Introduction
Avec AdminPulse, automatisez la préparation des factures. Les factures provisoires sont ensuite préparées pour vous afin qu’elles ne soient numérotées et envoyées.
Activez la planification de la facturation en configurant un schéma de facturation dans un dossier relation.
Calendriers de facturation
AdminPulse est livré avec un certain nombre de schémas de facturation prédéfinis. Ajustez ces schémas ou créez des nouveaux.
Trois types de schémas de facturation existent qui coïncident avec les trois types de facturation : En régie, Forfait et Acompte / Règlement.
Avec la facturation en régie, chaque facture fait les comptes de ce qui a été enregistré jusqu’à une certaine date.
Avec la facturation forfait, un montant fixe est facturé chaque fois, quel que soit le nombre d'enregistrements pendant cette période. Seules les enregistrements pour les articles qui ne sont pas inclus dans le prix fixe seront placées sur des lignes de facturation supplémentaires. Définissez par article lesquels font partie du forfait ou non.
Dans le cas d'une acompte / règlement, d'abord les acomptes sont facturées et ensuite un règlement à des moments précis est effectué. Tous les enregistrements étant facturées et les avances déjà payées étant déduites.
Créer et éditer des schémas de facturation
Ouvrez la page avec les schémas de facturation via Paramètres > Calendriers de facturation.
Avec chaque schéma de facturation, vous verrez une flèche pour l'ouvrir, un nom, un type et les trois symboles pour l'édition, la copie et la suppression. Pour créer une planification, copiez un schéma existant ou appuyez le bouton "+ Ajouter" en bas pour en créer un nouveau.
Dans le modal qui s'ouvre, entrez un nom et un type, puis ajoutez au moins une ligne :
Donnez un nom reconnaissable au schéma.
Pour chaque ligne que vous ajoutez, définissez les données correctement. "Enregistrements jusqu'a" détermine les enregistrements qui seront inclus pour cette facture. Dans un schéma d’acompte / règlement,cette date n'est pas pertinente pour une ligne d'avance, mais il est important de fixer cette date correctement pour une ligne de règlement. Cela est dû au fait qu'aucun enregistrement n'est lié à une ligne d'avance, mais uniquement à une ligne de règlement.
Enfin, vous pouvez également sélectionner un texte de facture pour chaque ligne. Celui-ci est ensuite saisi pour cette facture à l'emplacement correspondant sur le modèle de facture. Créer ou modifiez vous-même ces textes sous Paramètres > Textes de facture.
Conseil: étant donné que les factures sont établies à 1 heure du matin, la date d’enregistrement doit être au moins un jour avant la date de préparation. Numérotez ces factures le jour précédent, de sorte qu'ils obtiennent cette date de facture.
Exemple:
Prenons l'exemple d'une ligne de planification avec des enregistrements jusqu'au 31/08 une date de création de la facture provisoire le 01/09.
Vous avez alors 2 possibilités:
- Vous les ajoutez vous-même (manuellement ou via une action globale) aux factures provisoires.
- Vous attendez le lendemain : en effet, le processus de planification de la facturation se fait chaque nuit : si des enregistrements non liés sont trouvés et qu'ils appartiennent à une facture provisoire ouverte ( durant la période "Enregistrements à"), nous les ajoutons automatiquement.
Texte de facture
Le texte de la facture que vous indiquez en haut sera déjà automatiquement ajouté à chaque ligne du calendrier de facturation. Bien entendu, vous pouvez toujours le modifier sur la ligne elle-même si vous le souhaitez.
vous pouvez aussi fournir un texte de facture supplémentaire, le cas échéant. Par exemple, si vous utilisez un tarif forfaitaire et que des frais supplémentaires sont facturés sur une facture séparée, vous pouvez définir un texte de facture pour cette facture de régie :
Créer la planification de la facturation
Configurez la facturation automatique pour une relation dans le dossier relation sous la section Facturation > Planification de la facturation.
Cliquez sous Schéma de facturation pour ouvrir la boîte de dialogue. Choisissez un schéma et une date de début. Vous pouvez également définir une date de fin.
Conseil : vous pouvez fixer la date de début jusqu'à un an en arrière. Ainsi, à partir de cette date, les propositions de factures manquantes seront immédiatement créées conformément aux paramètres du système de facturation. Ceci est utile pour les clients qui démarrent et qui souhaitent payer un montant fixe pour ce mois, par exemple.
Pour une facture forfait et une facture d'acompte vous devez également définir un montant.
Dès que vous cliquez sur Sauver, la planification choisie devient active. Vous verrez apparaître une icône d'information sur la gauche.
Cliquez dessus pour obtenir une boîte de dialogue avec un aperçu des factures planifiées. Y faites des modifications pour une facture planifiée spécifique.
Si le schéma défini est du type forfait, vous verrez une seconde icône.
Cliquez ici pour définir pour ce dossier les enregistrements qui entrent dans le forfait et ceux qui ne le font pas. Si rien est changé ici, le réglage général de la liste de prix est appliqué.
Indexation de la somme forfaitaire
- Ajout d'un montant
- Saisir un nouveau montant
- Augmentation/diminution du prix d'un certain pourcentage