Configurer et utiliser les textes de facture

Vous souhaitez communiquer rapidement et clairement sur vos factures sans devoir ajouter manuellement du texte à chaque fois ? Avec les textes de facture, vous définissez des phrases types qui sont automatiquement remplies via la planification de la facturation. Votre communication reste ainsi claire tout en vous faisant gagner du temps. Vous gérez les textes de facture depuis l'écran Textes de facture, mais vous pouvez également les personnaliser à d'autres niveaux.

Cet article vous explique ce que sont les textes de facture, comment les configurer et les utiliser dans AdminPulse, comment exploiter les substituants pour du contenu dynamique, ainsi que les paramètres qui déterminent le texte affiché sur votre facture.

Qu’est-ce qu’un texte de facture ?

Un texte de facture est une phrase prédéfinie qui apparaît sur une facture. Vous en rédigez vous-même le contenu, et AdminPulse génère le texte sur la facture provisoire si vous utilisez une planification de la facturation dans le dossier relation (ceci n’est possible que si le texte est lié au calendrier de facturation). Pratique pour les formulations standard comme :

• « Pour les prestations du premier trimestre 2025 »
• « Acompte – mois de mai 2025 »

Vous pouvez également utiliser des substituants pour insérer automatiquement des données dynamiques. Plus d’informations à ce sujet dans la suite de cet article.

Créer et gérer des textes de facture

Via Paramètres > Textes de facture, vous gérez les textes qui sont automatiquement ajoutés aux factures provisoires générées via la planification de facturation. Vous y trouverez un tableau récapitulatif contenant :

• Nom du texte de facture
• Type : Forfait, Acompte, Décompte ou En régie
• Un aperçu du texte

Derrière chaque ligne, vous avez trois boutons d’action :

• Modifier
• Copier
• Supprimer

💡 Copier un texte de facture existant est le moyen le plus rapide pour créer une nouvelle variante.

Créer ou modifier un texte de facture

1. Allez dans Paramètres > Textes de facture.
2. Cliquez sur Ajouter pour créer un nouveau texte ou sur Modifier à côté d’un texte existant.
3. Remplissez les informations suivantes dans le nouvel écran :
   • Nom – à usage interne, définissable par langue.
   • Type – choisissez le type de facturation approprié : Forfait, Acompte, Décompte ou En régie.
   • Contenu du texte – saisissez le texte désiré pour chaque langue que vous utilisez.
     Cliquez sur le bouton Substituants pour voir quels champs dynamiques peuvent être utilisés.

AdminPulse utilise automatiquement la version linguistique appropriée selon la préférence de langue de la relation.

👉 Si vous modifiez un texte de facture déjà utilisé, vous aurez le choix de l’appliquer également aux factures provisoires existantes. Cette option peut être décochée si vous souhaitez modifier uniquement celles à venir.

Utiliser des substituants dans les textes de facture

Les substituants vous permettent d’ajouter des informations dynamiques à vos textes de facture. AdminPulse les remplace automatiquement lors de la génération de la facture.

Quelques exemples de substituants :

• {currentMonthName} – affiche le nom du mois en cours
• {currentQuarterName} – affiche le trimestre en cours

Exemples de mise en pratique avec les substituants :

• Pour les prestations du {currentQuarterName} trimestre de {currentYear}
• Acompte – mois de {currentMonthName} {currentYear}

Résultat après génération :

• Pour les prestations du premier trimestre de 2025
• Acompte – mois de mai 2025

💡 Cliquez sur le bouton Substituants lors de la création ou de l’édition d’un texte de facture pour consulter la liste complète des substituants disponibles.

👉 Important : AdminPulse utilise comme référence pour le remplissage de ces substituants la date "Enregistrements jusqu’à" du calendrier de facturation utilisé (Paramètres > Calendriers de facturation).

Lier un texte de facture à un calendrier de facturation

Un texte de facture n’est utilisé que lorsque vous le liez à un calendrier de facturation. Grâce à ce lien, AdminPulse sait quel texte doit être automatiquement ajouté lors de la création des factures provisoires via la planification de la facturation.

1. Allez dans Paramètres > Calendriers de facturation.
2. Cliquez sur l’icône de modification à côté du calendrier de facturation que vous souhaitez adapter.
3. Dans Texte de facture, sélectionnez un texte dans votre liste de textes existants. Vous pouvez définir cela pour l’ensemble du calendrier ou pour chaque ligne de planification séparément.

Dès qu’AdminPulse génère automatiquement une facture provisoire sur base de ce calendrier, le texte lié sera inséré, et les substituants remplacés par les valeurs correctes.

👉 Attention : Vous avez manuellement créé une facture provisoire en transférant un ou plusieurs enregistrements vers une facture provisoire (et donc pas via la planification automatique d’AdminPulse) ? Dans ce cas, le texte de facture ne sera pas inséré automatiquement. Vous avez alors les options suivantes :

• Ajouter manuellement le bon texte
• Supprimer la facture provisoire et exécuter la prochaine ligne de planification. Pour ce faire, allez vers Dossiers relations > Aperçu des planifications de facturation et utilisez l’action globale ‘Exécuter la prochaine planification de facturation’
  💡Pour plus d'informations, consultez : Aperçu : consulter et gérer les planifications de facturation

Afficher un texte de facture grâce au modèle de facture

La manière dont un texte de facture est affiché sur une facture dépend du type de facturation et d’un paramètre spécifique (uniquement applicable pour les forfaits et acomptes).

Factures en régie et de décompte

Vous utilisez des factures en régie ou des factures de décompte ? Dans ce cas, vous devez inclure le substituant {InvoiceText} dans votre modèle de facture pour rendre le texte visible sur le PDF. Placez-le à l’emplacement souhaité, par exemple au-dessus des lignes de facture, en fonction de la structure de votre modèle.

Afficher le texte de facture dans les factures forfaitaires et d’acompte

Pour les factures de type forfait ou d’acompte, un paramètre spécifique détermine comment le texte de facture s’affiche. Ce paramètre se trouve via Paramètres > Paramètres généraux > Paramètres de facturation : 'Montrer le texte de facture dans la ligne de facture (forfait/acompte)'. Selon que cette option est activée ou non, vous devrez utiliser un substituant différent dans votre modèle.

Option activée : utiliser {Description} dans les lignes de facture

Lorsque l’option 'Montrer le texte de facture dans la ligne de facture (forfait/acompte)' est cochée, le texte de facture est utilisé comme description de la ligne de facturation :

Le substituant {InvoiceText} n’a alors aucun effet.

Le texte est automatiquement inséré via le substituant {Description}, que vous devez placer à l'intérieur du groupe de lignes de facture (par exemple dans : {BeginGroup:InvoiceLinesByDescription} - {EndGroup:InvoiceLinesByDescription}).

👉 Attention : si l’option était activée et que des factures provisoires ont été générées avec le texte dans la ligne, cela ne peut plus être modifié. Soyez donc prudent avec cette configuration.

Option désactivée : utiliser {InvoiceText}

Si l’option 'Montrer le texte de facture dans la ligne de facture (forfait/acompte)' n'est pas activée, le texte de facture ne s'affiche pas comme description de ligne de facture. Dans ce cas, vous devez utiliser {InvoiceText} dans vos modèles de facture, comme pour les factures en régie ou de décompte, pour faire apparaître le texte au bon endroit.

Adapter un texte de facture pour une relation ou une facture spécifique

Vous souhaitez exceptionnellement modifier le texte de facture pour une relation ou une facture en particulier ? Il existe deux façons de le faire :

• Facture provisoire – texte spécifique par facture

Dans une facture provisoire individuelle, vous pouvez directement saisir un texte spécifique dans le champ Texte de facture. Ce texte remplace alors toutes les autres configurations.

• Fiche relation – texte par ligne dans la planification de facturation

Dans la planification de facturation d’une relation, vous pouvez définir un texte de facture différent pour une ligne de planification :

1. Accédez au Dossier relation > section Facturation > bloc Planification de la facturation.
2. Cliquez sur l’icône (i) à côté d’une ligne.
3. Sélectionnez un texte dans le champ Texte sur la facture.

💡 Astuces pour l’utilisation des textes de facture

• Veillez à avoir défini un texte de facture dans vos calendriers de facturation.
• Utilisez des substituants pour un contenu dynamique.
• Gardez vos textes concis, professionnels et compréhensibles.
• Adaptez le langage du texte à celle de votre clientèle.
• Lors de la création de vos premières factures provisoires, vérifiez à quoi ressemble le texte de facture, avant la numérotation. Vous pouvez encore l’ajuster si nécessaire comme expliqué ici : Créer ou modifier un texte de facture

💡 Bon à lire

• Vous souhaitez savoir comment configurer des calendriers de facturation (Paramètres > Calendriers de facturation) ? Consultez cet article : Créer et gérer des calendriers de facturation
• Vous voulez connaître les options de mise en page d’une facture ? Lisez cet article : Mise en page de la facture
• Vous souhaitez savoir comment appliquer un calendrier de facturation à une relation en pratique ? Consultez cet article sur la planification de la facturation : Planification de facturation par relation : configuration, consultation et modification