Introduction
Les institutions relevant de la législation anti-blanchiment sont tenues de saisir le registre UBO. Cela permet de déterminer qui exerce un contrôle effectif, éventuellement derrière des constuctions juridiques. Le nom vient du terme anglais UItimate Beneficial Owner.
Tous les UBO doivent être précisés dans ce registre. Mais qui est UBO? Dans le cas des sociétés, il s'agit de personnes physiques qui contrôlent (in)directement plus de 25% des droits de vote ou des actions, des personnes physiques qui côntrolent par autres moyens et - éventuellement - des dirigeants.
Déterminer exactement qui est un UBO peut être un calcul difficile, surtout s'il existe différentes structures juridiques entre la société pour laquelle vous souhaitez compléter le registre et les UBO. AdminPulse peut faire ce calcul pour vous. Tous les actionnaires de cette société, les actionnaires de ces actionnaires, les dirigeants et les personnes exerçant d'autres formes de contrôle doivent être complétés correctement.
Calcul UBO
Dans AdminPusle, vous pouvez choisir entre les 3 options ci-dessous pour chaque relation afin d'indiquer comment se déroule le calcul de l'UBO :
- Le calcul est effectué par AdminPulse : après avoir ajouté les actionnaires et autres relations liées, AdminPulse peut effectuer un calcul UBO. Le bureau est responsable de l'inscription dans le registre UBO et un avertissement sera affiché à chaque modification de la structure UBO. Le revue qualité est en règle dès que AdminPulse indique que l'état UBO a été inscrit dans le registre.
- Le calcul n'est PAS effectué dans AdminPulse - le revue qualité l'est : vous pouvez choisir de faire le calcul UBO ailleurs, mais toujours avoir le contrôle annuel par le revue qualité d'AdminPulse. AdminPulse n'effectuera pas le calcul, mais un extrait du registre UBO peut toujours être téléchargé. Le bureau est responsable de l'inscription dans le registre UBO et un avertissement sera affiché à chaque modification de la structure UBO. Le revue qualité est en règle dès que AdminPulse indique que l'état UBO a été inscrit au registre.
-La relation elle-même est responsable de la saisie des données dans le registre UBO. Le contrôle de qualité dans AdminPulse ne donnera donc jamais d'avertissement.
Entrer des données
Entrez les actionnaires, les dirigeants et les personnes qui exercent un contrôle par autres moyens dans la zone Relations liées du dossier relation de la société. Si une autre société exerce un contrôle, complétez les actionnaires dans le dossier de cette société.
Dans cette section, sélectionnez d’abord le type de lien et la relation. Si vous devez encore créer la relation, faites-la en cliquant sur le bouton plus. Attribuez le statut Autre aux relations qui ne sont créées que pour être liée. Saisissez ensuite les données associées à ce lien.
Ajouter des actionnaires
Pour les actionnaires, entrez le nombre d'actions et le nombre de droits de vote. Dans le calcul, ces chiffres sont divisés par le nombre total de cette société. Par conséquent, pour un calcul correct, il est important de saisir tous les actionnaires avec leur nombre d'actions et de droits de vote et de saisir le nombre d'actions dont le propriétaire est inconnu dans les actions inconnues de la section UBO.
Si une société est actionnaire, vous devez compléter tous les actionnaires de cette société. S'il existe une autre société entre ces actionnaires, remplissez les actionnaires pour cette société.
Contrôle par autres moyens
Les personnes exerçant un contrôle par autres moyens sont automatiquement UBO.
Ajouter des dirigeants
Si aucun UBO n'a été trouvé dans la structure de l'actionnariat, les dirigeants sont appelés UBO. Si le dirigeant est une entreprise, le représentant de celle-ci devient l'UBO.
Actions inconnues (autres)
Parfois les actionnaires sont inconnus, par exemple avec des actions publiques. Mais pour un calcul correct, il est nécessaire de travailler avec un total correct. Par conséquent, vous pouvez entrer le nombre d'actions inconnues dans la section UBO. Le total est la somme de tous les nombres saisis par les actionnaires et du nombre d'actions inconnues.
Calcul UBO
Une fois que toutes les relations pertinentes sont liées, effectuez un calcul UBO en cliquant sur le bouton.
Le résultat est un aperçu.
Les lignes avec une étoile devant sont les UBO. Vous devez ensuite remplir ces personnes ou entreprises dans le registre UBO, ainsi que les structures qui les séparent de l'entreprise concernée.
La société est au sommet. A chaque saut à droite, nous allons plus loin, donc au premier saut à droite les actionnaires directs, puis les actionnaires de ces actionnaires, etc.
L'UBO% indique dans quelle mesure l'UBO a le contrôle de cette société, également à travers le contrôle d'autres sociétés.
Si vous déplacez la souris sur la type de contrôle, vous obtiendrez plus d'informations sur les raisons pour lesquelles cette personne est UBO.
La colonne Identification contient le numéro d'entreprise ou le numéro de TVA des entreprises et le numéro de registre national ou la date de naissance pour les personnes. Avec ces données, ajoutez rapidement des lignes dans le registre UBO du gouvernement.
Les colonnes Actions % et Droits de vote % indiquent la répartition des actions / votes de la société mère.
Dans le registre depuis sert de liste de contrôle. Si vous avez entré une ligne dans le registre, cliquez sur le bouton. De cette façon, vous savez quels sont ceux qui ont déjà été remplis.
La dernière colonne contient des informations et des erreurs. Déplacez la souris sur les icônes pour voir plus d'informations.
Si vous avez terminé le registre, indiquez-le en cliquant sur ce bouton :
Cela signifie également que cette relation obtient une coche verte dans la revue qualité.
Téléchargez un reçu en format PDF à partir du registre UBO. Téléchargez-le et joignez-le à ce contrôle.
Consultez les anciens contrôles en les choisissant dans la liste de sélection. Supprimez-les en cliquant sur la poubelle.
Modifications de la structure UBO
Lorsqu'une modification est faite dans AdminPulse à l'une des relations figurant dans la structure UBO d'une entreprise, un avertissement s'affiche dans la section UBO, indiquant que la structure UBO entrée dans le registre peut-être n'est plus conforme aux données les plus récentes.
Peut-être c'est nécessaire de faire un nouveau calcul pour appliquer les modifications dans le registre UBO. Désactivez l'avertissement via le bouton si ce n'est pas nécessaire.
Le client s'occupe de l'enregistrement de l'UBO lui-même
Si le client choisit de faire lui-même l'enregistrement et le suivi de l'UBO, vous pouvez également l'indiquer dans AdminPulse.
Grâce à cela, vous savez que le client est responsable de cela et vous n'avez rien d'autre à faire pour cela.
Cela garantit également que l'évaluation de la qualité pour UBO sera sur ✓ verte.
Liens utiles
- Vous souhaitez inclure le calcul de l'UBO dans l'un de vos modèles de lettres ? Lisez ici comment le faire correctement.
- Laissez AdminPulse vous rappeler de reconfirmer l'UBO:
- vous recevez une notification automatique
- vous pouvez également utiliser les tâches et utiliser un calendrier de tâches qui se base sur la date d'expiration de l'UBO.