Il est très facile d’enregistrer votre temps pour des différentes sous-tâches à partir du tableau de tâches. Dans les modèles de tâches il est décidé pour quel élément de la liste de prix le temps est enregistré. Le mode d’enregistrement de l’heure dépend du paramètre "Enregistrement initiér du tableau de tâches" (Paramètres généraux - Gestion des tâches). Ce paramètre a l'une des trois valeurs possibles:
Cliquez afin d'ouvrir le formulaire d'enregistrement
Ouvrir le formulaire quand la tâche est accomplie
Enregistrement automatisé
Résumé des types "temps d'enregistrement"
Ajouter ou éditer des enregistrements de temps dans le tableau de tâches
Enregistrer un coût
Situations possibles
Quel que soit le paramètre que vous choisissez, vous pouvez toujours Ajouter ou éditer des enregistrements de temps dans le tableau de tâches
En outre, vous avez toujours la possibilité de travailler vous-même via la minuterie. Indiquez quand vous commencez à travailler pour un client particulier, et lorsque vous arrêtez le chronomètre, un enregistrement est créé.
Cliquez afin d'ouvrir le formulaire d'enregistrement
Celle-ci est la méthode sans aucune forme d'automatisation : cliquez sur l'icône de montre pour ouvrir le formulaire d'enregistrement, lorsque vous souhaitez enregistrer du temps.
Avec ce paramètre, la manière d'enregistrer le temps dépend en outre du type de sous-tâche (Types de sous-tâches).
Pour une tâche actuele et un courrier électronique : vous devez cliquer vous-même sur l'horloge pour ouvrir le formulaire et enregistrer votre temps.
Pour une tâche avec un temps par défaut : vous devez cliquer vous-même sur l'horloge pour ouvrir le formulaire. Pour la durée, le temps prédéfini est automatiquement renseigné.
Ouvrir le formulaire quand une tâche est accomplie
Avec ce paramètre, le formulaire d'enregistrement s'ouvre automatiquement lorsque vous faites glisser une tâche vers "Accomplie".
Avec ce paramètre, la manière d'enregistrer le temps dépend en outre du type de sous-tâche (Types de sous-tâches).
Pour une tâche actuelle et un courrier électronique : le formulaire s'ouvre automatiquement lorsque vous faites glisser la tâche vers "accomplie". Vous devez remplir la durée vous-même.
Pour une tâche avec un temps par défaut : le formulaire s'ouvrira automatiquement lorsque vous glisser la tâche vers "accomplie". Pour la durée, le temps prédéfini sera rempli automatiquement.
Enregistrement automatisé
Avec ce réglage, la manière dont l'heure est enregistrée dépend en outre du type de sous-tâche. (Types de sous-tâches)
Pour une tâche actuelle, une minuterie est lancée lorsqu'elle est déplacée vers "En cours".
Lorsque la minuterie est arrêtée, un enregistrement est effectué pour le temps mesuré, s'il dépasse 2 minutes. La minuterie s’arrête si la tâche est déplacée vers "Accomplie". Pour chaque enregistrement effectué, un message de confirmation apparaît dans le coin inférieur droit de votre écran. Cliquez sur ce message pour modifier l'enregistrement.
La minuterie peut également être arrêtée en cliquant sur l'icône de pause. Ensuite, le temps sera enregistré. Pour redémarrer le chronomètre, cliquez sur l'icône de démarrage.
Conseil: Une seule minuterie peut être exécutée à la fois. Si le minuteur d'une tâche est démarré alors que celui d'une autre sous-tâche est en cours d'exécution, la dernière est arrêtée et son temps est enregistré.
Dans le menu principal, cette icône signale une minuterie en cours d'exécution dans le tableau des tâches:
Pour une tâche avec une durée par défaut, aucun minuteur n'est démarré lorsqu'elle est déplacée sur "En cours". Mais lorsqu'elle est déplacée vers "Accomplie", la durée définie dans les modèles de tâches est enregistrée.
Résumé des types "temps d'enregistrement"
Dans l'aperçu ci-dessous, vous trouverez les 3 types mentionnés ci-dessus, et à l'aide de ce schéma pratique, vous pouvez consulter ce qui se passe lorsque vous placez/glissez la tâche sur "en cours" ou sur "accomplie".
Ajouter ou éditer des enregistrements de temps dans le tableau de tâches
Quel que soit le réglage que vous préférez pour l’enregistrement de l’heure à partir du tableau des tâches, vous pouvez toujours ajouter d’autres enregistrements en cliquant sur l’icône d’horloge pour ouvrir le formulaire d’enregistrement.
Dans la boîte de dialogue de détail (cliquez sur le nom d’une sous-tâche pour l’ouvrir), à droite, se trouve un aperçu des enregistrements effectués pour une sous-tâche. Ici ils peuvent être édités ou supprimés.
Enregistrer un coût
Lorsque vous travaillez via le tableau des tâches, il y a deux façons d'enregistrer un coût :
1. Définir un coût dans le modèle de tâche :
Lorsque la sous-tâche est réglée sur "accomplie", le coût réglé est enregistré automatiquement.
Remarque : le coût ne sera enregistré automatiquement qu'une seule fois, même si la sous-tâche est à nouveau réglée sur "en cours", puis sur "accomplie".
2. Ajout manuel d'un coût :
Vous pouvez toujours ajouter manuellement des enregistrements supplémentaires pour un coût en cliquant sur l'horloge pour ouvrir le formulaire d'enregistrements.
Situations possibles
Situation 1
Le paramètre général est sur "Enregistrement automatisé ", il y a une sous-tâche avec une durée par défaut de 5 minutes.
Un employé met cette tâche sur 'Accomplie' par le tableau des tâches, à quel nom l'enregistrement des temps se fait-il ?
Réponse: Si c'est par le tableau des tâches, l'enregistrement se fait sur l'employé qui a modifié l'état de la tâche. Par d'autres moyens (liste des tâches/aperçu), aucun enregistrement n'est effectué.
Situation 2
Le paramètre général est sur "Enregistrement automatisé ", il y a une sous-tâche avec une durée par défaut de 5 minutes.
La tâche est mise sur "Accomplie" par la configuration du suivi des tâches lorsqu'un employé télécharge un accusé de réception, au nom de qui l'enregistrement est-elle effectuée ?
Réponse: Aucun enregistrement ne sera effectué.
Situation 3
Il y a une sous-tâche à laquelle un coût est lié.
Un employé met cette tâche sur " Accomplie" par le tableau des tâches, au nom de qui l'enregistrement du coût est-il enregistré ?
Réponse: L'employé qui déplace la tâche/change le status. (tant par le tableau des tâches que par l'aperçu des tâches)
Situation 4
Il y a une sous-tâche à laquelle un coût est lié.
La tâche est mise sur "Accomplie" par la configuration du suivi des tâches lorsqu'un employé télécharge un accusé de réception, au nom de qui l'enregistrement du coût est-elle effectuée ?
Réponse: L'employé qui télécharge le document.
Situation 5
Enregistrements planifiés. Au nom de qui sont-elles enregistrées ? Tant pour les enregistrements automatiques que pour les coûts enregistrés automatiquement ?
Réponse: L'employé qui a créé l'enregistrement planifié.