Important : modifier ou expérimenter avec un calendrier peut créer des tâches en double. Si vous souhaitez modifier un calendrier déjà actif, nous vous recommandons de créer un nouveau calendrier ou de dupliquer le calendrier existant, et d'effectuer les modifications dans ce nouveau calendrier. Vous pouvez filtrer les écrans de tâches d'AdminPulse par calendrier afin de supprimer toute tâche en double ou non souhaitée.
Gestion des calendriers des tâches
Trouvez les périodicités d'une tâche via ces boutons dans les modèles de tâches :
Conseil : Le numéro sur le bouton indique le nombre de calendriers pour cette tâche. Pour qu'une tâche soit disponible pour la planification automatique, vous devez disposer d'au moins un calendrier, sinon la tâche n'est disponible que pour la planification ad hoc dans le tableau des tâches.
Cliquez sur le bouton pour ouvrir la liste des calendriers pour cette tâche :
Un clic sur une périodicité ouvre les types de ligne sous-jacentes :
Résumé des paramètres :
- Nom de la périodicité + bouton de traduction pour afficher le nom dans plusieurs langues.
- Planifier (jours) avant la date limite : le nombre de jours avant la date limite à laquelle la tâche sera planifiée. Ce paramètre détermine la date de planification calculée, mais ne compte plus lorsqu'une date de planification spécifique est entrée.
- Type ligne :
- Une ligne de type "Annuellement" sera répétée chaque année.
- Par rapport a la fin de l'exercice: peut être utilisé pour les tâches qui dépendent de la fin de l'exercice de la relation.
- Date en relation: peut être utilisé pour les plannings où l'échéance de la tâche est différente pour chaque relation. Vous devez renseigner la date spécifique lors de l'ajout du calendrier à la relation.
- Il existe des types distincts pour les "compte annuel" et "ISOC (biztax)", car la date limite doit être calculée selon une formule spécifique.
- Date limite : la date à laquelle une tâche doit être terminée.
- Planifier : La date à laquelle une tâche apparaîtra sur le tableau de tâches. La date en italique est calculée en fonction de la "date limite" et du nombre de "Jours avant la date limite". La date que vous entrez vous-même n’est pas indiquée en italique et ne change plus avec le nombre de "Jours avant le date limite".
Supprimez une ligne via la corbeille. Pour ajouter une ligne, cliquez sur "Ajouter". Une nouvelle ligne apparaît immédiatement avec une date limite suggérée, que vous devez vérifier et ajuster.
Changer quand une tâche est planifiée est donc possible de deux manières. Exemple: (déclaration de TVA trimestrielle)
Modifiez le nombre de jours avant la date limite en haut à droite. Vous verrez que la date de périodicité calculée changera dans les lignes ci-dessous. Egalement la date sur laquelle la tâche doit être planifiée peut être entrée sur chaque ligne séparément. Seule une date que vous avez entrée vous-même peut être modifiée ou effacée.
Calendriers spécifiques
Compte annuel
Il existe des calendriers spécifiques qui effectuent un calcul spécifique. Ces horaires sont déjà prédéfinis dans AdminPulse.
Date limite : 30 jours après l'Assemblée générale, sauf si cette date tombe plus de 7 mois après la fin de l'exercice financier. Dans ce cas, le délai sera de 7 mois après la fin de l'année financière.
Planifier : Cette tâche est programmée 2 mois avant l'Assemblée générale.
ISOC (Biztax)
La date limite du Biztax est basée sur les données officielles publiées par le Service public fédéral Finances. Vous pouvez toujours cliquer sur la flèche pour accéder directement à leur site web. Vous pouvez y cliquer sur l'année d'imposition correcte et consulter le tableau :
Dès que le tableau sera disponible, AdminPulse prendra automatiquement en compte les nouveaux délais lors de la planification de nouvelles tâches.
Note importante si fin d'année fiscale est 31/12 (ou début janvier-février) :
La date de fin de l'année fiscale est toujours prise en compte pour déterminer la date limite. Le tableau ne va que jusqu'au 30/12, date de la fin de l'exercice. Ce n'est que vers le mois de mars de l'année suivante que le SPF publie le nouveau tableau dans lequel est également mentionné le délai pour les relations avec la fin de l'année financière 31/12 (ou début janvier-février).
Comme la date de planification se situe déjà en janvier, le délai officiel n'est pas encore connu quand la tâche sera programmée. AdminPulse résout ce problème en fixant un délai. Toutefois, lorsque le tableau sera publié en mars, cette échéance dans AdminPulse pourra être légèrement différente de l'échéance officielle.
Une fois que la tâche a été programmée, elle ne reprendra pas automatiquement le nouveau délai publié. Si vous voulez que ces tâches aient la date limite officielle, nous vous recommandons de les sélectionner dans l'aperçu des tâches et de modifier manuellement la date limite par une action globale ou de choisir "recalculer date limite" pour que la nouvelle date limite soit recalculée.
Créer les calendriers de tâches
Cliquez sur le bouton "+ Ajouter schéma" pour le faire.
Dans la boîte de dialogue, entrez tous les détails. Via le nombre de lignes, préparez immédiatement un certain nombre de lignes dans votre nouveau schéma. Il vous suffit alors de définir les données correctement. Cliquez sur "Ajouter" et le nouvel horaire apparaîtra sur votre liste :
Cliquez sur "+ Ajouter une règle", ajuster la date limite et confirmez en cliquant sur la coche verte.
Copier les périodicités des tâches
Créez votre propre périodicité à partir d'une copie: cliquez sur l'icône de copie à droite pour copier un horaire complètement.