Depuis le Tableau des tâches, vous pouvez facilement faire des enregistrements de temps sur des tâches et sous-tâches. Le type de prestation de la liste de prix attribué à l’enregistrement est défini dans les Modèles de tâches (Paramètres > Modèles de tâches).
La manière dont se déroule l’enregistrement de temps depuis le Tableau des tâches dépend de la configuration 'Enregistrement initié du Tableau des tâches' (Paramètres > Paramètres généraux > Gestion des tâches). Trois options sont possibles :
- Cliquer afin d'ouvrir le formulaire d’enregistrement
- Ouvrir le formulaire quand une tâche est accomplie
- Enregistrement automatisé
Quel que soit le paramètre choisi, vous pouvez toujours ajouter manuellement des enregistrements de temps depuis le Tableau des tâches. Vous pouvez également utiliser le minuteur : démarrez-le lorsque vous commencez à travailler, puis arrêtez-le une fois le travail terminé. L’enregistrement du temps sera alors créé automatiquement pour la (sous)-tâche choisie. Consultez à ce sujet : Comment enregistrer du temps avec le minuteur ?
Vous trouverez ci-dessous une explication détaillée des trois configurations, ainsi que leur fonctionnement en lien différents types de sous-tâches.
Les 3 types de configurations pour l’enregistrement de temps depuis le Tableau des tâches
Cliquer afin d'ouvrir le formulaire d’enregistrement
Avec cette méthode, rien n’est automatisé. Suivez ces étapes pour enregistrer du temps :
- Cliquez sur l’icône d’horloge près de la (sous-)tâche sur laquelle vous souhaitez enregistrer du temps
- Remplissez les informations nécessaires dans le formulaire, comme la durée ou des commentaires
- Cliquez sur OK pour créer l’enregistrement
💡Pour les tâches ayant une durée standard, la durée prédéfinie sera automatiquement remplie dès l'ouverture du formulaire.
Ouvrir le formulaire quand une tâche est accomplie
Avec ce réglage, le formulaire d’enregistrement s’ouvre automatiquement lorsqu’une sous-tâche est déplacée vers 'Accomplie'.
- Pour une 'Tâche actuelle' et une tâche 'Courrier électronique' : Le formulaire s'ouvre automatiquement et vous entrez manuellement le temps enregistré.
- Pour une tâche avec une durée par défaut définie : Le formulaire s'ouvre automatiquement avec la durée prédéfinie déjà remplie. Vérifiez les informations et cliquez sur OK.
Ce réglage vous évite d'ouvrir manuellement le formulaire, ce qui permet de gagner du temps et de ne pas oublier de faire un enregistrement.
Enregistrement automatisé
Avec ce réglage, l'enregistrement du temps est en grande partie automatisé.
-
Pour une 'Tâche actuelle' :
- Un minuteur démarre automatiquement lorsque la tâche est déplacée vers 'En cours'.
- Lorsque la tâche est ensuite marquée comme 'Accomplie', le temps mesuré est enregistré (à condition que le minuteur ait été activé plus d’une minute).
- Chaque enregistrement est signalé par un message en bas à droite de l’écran. Cliquez sur ce message pour modifier l’enregistrement.
- Vous pouvez également arrêter le minuteur en cliquant sur l’icône de pause dans la tâche. Le temps mesuré est alors automatiquement enregistré. Pour relancer le minuteur, cliquez sur l’icône de démarrage sur la même tâche.
- Un minuteur démarre automatiquement lorsque la tâche est déplacée vers 'En cours'.
-
Pour une tâche avec durée par défaut définie :
- Le minuteur ne débute pas avec le statut 'En cours'.
- Lorsque la tâche est déplacée vers 'Accomplie', la durée par défaut prédéfinie est automatiquement enregistrée.
💡Un seul chronomètre peut être actif à la fois. Si vous démarrez un nouveau minuteur alors qu’un autre cours encore, le minuteur en cours s’arrête automatiquement et son temps est enregistré.
Résumé des configurations d'enregistrement de temps
Le tableau ci-dessous récapitule ce qu’il se passe lorsqu’une tâche passe en 'En cours' ou 'Accomplie', selon la méthode d'enregistrement choisie.
Que se passe-t-il lorsque vous mettez une tâche sur "En cours" ?
| Configuration | Tâche actuelle | Tâche avec durée par défaut | Tâche 'Courrier électronique' |
|---|---|---|---|
| Enregistrement automatisé | Le minuteur démarre automatiquement. | Rien | La fenêtre d’envoi de l’e-mail s’ouvre. Lorsque vous cliquez sur OK, l’e-mail est envoyé et le temps configuré est enregistré (si défini). |
| Ouvrir formulaire automatiquement | Rien | Rien | La fenêtre d’envoi de l’e-mail s’ouvre. Lorsque vous cliquez sur OK, l’e-mail est envoyé. |
| Cliquer pour ouvrir le formulaire | Rien | Rien | La fenêtre d’envoi de l’e-mail s’ouvre. Lorsque vous cliquez sur OK, l’e-mail est envoyé. |
Que se passe-t-il lorsque vous déplacez une tâche sur "Accomplie" ?
| Configuration | Tâche actuelle | Tâche avec durée par défaut | Tâche 'Courrier électronique' |
|---|---|---|---|
| Enregistrement automatisé | Le temps mesuré est enregistré. | Le temps configuré est enregistré. | L’email n'est pas envoyé. Le temps configuré est enregistré automatiquement (si défini). |
| Ouvrir formulaire automatiquement | Le formulaire propose le temps configuré (si défini). | Le temps configuré est proposé. | Le formulaire ne s’ouvre pas automatiquement, et l’email n’est pas envoyé. Vous pouvez enregistrer (le temps proposé) manuellement via le formulaire. |
| Cliquer pour ouvrir le formulaire | Rien ne se passe, sauf si vous cliquez manuellement sur l’icône d’horloge pour enregistrer. | Rien ne se passe, sauf si vous cliquez manuellement sur l’icône d’horloge. | Rien ne se passe, sauf si vous cliquez manuellement sur l’icône d’horloge. |
Ajouter manuellement des enregistrements
Quel que soit le paramètre défini pour 'Enregistrement initié du Tableau des tâches', vous pourrez toujours ajouter manuellement des enregistrements supplémentaires.
Enregistrer manuellement du temps depuis le Tableau des tâches
- Cliquez sur l’icône d’horloge d’une (sous-)tâche pour ouvrir le formulaire d’enregistrement
- Indiquez la durée souhaitée, la date et remplissez d’autres champs
- Cliquez sur OK pour sauvegarder l’enregistrement
Ajouter manuellement des coûts depuis le Tableau des tâches
Dans le Tableau des tâches, il existe deux façons d’enregistrer des coûts :
-
Configurer un coût dans le modèle de tâche
Définissez un coût via le modèle de tâche. Lorsqu’une sous-tâche est déplacée vers 'Accomplie', le coût configuré est automatiquement enregistré.
👉 Remarque : Le coût n’est enregistré automatiquement qu’une seule fois, même si vous repassez la sous-tâche à 'En cours' avant de la remettre sur 'Accomplie'. -
Ajouter un coût manuellement
Ajoutez un enregistrement de coût manuel grâce aux étapes ci-dessous :- Cliquez sur l’icône d’horloge d’une (sous-)tâche pour ouvrir le formulaire d’enregistrement
- Sélectionnez 'Produit/Coût', puis remplissez le formulaire
- Cliquez sur OK pour sauvegarder l’enregistrement
Exemples depuis le Tableau des tâches
Les cas suivants illustrent des situations spécifiques liées à l’enregistrement de temps et de coûts depuis le Tableau des tâches :
Cas 1 : Enregistrement du temps via le Tableau des tâches
Paramètre : Enregistrement automatisé
Sous-tâche : Une tâche avec une durée standard de 5 minutes
Actions : Un utilisateur déplace la tâche sur le Tableau des tâches vers 'Accomplie'
Résultat : L’enregistrement de temps est attribué à l’utilisateur ayant modifié le statut de la tâche.
Si le statut n’a pas été changé via le Tableau des tâches, aucun enregistrement de temps n’est effectué.
Cas 2 : Utilisation d'un Suivi de tâches
Paramètre : Enregistrement automatisé
Sous-tâche : Une tâche avec une durée standard de 5 minutes.
Action : La tâche est marquée comme 'Accomplie' par un Suivi de tâches, par exemple lors de l’envoi d’un reçu.
Résultat : Aucun enregistrement de temps n’est créé.
Cas 3 : Enregistrement de coûts
Sous-tâche : Une tâche avec un coût lié
Action : Un utilisateur déplace la tâche sur le Tableau des tâches vers 'Accomplie'
Résultat : Le coût est enregistré au nom de l'utilisateur qui a modifié le statut. (Cela fonctionne aussi bien depuis le Tableau des tâches que depuis l’Aperçu des tâches.)
Cas 4 : Enregistrement de coûts
Sous-tâche : Une tâche avec un coût lié
Action : Un employé marque la tâche comme 'Accomplie' via un Suivi de tâche en téléchargeant un reçu
Résultat : Le coût est enregistré au nom de l'utilisateur ayant téléchargé le document.
Cas 5 : Enregistrements planifiés
Enregistrements planifiés : Cela concerne aussi bien les enregistrements automatiques de temps que de coûts.
Résultat : L’enregistrement est attribué à l'utilisateur qui a planifié l’enregistrement.
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