Vous pouvez suivre les paiements via deux écrans : 'Transactions' et 'Factures'.
Pour utiliser ces fonctionnalités, vous devez cocher l'option 'Activer le contrôle des paiements' dans 'Paramètres généraux'.
Suivi des paiements via l'écran 'Transactions'
Ajout des paiements sur base de facture
Détacher un paiement d'une facture
Suivi des paiements via l'écran 'Transactions'
Lorsque le suivi des paiements est activé, l'écran 'Transactions' s'affiche dans le menu 'Facturation'. En cliquant sur cet écran, une nouvelle page charge, montrant un aperçu de toutes les transactions ouvertes et terminées et, sur le côté gauche, toutes les factures impayées.
Ajouter des transactions
Il y a 3 manières pour ajouter des transactions :
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Ajout manuel d'une transaction
En ajoutant manuellement de nouvelles transactions via le bouton "Ajouter" en haut à droite.
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Téléchargement d'un fichier CODA
Un fichier CODA est un fichier qui contient les transactions d'un compte bancaire. Ce fichier est au format .cod, .dat, .bc2 ou .txt. Vous pouvez télécharger ce type de fichier via l'écran "Documents" ou via le bouton "Télécharger CODA" en haut à droite de l'écran "Transactions".
Attention : si vous utilisez plusieurs Propres Entreprises dans AdminPulse, vous devez charger le fichier CODA pour la bonne.
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Établir une connexion avec Codabox
Les transactions peuvent également être ajoutées automatiquement en établissant une connexion avec Codabox. Plus d'informations à ce sujet sont disponibles dans notre article au sujet de Codabox.
Traiter des transactions
Il y a 3 options pour traiter des transactions :
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Lier manuellement une transaction à une facture
Dans l'écran 'Transactions' chaque transaction peut être liée à une facture impayée, être modifiée ou supprimée à l'aide des boutons situés en bout de ligne.
Cliquez sur le premier bouton de la gauche pour associer une transaction (ou une partie de celle-ci) à une facture impayée afin d'enregistrer le paiement. Une fenêtre s'ouvrira où vous pourrez sélectionner la facture et choisir le montant à payer. Cliquez sur le bouton 'Sauver' et la facture sera marquée comme entièrement ou partiellement payée. En conséquence, le montant ouvert de la transaction sera diminué du montant lié.
Inversement, vous pouvez faire glisser une facture impayée de la gauche vers une transaction pour la lier. La même fenêtre s'ouvrira pour vous permettre de choisir le montant à payer. Vous verrez que la facture sera payée (si vous choisissez de la payer entièrement) et que le montant ouvert des transactions est diminué en conséquence.
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Lier des transactions automatiquement à la demande
Dans l'écran "Transactions" cliquez sur "Lier des transactions automatiquement" pour permettre à AdminPulse de rechercher une facture pouvant être liée à une transaction. Si une correspondance entre montants est trouvée, une suggestion de lien vous sera faite pour chaque correspondance.
Vous pouvez toujours afficher les détails des transactions en cliquant sur le triangle en début de ligne pour voir quels liens ont été faites pour la transaction en question. Il est également possible de rompre un lien entre une transaction et une facture en utilisant le bouton en fin de ligne, dans les détails de la transaction.
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Lier des transactions totalement automatiquement
Vous pouvez choisir de laisser AdminPulse lier totalement automatiquement les transactions à des factures. À cette fin, dans les "Paramètres généraux", l'option "Essayer de lier automatiquement les transactions après le téléchargement de CODA" doit être cochée :
Ajout des paiements sur base de facture
Dans l'écran 'Factures', cliquez sur l'icône de tirelire en fin d'une ligne de facture pour ajouter un paiement à la facture.
Une nouvelle fenêtre s'ouvrira dans laquelle vous pourrez ajouter un paiement complet ou partiel à la facture. Vous verrez deux onglets pour enregistrer un paiement :
- 'Ajouter un paiement' pour une transaction bancaire
- 'Liez une note de crédit' pour établir un lien avec une notre de crédit
Dans le haut de la fenêtre, vous verrez aussi les informations de la facture et le montant restant dû.
Dans le cas d'une transaction bancaire, choisissez le compte duquel vous souhaitez payer, entrez l'IBAN et le BIC du bénéficiaire, choisissez la date d'exécution, entrez le montant souhaité (le montant total est proposé, mais vous pouvez toujours l'adapter), et si nécessaire, ajoutez un commentaire. Cliquez sur le bouton "Sauver" pour enregistrer la transaction.
Si vous avez des notes de crédit, liez les à une facture pour enregistrer un paiement. Si vous cliquez sur l'onglet "Liez une note de crédit", AdminPulse recherchera automatiquement les notes de crédit disponibles et fera une proposition. Vous pouvez toujours changer cela. Entrez le montant souhaité et un commentaire éventuel. Cliquez sur le bouton "Sauver" pour enregistrer la transaction.
Attention : ces actions ne servent pas à effectuer un paiement ; elles permettent uniquement d'enregistrer un paiement perçu pour le bon le suivi de vos factures.
Détacher un paiement d'une facture
Pour rompre le lien entre une transaction et une facture, allez à l'écran 'Transaction', ouvrez les détails du paiement concerné en cliquant sur le triangle en début de ligne, puis cliquez sur le bouton en fin de ligne.
Le détachement peut également se faire de manière similaire via l'écran 'Factures', où l'action est basée sur la facture.