Utiliser des champs de saisie (paramètres de tâche) dans les tâches

Dans AdminPulse, vous pouvez ajouter des champs de saisie (libres ou prédéfinis) aux tâches. Cela vous permet d'ajouter des informations supplémentaires à une tâche, comme un solde TVA ou une échéance. Ces champs de saisie peuvent ensuite être utilisés, par exemple, pour remplir automatiquement des données dans un e-mail adressé à un client.

Dans cet article, nous vous expliquons étape par étape comment configurer, compléter et utiliser ces champs de saisie dans vos e-mails. Nous prendrons comme exemple le modèle de tâche "Déclaration TVA".

💡 Un champ de saisie est également appelé un paramètre de tâche.

Ajouter des champs de saisie à une tâche

Pour pouvoir utiliser un champ de saisie dans une tâche, vous devez d’abord l’ajouter à un modèle de tâche.

Étapes pour ajouter un champ de saisie à une tâche: 

1. Allez dans Paramètres > Modèles de tâche.
2. Ouvrez le modèle de tâche auquel vous souhaitez ajouter un champ de saisie.
3. Cliquez sur ‘Ouvrir les champs’.
   • Si aucun champ de saisie n’est encore défini, une fenêtre vide apparaît.
   • Les champs de saisie existants y sont également affichés.
   
4. Cliquez sur ‘+ Nouveau champ de saisie’.
5. Définissez les propriétés du champ de saisie :
   • Nom : Le nom sous lequel le champ apparaîtra dans la tâche.
   • Type : Sélectionnez parmi les options suivantes :
     • Texte
     • Chiffre
     • Date
     • Oui/non
     • Liste de sélection : Ajoutez des options manuellement en cliquant sur ‘Ajouter’.
       
     • Utilisateur : Permet de sélectionner un utilisateur de votre bureau dans la tâche.
   • Champ prédéfini (optionnel) : Certains champs de saisie existent déjà dans AdminPulse et ont une signification spécifique. Sélectionnez un champ prédéfini et son type sera automatiquement défini.
   • Valeur calculée (optionnel) : Permet à AdminPulse de calculer automatiquement une valeur sur base des données disponibles. Exemples de valeurs calculées :
     • Solde TVA net (Nombre) : Calcul automatique basé sur l'attestation et le compte courant TVA.
     • Solde TVA à payer (Oui/Non) : Déterminé sur base du solde TVA net.
     • Solde TVA reporté (Oui/Non) : Déterminé sur base du solde TVA net.
     • Solde TVA remboursé (Oui/Non) : Déterminé sur base du solde TVA net.
     • Acompte TVA 1 / 2 (Nombre) : Calcul automatique basé sur l'attestation et le compte courant TVA.
6. Cliquez sur ‘Ajouter’.
   Désormais, le nouveau champ de saisie est automatiquement ajouté à chaque tâche utilisant ce modèle.

💡 Vous souhaitez en savoir plus sur les champs de saisie calculés ? Consultez : FAQ – Comment calculer automatiquement le solde TVA et les acomptes ?

Exemple : Ajouter deux champs de saisie à un modèle de tâche

Dans cet exemple, nous ajoutons deux champs de saisie :

Champ : Solde TVA

• Type : Nombre
• Champ prédéfini : 'Solde TVA’ ce qui permet à AdminPulse d’identifier ce champ comme étant spécifique au solde TVA.
  

Champ : Date limite de paiement

• Type : Date
• Champ prédéfini : Non (champ libre).
  

Dorénavant, ces champs apparaîtront automatiquement dans chaque tâche créée à partir de ce modèle.

Remplir et consulter les champs de saisie par tâche

Lorsque vous créez une tâche à partir d’un modèle de tâche contenant des champs de saisie, ceux-ci apparaissent automatiquement dans les détails de la tâche.

• Vous pouvez remplir les champs de saisie directement dans la fenêtre de détail de la tâche.
• Ces champs sont visibles dans la fenêtre de détail pour la tâche principale ainsi que pour les sous-tâches.

Remplir rapidement les champs de saisie pour plusieurs tâches via l’Aperçu des tâches

Pour gagner du temps et modifier plus rapidement les données de plusieurs relations à la fois, vous pouvez remplir et mettre à jour les champs de saisie directement depuis l’écran d’aperçu des tâches, sans devoir ouvrir chaque tâche individuellement.

1. Ouvrez l’Aperçu des tâches (Tâches > Aperçu des tâches).
2. Choisissez une tâche.
3. Cliquez sur ‘Montrer les champs’.
4. Les champs de saisie apparaissent sous forme de colonnes supplémentaires, vous permettant de les modifier directement.

Utiliser les champs de saisie des tâches dans les e-mails

AdminPulse peut insérer automatiquement la valeur des champs de saisie remplis dans un e-mail destiné à la gestion des tâches. Cela fonctionne en fonction des paramètres du modèle d’e-mail.

1. Ajouter des champs de saisie à un modèle d’e-mail

1. Allez dans Paramètres > Modèles d’e-mail.
2. Ouvrez les paramètres d’un modèle d’e-mail en cliquant sur l’icône crayon.
3. Assurez-vous que 'Contexte du modèle' est configuré sur ‘Gestion des tâches’.
4. Cliquez sur ‘{Substituants}’ pour afficher et copier les champs disponibles. 
   
5. Ajoutez (collez) les substituants souhaités dans le texte du modèle d’e-mail.

2. Vérifier le modèle d’e-mail associé à une sous-tâche

1. Allez dans Paramètres > Modèles de tâche.
2. Ouvrez le modèle de tâche pour afficher la liste des sous-tâches.
3. Vérifiez si le bon modèle d’e-mail est associé dans la colonne ‘Modèle e-mail’ et ajustez-le si nécessaire.

3. Envoyer un e-mail avec les données complétées d’une tâche

1. Ouvrez la tâche dans le Tableau des tâches (Tâches > Tableau des tâches) et cliquez sur l’icône d’enveloppe ‘Envoyer un e-mail’, ou faites glisser la tâche vers la colonne ‘En cours’.
2. L’éditeur d’e-mail s’ouvre et les valeurs des champs de saisie sont insérées automatiquement dans le texte.
3. Vérifiez l’e-mail et envoyez-le au client.

💡Bon à lire

• Parfois, vous souhaitez qu’une valeur renseignée reste automatiquement disponible pour la tâche suivante. Découvrez comment le configurer dans cet article : Transférer automatiquement les valeurs des champs de saisie vers la tâche suivante 
• Vous pouvez également ajouter un champ du dossier relation à un modèle de tâche avec ‘+ Nouveau champ relation’. Pour en savoir plus, consultez : Utiliser les champs relationnels dans les tâches