. Cliquez sur le bouton Enregistrer et la facture sera marquée comme entièrement ou partiellement payée. En conséquence, le montant ouvert de la transaction sera réduit du montant dépensé.
Dans l'autre sens, faites glisser une facture impayée du côté gauche vers une transaction pour la lier. La même fenêtre s'ouvrira pour choisir le montant à payer. Vous verrez que la facture est payée (si vous avez choisi de la payer complètement) et le montant ouvert des transactions est réduit en conséquence.
Cliquez sur les transactions de lien automatique pour qu'AdminPulse recherche lui-même une facture pouvant être liée à une transaction. Si une correspondance entre les montants est trouvée, une suggestion de lien sera faite pour chaque match.
Vous pouvez toujours ouvrir la transaction pour voir quels liens ont été créés pour cette transaction. Il est également possible de rompre le lien et de marquer de nouveau la facture comme étant non payée.
Derrière une facture dans l'écran des factures
Cliquez sur le bouton pour ajouter un paiement à une facture et une fenêtre s'ouvre.
Entrez un paiement complet ou partiel pour une facture. Il y a deux options pour enregistrer un paiement:
- par une transaction bancaire
- par un lien vers une note de crédit
En haut de la fenêtre, vous verrez la facture et le montant restant dû.
Dans le cas d'une transaction bancaire, choisissez le compte que vous souhaitez payer, entrez l'IBAN et le BIC du bénéficiaire, choisissez la date d'exécution, entrez le montant souhaité (le montant total est proposé mais vous pouvez toujours le changer), et si nécessaire, ajoutez un commentaire. Cliquez sur le bouton "Enregistrer" pour enregistrer la transaction.
Si vous avez des notes de crédit, liez les à la facture pour enregistrer un paiement. Si vous cliquez sur l'onglet «Lier une note de crédit», AdminPulse recherchera automatiquement les notes de crédit disponibles et fera une proposition. Vous pouvez toujours changer cela. Entrez le montant souhaité et un commentaire éventuel. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer la transaction.
Attention : ces actions n'effectuent pas le paiement effectif, vous ne pouvez les enregistrer que pour effectuer le suivi des paiements d'une facture.