Office 365: Outlook - enregistrer automatiquement des e-mails dans AdminPulse

L’intégration entre Office 365 Outlook et AdminPulse ajoute automatiquement à l’écran Documents d’AdminPulse les e-mails que vous envoyez ou recevez dans Outlook.

AdminPulse et Microsoft ne facturent aucun frais supplémentaire pour l’utilisation de cette intégration.

AdminPulse prend actuellement en charge les types de comptes suivants :

• Compte professionnel Office 365, par exemple [e-mail]
• Compte Microsoft personnel, par exemple [e-mail]
• Boîte aux lettres partagée, par exemple [e-mail]

Suivez les étapes ci-dessous pour ajouter automatiquement vos e-mails à AdminPulse.

1. Connecter votre compte Office 365 Outlook

Chaque collaborateur peut configurer séparément la connexion pour sa propre boîte aux lettres.

1. Accédez à Admin-Connect. Vous pouvez également ouvrir Admin-Connect via Mon profil > Admin-Connect.
2. Cliquez sur Connect pour établir la connexion. Vous êtes redirigé vers la page de connexion de Microsoft, où vous vous connectez avec le compte que vous souhaitez associer.
   
3. Microsoft affiche les autorisations dont AdminPulse a besoin pour lire vos e-mails et les ajouter à AdminPulse. Accordez les autorisations pour continuer. Vous êtes ensuite redirigé vers Admin-Connect.
   
4. Cliquez sur Validate connection pour vérifier si la connexion fonctionne correctement.

2. Sélectionner les dossiers d’e-mails à synchroniser

Une fois la connexion établie, sélectionnez les dossiers Outlook qu’AdminPulse peut lire. Les nouveaux e-mails qui arrivent dans ces dossiers sont automatiquement ajoutés à l’écran Documents d’AdminPulse.

AdminPulse prend actuellement en charge uniquement les cinq premiers niveaux de dossiers. Dans l’exemple ci-dessous, il s’agit notamment de Top level folder et de Sub level folder.

Pour ajouter à AdminPulse les e-mails que vous envoyez via Outlook, sélectionnez également le dossier Éléments envoyés.

👉 Cette intégration synchronise uniquement les e-mails d’Office 365 Outlook vers AdminPulse. Les e-mails que vous envoyez directement depuis AdminPulse ne sont pas synchronisés vers Outlook et n’apparaissent donc pas dans le dossier Outlook Éléments envoyés.

Après l’enregistrement de votre sélection, AdminPulse ajoute uniquement les nouveaux e-mails et les e-mails que vous déplacez vers un dossier sélectionné. Les e-mails existants ne sont pas ajoutés automatiquement, sauf si vous les déplacez vers l’un des dossiers sélectionnés.

Ajouter une boîte aux lettres partagée

Vous pouvez également ajouter une boîte aux lettres partagée. Celle-ci est généralement configurée par votre administrateur informatique et n’est pas liée à une seule personne, par exemple [e-mail].

Pour ajouter une boîte aux lettres partagée, vous devez avoir accès à celle-ci. Vérifiez également que les deux options ci-dessous sont activées dans ses paramètres.

1. Dans Admin-Connect, choisissez Add shared mailbox.
2. Saisissez l’adresse e-mail de la boîte aux lettres partagée. Vous ne devez pas saisir de mot de passe, car vous êtes déjà connecté avec le compte qui vous donne accès à cette boîte aux lettres.

Si la boîte aux lettres partagée a été correctement ajoutée, son adresse e-mail apparaît sous les boîtes aux lettres partagées.

AdminPulse ajoute ensuite tous les e-mails reçus dans la boîte aux lettres partagée. Vous ne pouvez pas sélectionner des dossiers individuels pour une boîte aux lettres partagée.

Que se passe-t-il avec les pièces jointes des e-mails ?

AdminPulse enregistre toujours les pièces jointes des e-mails séparément dans l’écran Documents. La reconnaissance automatique d’une pièce jointe dépend de l’adresse e-mail de l’expéditeur.

AdminPulse considère une adresse e-mail comme connue lorsque :

• elle est définie comme Adresse e-mail pour les paramètres et la communication par e-mail dans le profil d’un collaborateur ;
• elle figure dans les Options de reconnaissance des Paramètres généraux.

Si l’expéditeur est connu dans AdminPulse :
AdminPulse essaie de reconnaître automatiquement la pièce jointe. Si nécessaire, le flux de tâches est également activé.

Si l’expéditeur n’est pas connu dans AdminPulse :
AdminPulse attribue à la pièce jointe le type de document E-mail (annexe).

Problèmes, codes d’erreur et solutions

Message d’erreur ou problème	Solution
A timeout occurred (error code 524)	Un message de délai d’attente s’affiche lorsque vous essayez de vous reconnecter ? Il est possible que l’authentification à deux facteurs (2FA) ne soit pas encore configurée pour votre compte Microsoft. Activez-la, puis réessayez.
La connexion n’est plus active. Veuillez vous authentifier à nouveau.	Ouvrez la configuration d’Office 365 Outlook. Cliquez sur Reauthenticate.
Après une mise à jour vers une nouvelle version d’Outlook, vous ne pouvez plus faire glisser ou copier des e-mails vers AdminPulse.	Ce problème est dû à une modification apportée à Outlook sur laquelle AdminPulse n’a aucune influence.
Error: need admin approval	Cette erreur signifie que vous ne disposez pas des autorisations suffisantes pour votre compte Microsoft. Elle n’est pas liée à votre rôle d’utilisateur dans AdminPulse. Pour résoudre le problème : Cliquez sur le premier lien du message d’erreur. Connectez-vous avec un compte disposant de droits d’administrateur. Ce compte ne doit pas nécessairement être utilisé dans AdminPulse. En tant qu’administrateur, accordez votre consentement pour l’ensemble de l’organisation. Les utilisateurs ne devront ainsi pas donner leur consentement individuellement.

💡 Bon à lire

• Créez une Étape rapide dans Outlook pour déplacer facilement des e-mails vers un dossier. Découvrez comment déplacer rapidement des e-mails vers votre dossier AdminPulse dans Outlook grâce aux Étapes rapides.