Les champs de saisie vous permettent d’ajouter des informations aux tâches, comme un solde TVA ou une date limite de paiement. Vous pouvez compléter un champ vous-même, laisser AdminPulse compléter certains champs prédéfinis ou faire calculer une valeur. Vous pouvez ensuite utiliser ces informations dans les e-mails destinés à vos clients.

Dans cet article, vous découvrirez comment ajouter des champs de saisie à un modèle de tâche, les compléter dans les tâches et les utiliser dans vos e-mails. Vous trouverez également la liste des champs prédéfinis et des paramètres calculés, répartis dans des rubriques à déplier.

💡 Un champ de saisie de tâche est également appelé un paramètre de tâche.

Configurer des champs de saisie dans un modèle de tâche

Pour utiliser un champ de saisie dans une tâche, ajoutez-le d’abord à un modèle de tâche. Vous ne pouvez pas en ajouter directement à une tâche individuelle. Les to-do n’ont pas de champs de saisie.

Ajouter un champ de saisie à un modèle de tâche

Allez dans Paramètres > Modèles de tâche.
Ouvrez le modèle de tâche auquel vous souhaitez ajouter un champ de saisie.
Cliquez sur Ouvrir les champs.
- Si le modèle de tâche ne contient pas encore de champs de saisie, la fenêtre est vide.
- Les champs de saisie existants s’affichent dans cette fenêtre.
Cliquez sur + Nouveau champ de saisie.
Définissez les propriétés du champ de saisie :
- Nom : le nom sous lequel le champ apparaît dans la tâche. Vous utiliserez ce même nom comme substituant dans un modèle d’e-mail, par exemple {Date limite de paiement}.
- Type : choisissez parmi les options suivantes :
  - Texte : une ligne de texte, jusqu’à 500 caractères.
  - Chiffre
  - Date
  - Oui/non
  - Liste de sélection : ajoutez vous-même les choix à l’aide du bouton Ajouter.
  - Utilisateur : permet de sélectionner dans la tâche un utilisateur de votre bureau.
  - Zone de texte : une zone de texte sur plusieurs lignes, également limitée à 500 caractères.
- Champ prédéfini (facultatif) : AdminPulse propose des champs qui ont une signification fixe. Sélectionnez un champ prédéfini et AdminPulse définit automatiquement le type correspondant. Par exemple : IPP - date de dépôt. Découvrez les champs prédéfinis disponibles sous Champs prédéfinis.
- Paramètre calculé (facultatif) : permet à AdminPulse de calculer un montant ou une situation TVA à partir d’autres champs du modèle de tâche. Découvrez les paramètres calculés disponibles sous Paramètres calculés.
Cliquez sur Ajouter. AdminPulse ajoute le nouveau champ de saisie à chaque tâche basée sur ce modèle, y compris aux tâches existantes et aux tâches déjà au statut Accomplie. Dans les tâches existantes, le nouveau champ est vide. Un champ de type Oui/non est décoché par défaut.

👉 Dans un même modèle de tâche, chaque nom de champ et chaque champ prédéfini ne peuvent être utilisés qu’une seule fois.

Exemples de champs libres et prédéfinis

Voici trois exemples de champs de saisie. Choisissez les champs qui correspondent au modèle de tâche que vous configurez.

Solde TVA

Type : Chiffre
Champ prédéfini : pour qu’AdminPulse reconnaisse ce champ comme le solde TVA, sélectionnez Solde TVA sous Champ prédéfini. AdminPulse pourra alors compléter le solde à partir d’un accusé de réception TVA, si le suivi des tâches correspondant est configuré. Consultez les conditions sous Champs prédéfinis.

Date limite de paiement

Type : Date
Champ prédéfini : Sans objet (champ libre).

Date de dépôt

Type : Date
Champ prédéfini : sélectionnez IPP - date de dépôt si vous souhaitez afficher dans la tâche la date de dépôt de la déclaration IPP.
Si le suivi des tâches IPP - Liste des mandats - remplir date limite et type de déclaration est configuré, AdminPulse reprend la date de la colonne LAST MODIFIED de l’IPP - Liste des mandats avec état pour les déclarations au statut Soumise (Onderschreven dans une liste en néerlandais). Le champ peut aussi être complété dans une tâche déjà au statut Accomplie. Consultez les autres conditions sous Champs prédéfinis.

Compléter et consulter les champs de saisie d’une tâche

Les champs de saisie d’un modèle de tâche apparaissent dans le détail de chaque tâche créée à partir de ce modèle.

Vous complétez les champs de saisie dans la fenêtre de détail de la tâche.
Les champs de saisie sont visibles dans le détail de la tâche principale et des sous-tâches. Ils partagent la même valeur : si vous modifiez un champ dans une sous-tâche, sa valeur change aussi dans la tâche principale et les autres sous-tâches.

Champs de saisie dans la fenêtre de détail d’une tâche

Modifier les champs de saisie dans l’Aperçu des tâches

Dans l’Aperçu des tâches, vous pouvez consulter et modifier les champs de saisie de plusieurs tâches sans les ouvrir une par une.

Ouvrez l’Aperçu des tâches (Tâches > Aperçu des tâches).
Sous Sélectionner une tâche, choisissez le modèle de tâche.
Activez le bouton à bascule Montrer les champs.
Les champs de saisie s’affichent sous forme de colonnes supplémentaires, que vous pouvez modifier directement. AdminPulse enregistre chaque modification immédiatement.

Champs de saisie en colonnes supplémentaires dans l’Aperçu des tâches

💡 Pour modifier un même champ de saisie dans plusieurs tâches en une seule fois, sélectionnez ces tâches et choisissez Action globale > Modifier le champ d'une tâche principale.

💡 Lorsque le bouton à bascule Montrer les champs est activé, Exporter vers Excel reprend aussi les champs de saisie dans des colonnes supplémentaires.

Utiliser les champs de saisie des tâches dans les e-mails

Vous pouvez insérer un champ de saisie comme substituant dans un modèle d’e-mail dont le contexte est Gestion des tâches. Lorsque vous créez un e-mail à partir d’une tâche, AdminPulse remplace le substituant par la valeur du champ dans cette tâche.

1. Ajouter des champs de saisie à un modèle d’e-mail

Allez dans Paramètres > Modèles d’e-mails et d’interactions, onglet Modèles d'e-mails.
Ouvrez les paramètres d’un modèle d’e-mail via l’icône de crayon .
Vérifiez que Contexte du modèle est défini sur Gestion des tâches.
Cliquez sur {Substituants} pour afficher et copier les substituants disponibles. Les champs de saisie des tâches sont regroupés par modèle de tâche.
Ajoutez le substituant souhaité dans le texte du modèle d’e-mail. C’est aussi possible dans le Sujet.

Modèle d’e-mail avec des substituants de champs de saisie

AdminPulse complète uniquement les champs de saisie du modèle de tâche sur lequel la tâche est basée. Un champ de saisie d’un autre modèle de tâche reste tel quel dans l’e-mail, sous la forme {Nom du champ}. Si un champ est vide, cet emplacement reste vide dans l’e-mail.

Dans l’e-mail, une valeur se présente comme suit :

Oui/non : Oui ou Non, dans la langue de l’e-mail ;
Date : jj/mm/aaaa, par exemple 30/09/2026 ;
Chiffre : avec deux décimales, par exemple 1.234,50 ;
Utilisateur : le nom de l’utilisateur.

💡 Vous pouvez aussi utiliser un champ de saisie de type Oui/non pour n’afficher un texte que si le champ est coché : {IF_nom}...{ENDIF_nom}. Avec {IFNOT_nom}...{ENDIFNOT_nom}, vous affichez un texte si le champ n’est pas coché. Pour en savoir plus, consultez Modèles d'e-mail - substituants conditionnels.

2. Vérifier le modèle d’e-mail lié à une sous-tâche

Allez dans Paramètres > Modèles de tâche.
Ouvrez le modèle de tâche pour afficher la liste des sous-tâches.
Vérifiez que le bon modèle d’e-mail est lié dans la colonne Modèle e-mail, ou modifiez-le si nécessaire.

👉 La colonne Modèle e-mail n’apparaît que si le modèle de tâche contient une sous-tâche de type Courrier électronique ou E-mail - Automatique.

Sous-tâches d’un modèle de tâche avec la colonne Modèle e-mail

3. Envoyer un e-mail avec les données complétées de la tâche

Ouvrez la tâche dans le Tableau des tâches (Tâches > Tableau des tâches). Pour la sous-tâche de type Courrier électronique, cliquez sur l’icône d’enveloppe Envoyer un e-mail. Vous pouvez aussi faire glisser la sous-tâche vers la colonne En cours.
L’éditeur d’e-mail s’ouvre. AdminPulse remplace automatiquement les substituants par les valeurs des champs de saisie.
Vérifiez l’e-mail et envoyez-le au client. AdminPulse passe ensuite la sous-tâche au statut Accomplie.

Éditeur d’e-mail avec les valeurs complétées de la tâche

Que se passe-t-il si vous modifiez ou supprimez un champ de saisie ?

Vous gérez les champs de saisie d’un modèle de tâche dans la fenêtre Champs de saisie, via Ouvrir les champs. Tenez compte des points suivants :

Modifier le nom : les valeurs complétées dans les tâches sont conservées, mais AdminPulse n’adapte pas les modèles d’e-mail. Vous utilisez le champ dans un modèle d’e-mail ? Adaptez-y aussi le nom. Sinon, l’ancien substituant reste tel quel dans l’e-mail, par exemple {Date limite de paiement}.
Type, champ prédéfini ou paramètre calculé : vous ne pouvez plus les modifier une fois le champ de saisie ajouté. Vous avez besoin d’un autre réglage ? Vous devez alors supprimer le champ et en ajouter un nouveau. Les valeurs existantes sont alors perdues.
Choix d’une liste de sélection : modifiez-les via l’icône d’engrenage (Options). Si vous supprimez un choix, AdminPulse vide le champ dans toutes les tâches où ce choix était sélectionné. Si vous renommez un choix, AdminPulse adapte aussi son nom dans ces tâches.
Supprimer un champ de saisie : via l’icône de corbeille. AdminPulse supprime alors le champ de saisie de toutes les tâches de ce modèle, y compris des tâches déjà au statut Accomplie. Les valeurs complétées ne sont ensuite plus disponibles dans AdminPulse.

💡 Après une modification de nom, vérifiez le modèle d’e-mail avec Sauver et valider. AdminPulse signale les substituants inconnus pour les modèles de tâche liés.

👉 Vous utilisez le champ de saisie pour enregistrer un coût ? Vous ne pouvez alors pas le supprimer. Vous recevez le message « Ce champ ne peut pas être supprimé. Il sert à enregistrer un coût associé à une sous-tâche. »

Aperçu des champs prédéfinis et des paramètres calculés

Sous Champ prédéfini et Paramètre calculé, vous choisissez dans une liste fixe. Ouvrez la rubrique qui vous intéresse pour consulter les champs disponibles, leur type et l’origine de leur valeur.

Champs prédéfinis

Un champ prédéfini a une signification fixe. AdminPulse complète certains de ces champs à partir d’un document reconnu. Pour cela, le champ doit figurer dans le modèle de tâche et un suivi de tâche de documents adapté doit être configuré. Si vous ajoutez le document manuellement, vous devez avoir le droit de modifier les tâches.

Le suivi de tâche doit aussi trouver la relation et la tâche correspondantes. Les tâches prises en compte dépendent notamment de la zone de recherche configurée et du statut de la tâche. Dans l’aperçu ci-dessous, vous trouvez pour chaque champ d’où vient sa valeur. Vous complétez vous-même les champs qu’AdminPulse ne complète pas automatiquement.

💡 Pour savoir comment configurer un suivi de tâche, consultez Configuration du suivi des tâches - Modifier l'état des tâches après le téléchargement de documents.

TVA

Champ prédéfini	Type	D’où vient la valeur ?
Solde TVA	Chiffre	Le solde de la déclaration TVA, repris du document TVA - Accusé de réception ou TVA - Consignation (intervat). AdminPulse ne complète ce champ que via un suivi de tâche de documents avec, sous Document, l’option TVA - Accusé de réception - Remplir le solde. Celui-ci ne complète que les tâches au statut A faire ou En cours. Un montant en faveur du client est négatif.
TVA - Remboursement demandé	Oui/non	Indique si le client demande un remboursement, d’après le PDF du document TVA - Accusé de réception ou le document TVA - Consignation (intervat).
Compte-provisions TVA	Chiffre	Le solde du compte de provision TVA. Vous pouvez le saisir vous-même ou laisser l’intégration TwinnTax le compléter quotidiennement. Un crédit sur ce compte apparaît comme un montant négatif.
Liste "néant" déposée via la déclaration TVA	Oui/non	Indique si le listing clients « néant » a été déposée via la déclaration TVA, d’après le PDF de TVA - Accusé de réception ou le document TVA - Consignation (intervat).
TVA: Aucune transaction intracommunautaire dans la déclaration	Oui/non	Indique si la déclaration TVA ne contient aucune opération intracommunautaire, d’après le PDF du document TVA - Accusé de réception ou le document TVA - Consignation (intervat).
Montant de l'intracom	Chiffre	Le montant repris du document TVA - Relevé intracommunautaire - Accusé de réception ou TVA - Relevé intracommunautaire - Envoi.
TVA acompte de décembre	Chiffre	Ancien champ que vous pouvez encore rencontrer dans d’anciens modèles de tâche. AdminPulse ne complète pas ce champ automatiquement.
TVA acompte 1	Chiffre	Ancien champ que vous pouvez encore rencontrer dans d’anciens modèles de tâche. AdminPulse ne complète pas ce champ automatiquement. Vous souhaitez faire calculer le premier acompte ? Choisissez alors le paramètre calculé TVA: Avance 1.
TVA acompte 2	Chiffre	Ancien champ que vous pouvez encore rencontrer dans d’anciens modèles de tâche. AdminPulse ne complète pas ce champ automatiquement. Vous souhaitez faire calculer le deuxième acompte ? Choisissez alors le paramètre calculé TVA: Avance 2.

💡 Pour savoir comment AdminPulse complète le Compte-provisions TVA via TwinnTax, consultez Intégration TwinnTax : compléter automatiquement le solde du compte de provision TVA dans les tâches.

Impôt des personnes physiques

Champ prédéfini	Type	D’où vient la valeur ?
Montant	Chiffre	Le solde repris du document IPP - Calcul. Le champ Le montant est-il recouvrable indique si le client récupère ce montant ou doit le payer. AdminPulse utilise aussi ce champ pour le montant à payer d’une déclaration 273, 273A ou 273S (précompte mobilier).
Le montant est-il recouvrable	Oui/non	Indique si le client récupère le montant du document IPP - Calcul.
IPP - type de déclaration	Liste de sélection	Le type de déclaration (Normal, PDS ou INR), repris du document IPP - Liste des mandats avec état. Pour cela, configurez un suivi de tâche de documents avec, sous Document, l’option IPP - Liste des mandats - remplir date limite et type de déclaration.
IPP - date de dépôt	Date	La date de la colonne LAST MODIFIED de l’IPP - Liste des mandats avec état. AdminPulse la reprend pour les lignes au statut Soumise (Onderschreven dans une liste en néerlandais) avec une date limite complétée, via un suivi de tâche de documents avec, sous Document, l’option IPP - Liste des mandats - remplir date limite et type de déclaration. C’est aussi possible si la tâche est déjà au statut Accomplie.

💡 Pour savoir comment automatiser le suivi de vos tâches IPP à partir de documents comme la liste des mandats, consultez Automatisez le suivi de vos tâches IPP à partir des documents reçus.

Précompte professionnel et précompte mobilier

Champ prédéfini	Type	D’où vient la valeur ?
Revenus imposables	Chiffre	Repris du document Fiche 274 (accusé de réception) ou Précompte professionnel - Instructions de paiement.
Précompte professionnel	Chiffre	Le précompte professionnel dû, repris du document Fiche 274 (accusé de réception) ou Précompte professionnel - Instructions de paiement.
Numéro d'accusé de réception	Texte	Repris du PDF du document Fiche 274 (accusé de réception).
Message structuré	Texte	La communication structurée pour le paiement, reprise du document Fiche 274 (accusé de réception), du document Précompte professionnel - Instructions de paiement ou d’une déclaration 273, 273A ou 273S.
Numéro de compte du destinataire	Texte	Le numéro de compte pour le paiement, repris du PDF du document Fiche 274 (accusé de réception), du document Précompte professionnel - Instructions de paiement ou d’une déclaration 273, 273A ou 273S.
Précompte mobilier - taux d'imposition	Chiffre	Repris du document Déclaration 273A - précompte mobilier sur les dividendes d'origine belge.
Précompte mobilier - montant des dividendes	Chiffre	Repris du document Déclaration 273A - précompte mobilier sur les dividendes d'origine belge.

💡 Pour en savoir plus sur les champs du précompte professionnel, consultez Modèle de tâche - déclaration au précompte professionnel.

Comptes annuels

Champ prédéfini	Type	D’où vient la valeur ?
Comptes annuels - date du dépôt	Date	Reprise du document Comptes annuels - Confirmation de paiement.
Comptes annuels - montant	Chiffre	Repris du document Comptes annuels - Confirmation de paiement ou Comptes annuels - Demande de paiement.
Comptes annuels - dépôt tardif	Oui/non	Indique si les comptes annuels ont été déposés tardivement, d’après le document Comptes annuels - Confirmation de paiement.
Comptes annuels - montant dépôt tardif	Chiffre	L’amende pour dépôt tardif, reprise du document Comptes annuels - Confirmation de paiement.

Paramètres calculés

AdminPulse utilise Solde TVA, Compte-provisions TVA et TVA - Remboursement demandé pour déterminer les paramètres calculés. Ajoutez ces champs prédéfinis au même modèle de tâche. Si un champ manque, AdminPulse calcule avec un montant de 0 ou comme si aucun remboursement n’était demandé. Le premier calcul n’a lieu que lorsqu’un des champs d’entrée présents est modifié.

Vous modifiez l’un de ces trois champs dans le détail de la tâche, directement dans l’Aperçu des tâches ou via un suivi de tâche de documents ? AdminPulse recalcule alors les valeurs. Vous pouvez modifier vous-même une valeur calculée, mais AdminPulse écrase votre modification lors du calcul suivant.

AdminPulse ne complète TVA: Avance 1 et TVA: Avance 2 que si la case TVA avances est cochée dans le dossier relation et que la périodicité TVA de la relation n’est pas Mensuelle. Si le montant calculé est inférieur ou égal à 0, le champ reste vide.

Calculs TVA et conditions

Paramètre calculé	Type	Que calcule AdminPulse ?
TVA: Solde net	Chiffre	Le montant à payer ou à récupérer, affiché comme un nombre positif. Les trois valeurs Oui/non ci-dessous indiquent ce qu’il advient de ce montant. AdminPulse tient compte du solde TVA et du compte de provision TVA. Un avoir sur le compte de provision n’est pas remboursé.
TVA solde à payer	Oui/non	Coché si le client doit payer un montant.
TVA solde à rembourser	Oui/non	Coché si le client dispose d’un avoir et que TVA - Remboursement demandé est coché.
TVA solde à transférer	Oui/non	Coché si le client dispose d’un avoir et ne demande pas de remboursement. L’avoir est alors reporté à la période suivante.
TVA: Avance 1	Chiffre	Une proposition pour le premier acompte TVA : un tiers du solde de la déclaration TVA, moins un éventuel avoir reporté à la période suivante, puis arrondi vers le haut au multiple de 100 le plus proche.
TVA: Avance 2	Chiffre	Une proposition pour le deuxième acompte TVA, calculée de la même manière. Reste-t-il un avoir après le premier acompte ? AdminPulse le déduit alors de ce montant.

AdminPulse ne complète TVA: Avance 1 et TVA: Avance 2 que si Paie les avances de TVA est activé pour la relation et que la périodicité TVA de la relation n’est pas Mensuelle. Si le montant calculé est inférieur ou égal à 0, le champ reste vide.

Si le solde est de 0, aucune des trois valeurs Oui/non n’est cochée.

💡 Vous trouverez plus d’explications et des exemples de calcul dans Modèle de tâche - Suivi automatisé de la déclaration TVA avec champs calculés et e-mails.

💡 Bon à lire

Vous souhaitez parfois qu’une valeur complétée reste automatiquement disponible pour la tâche suivante. Découvrez comment le configurer dans cet article : Transférer automatiquement les valeurs des champs de saisie vers la tâche suivante
Vous pouvez aussi ajouter un champ du dossier relation à un modèle de tâche avec + Nouveau champ de relation. Pour en savoir plus, consultez : Utiliser des champs de relation dans les tâches
Pour découvrir les autres substituants que vous pouvez utiliser dans vos modèles d’e-mail, consultez Modèles d'e-mail - substituants.

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