Créer et gérer des calendriers de facturation

Les calendriers de facturation vous permettent d’automatiser la facturation de vos clients : en fonction des enregistrements, d’un montant forfaitaire ou au moyen d’acomptes suivis de décomptes.

Dans cet article, vous découvrirez comment créer un calendrier de facturation, les types proposés et les points d’attention lors de la configuration. L’idéal pour mettre en place un processus de facturation fluide, fiable et prévisible.

💡 Vous souhaitez appliquer un calendrier de facturation à une relation ? Consultez cet article au sujet de la planification de la facturation : Planification de la facturation par relation : configuration, consultation et modification

En bref : à propos des calendriers de facturation et de la planification de la facturation

• Calendrier de facturation : un modèle dans lequel vous déterminez quand, comment et quels enregistrements seront facturés, ainsi que le texte de facture utilisé. Un même calendrier peut être utilisé pour plusieurs relations.
• Planification de la facturation : l'association d’un calendrier de facturation à une relation spécifique. L'association des deux garantit l’utilisation effective du calendrier de facturation pour la génération de factures provisoires pour une relation.
• Types de calendrier :
  • En régie : les enregistrements facturables jusqu'à une certaine date sont facturés. Pratique pour des prestations variables.
  • Forfait : un montant fixe par période est facturé, indépendamment des prestations. Les éventuels extras hors forfait peuvent être facturés séparément.
  • Acompte et décompte : acomptes à des moments déterminés, suivis d’un décompte basé sur les enregistrements.

Consulter les calendriers de facturation existants

Accédez à la page des calendriers de facturation via Paramètres > Calendriers de facturation. Vous obtenez un aperçu de tous les calendriers de facturation disponibles dans votre environnement.

Chaque ligne du tableau :

• a un petit triangle à gauche pour afficher les détails du calendrier de facturation ()
• affiche le nom et le type du calendrier de facturation
• contient trois boutons d'action à droite : modifier, copier et supprimer

En cliquant sur le petit triangle en début de ligne, le calendrier se déplie et vous voyez sa planification : les lignes de planification avec les colonnes Enregistrements jusqu'au, Date de création de la facture provisoire et le Texte de facture.

Configurer des calendriers de facturation

AdminPulse fournit par défaut quelques calendriers de facturation mensuels et trimestriels. Vous pouvez les utiliser, les modifier ou en ajouter d'autres selon vos besoins.

Vous souhaitez ajouter un nouveau calendrier ? Deux options s’offrent à vous :

• Utilisez le bouton + Ajouter en haut de l'écran pour créer un nouveau calendrier
• Ou copiez un calendrier existant via le bouton d'action 'copier' en bout de ligne

Créer un nouveau calendrier de facturation à partir de zéro

1. Cliquez sur + Ajouter
2. Donnez un nom clair au calendrier (au minimum dans une langue)
3. Sélectionnez un type de programmation de facturation : En régie, Forfait ou Acompte et décompte
4. Ajoutez au moins une ligne de planification avec les propriétés :
   • Enregistrements jusqu'à : Tous les enregistrements datés jusqu’à cette date seront inclus dans la facture.
     💡 Pour les lignes d'acompte, cette date n’a pas d’importance ; elle est cependant cruciale pour les lignes de décompte puisque seuls les décomptes lient des enregistrements à une facture, pas les acomptes.
   • Date de création de la facture provisoire : date à laquelle la facture provisoire est créée.
   • Texte de facture : Le texte à afficher sur la facture (peut rester vide). Le choix de texte peut par la suite être adapté par ligne de planification.
     Les textes sont à configurer via Paramètres > Textes de facture. 

👉 Chaque calendrier de facturation doit comporter au moins une ligne de planification. Il n’y a pas de maximum.

💡 Conseil timing : les factures sont générées automatiquement vers 01:00 UTC du matin. Veillez à ce que la date "Enregistrements jusqu’à" soit au moins un jour avant la date de génération. Sinon, certains enregistrements pourraient être manquants.

👉 La date de création de la facture provisoire configurée est strictement respectée, même si elle tombe un week-end ou un jour férié.

Copier un calendrier de facturation existant

Vous souhaitez créer un nouveau calendrier de facturation à partir d’un existant ? Cliquez sur l’icône de copie () situé à côté du calendrier de départ dans l'aperçu. Le nouveau calendrier sera immédiatement ajouté à la liste. Vous pourrez ensuite le modifier en cliquant sur l’icône de crayon () afin de l’adapter à vos besoins.

Configurer les textes de facture par ligne de planification

Le texte de facture défini lors de la création du calendrier sera appliqué par défaut à toutes les lignes de planification ajoutées au calendrier de facturation. Cependant, vous pouvez le modifier ligne de planification par ligne de planification. Chaque ligne de planification peut ainsi comporter un texte de facture particulier, automatiquement inséré à l’endroit prévu dans le modèle de facture.

👉 Le texte de facture définit uniquement le contenu affiché, pas la mise en forme du texte ni l'endroit où il sera affiché. Pour en savoir plus sur la présentation de vos factures : consultez l'article dédié aux modèles de facture.

💡 Vous utilisez un calendrier de type forfait et vous facturez séparément, en régie, les enregistrements hors forfait ? Vous pouvez alors associer un texte de facture spécifique à la facture provisoire de type régie qui sera générée.

💡 Gérez vos textes de facture via Paramètres > Textes de facture. Vous pouvez y ajouter de nouveaux textes ou modifier les existants.

Comment fonctionne une ligne de planification ?

Prenons un exemple concret : une ligne de planification avec des enregistrements jusqu'au 31/08 et une génération de facture provisoire prévue le 01/09.

Le 01/09, les factures provisoires sont générées automatiquement. Si ce jour-là, vous encodez encore des enregistrements datés du 31/08, ceux-ci apparaîtront dans Facturation > Enregistrements non liés.

Vous avez alors deux options :

• Ajouter manuellement ces enregistrements aux factures provisoires (individuellement ou via une action globale)
• Les laisser tels quels : lors du prochain cycle nocturne de traitement automatique, ils seront automatiquement ajoutés à la bonne facture provisoire, à condition que la date de l’enregistrement respecte la période "Enregistrements jusqu’à" de la ligne de planification concernée.

Gérer les calendriers de facturation existants

Tester un calendrier de facturation

💡 Vous doutez de la configuration d’un nouveau calendrier ? Testez-le d’abord !

1. Créez une relation de test
2. Associez-lui le nouveau calendrier via la planification de la facturation dans la fiche relation avec une date de début dans le passé
3. Vérifiez les dates, montants et textes de la ou des factures provisoires générées

Modifier un calendrier de facturation existant

Si vous modifiez un calendrier de facturation existant, vos ajustements seront automatiquement appliqués, à partir de la sauvegarde, à toutes les relations qui utilisent ce calendrier dans leur planification de la facturation.

Concrètement, suite à la sauvegarde des modifications, les lignes de planification associées sont entièrement recréées sur base de la nouvelle version du calendrier. 

⚠️ Attention : toute adaptation manuelle que vous auriez effectuée précédemment pour certaines relations sera perdue.

Approche recommandée :

• Envisagez la création d'un nouveau calendrier plutôt que de modifier un existant, dépendamment du type de changement
• Notez et documentez les changements
• Informez vos collègues si plusieurs personnes gèrent la facturation

Supprimer un calendrier de facturation ()

• Un calendrier ne peut être supprimé que s’il n’est lié à aucune relation
• Au besoin, désassociez-le d’abord via la planification de la facturation. Ensuite, vous pouvez le supprimer.

⚠️ L’opération de suppression est irréversible — il ne pourra pas être restauré.

💡Bon à lire

• Vous avez configuré vos calendriers de facturation ? Il est temps de les appliquer à vos relations via la planification : Planification de la facturation par relation : configuration, consultation et modification
• Vous souhaitez personnaliser la mise en page de vos factures ? Lisez cet article : Mise en page des factures
• Vous souhaitez gérer ou configurer les textes de facture ? Consultez : Gestion des textes de facture
• La planification de la facturation peut désormais dépendre d’une tâche. Vous trouverez plus d’informations sur cette nouvelle option ici : Comment mettre en place la facturation par tâche ?