Les modèles de lettre vous permettent de rédiger des lettres de mission, des lettres de mandat, des documents anti-blanchiment et d'autres lettres à partir des données enregistrées dans AdminPulse.

Un modèle de lettre est un fichier Word ou Excel contenant des substituants, comme {relation.name}. Lors de la création d'une lettre, AdminPulse remplace ces substituants par les données de la relation.

Dans cet article, vous apprendrez à ajouter et à adapter des modèles de lettre, à utiliser les substituants et à créer des lettres pour une ou plusieurs relations. Vous y trouverez aussi des solutions aux problèmes les plus fréquents.

💡 Vous souhaitez créer une lettre à partir d'un modèle existant ? Passez directement à Comment créer une lettre pour une relation ?

Où gérer les modèles de lettre ?

Vous gérez les modèles de lettre via Paramètres > Modèles de lettre. Pour cela, votre rôle d'utilisateur doit disposer du droit Paramètres ou Modèles de lettre.

Les boutons suivants se trouvent en haut de l’écran :

+Ajouter : chargez un nouveau modèle de lettre.
Substituants : choisissez un Type de modèle et consultez les substituants disponibles, avec une description de chacun.
Substituants pour relations liées : téléchargez un document Word contenant les substituants qui reprennent les données des relations liées, comme les dirigeants et les actionnaires.
Substituants pour tâches : consultez les substituants pour les données des tâches ainsi que ceux de vos modèles de tâche. Ils permettent de générer des documents depuis l'Aperçu des tâches.

Sous le bloc Exemples de modèles se trouve la liste des modèles de lettre de votre bureau. Vous pouvez effectuer une recherche par nom et filtrer par type de modèle et par langue. Si vous gérez plusieurs entreprises pour votre bureau, vous pouvez aussi filtrer la liste par propre entreprise.

Comment ajouter un modèle de lettre ?

Vous pouvez charger un fichier Word (.docx ou .doc) ou un fichier Excel (.xlsx ou .xls) comme modèle de lettre :

Allez dans Paramètres > Modèles de lettre et cliquez sur +Ajouter.
Choisissez le Type de modèle et saisissez un Nom facile à reconnaître.
Choisissez la Langue.
Choisissez le Type de relation ou conservez l’option Tous.
Si vous gérez plusieurs entreprises pour votre bureau, choisissez la Propre entreprise ou conservez l’option Tous.
Glissez-déposez le fichier dans la fenêtre ou sélectionnez-le. Cliquez ensuite sur Ajouter. AdminPulse vérifie le fichier et recherche les substituants.

👉 Un message d’erreur apparaît lors du chargement ? Consultez les solutions possibles dans Impossible de charger un modèle de lettre.

💡 Vous disposez uniquement d’une version PDF de la lettre ? Convertissez-la d'abord en document Word, par exemple en ouvrant le PDF dans Word ou avec le convertisseur en ligne d'Adobe. Vérifiez la mise en page, ajoutez les substituants et chargez le document Word comme modèle.

Partir d'un exemple de modèle

Le bloc Exemples de modèles propose des modèles à personnaliser, notamment ceux de l’ITAA. Ils sont regroupés par catégorie et par langue disponible :

Anti-blanchiment : identification des personnes et des entreprises, analyse du risque, bénéficiaires, fiduciaires, acceptation des clients et analyse approfondie du risque.
Lettre de mandat : procurations fiscales pour des sociétés et des entreprises individuelles.
Lettre de mission : le modèle de l'ITAA avec conditions générales, l'avenant sur le registre UBO et le RGPD, et le modèle IPP pour les consommateurs.
Questionnaires : un questionnaire pour l'impôt des personnes physiques.
Autre : un aperçu UBO.

Pour utiliser un exemple de modèle :

Téléchargez l'exemple de modèle dans la langue souhaitée.
Adaptez le contenu et la mise en page à votre bureau.
Chargez le fichier adapté via +Ajouter, comme décrit ci-dessus.

Le modèle apparaît ensuite dans votre liste. Vous pouvez alors l'utiliser via Créer lettre ou, pour un modèle anti-blanchiment, via la section Anti-blanchiment du dossier relation.

💡 Pour les documents anti-blanchiment, vous pouvez aussi utiliser un modèle système. Lors de la création des documents, choisissez Utilisez le modèle de système.

Adapter le modèle de lettre de mission de l'ITAA

Le modèle de l’ITAA contient des passages destinés aux personnes, aux entreprises individuelles et aux sociétés. Avant de l'utiliser, adaptez la mise en page, ajoutez votre logo et éventuellement des champs de signature, et supprimez les paragraphes inutiles. Suivez les étapes décrites dans Comment rendre un modèle de lettre de mission prêt à l'emploi ?

Propriétés d'un modèle de lettre

Les propriétés d'un modèle déterminent où et pour quelles relations vous pouvez l'utiliser. Pour les modifier, cliquez directement sur la valeur concernée dans la liste :

Nom : le nom affiché lorsque vous choisissez un modèle. Le nom de fichier d'une lettre sauvegardée commence aussi par ce nom.
Type de modèle : détermine où vous pouvez choisir le modèle, quels substituants sont disponibles et le type de document attribué à la lettre.
Langue : dans Créer lettre, seuls les modèles dans la langue de la relation sont proposés.
Type de relation : détermine pour quel type de relation le modèle est disponible dans Créer lettre et dans la section Anti-blanchiment. Choisissez Tous pour l'utiliser pour tous les types de relation. Si vous choisissez Entreprise individuelle, le modèle ne sera pas proposé pour Une personne ou Une société.
Propre entreprise : cette colonne apparaît uniquement si plusieurs entreprises sont configurées pour votre bureau. Choisissez Tous ou limitez le modèle, dans Créer lettre et dans la section Anti-blanchiment, aux relations rattachées à une seule de ces entreprises.

Quel type de modèle choisir ?

Le type de modèle détermine l’action à utiliser pour créer le document :

Plus d'actions > Créer lettre dans le ruban du dossier relation : Lettres de mission, Lettre de procuration, eID, IPP - Questionnaire, Contrat de location, Inventaire, Note de provision, Devis et Autres.
Anti-blanchiment > Créer documents dans le dossier relation : les types de modèle qui commencent par LAB, comme LAB - Identification (Personne/Entreprise individuelle), LAB - Analyse du risque et LAB - Bénéficiaire. Pour LAB - Acceptation de clients et LAB - Analyse du risque (Extensif), vous utilisez les boutons distincts de la section Anti-blanchiment.

Pour une lettre de mission ou une lettre de mandat, choisissez toujours le type de modèle correspondant : Lettres de mission ou Lettre de procuration. La lettre reçoit ainsi le type de document Lettre de mission ou Lettre des mandat et est prise en compte dans la revue qualité.

Les types Autres et eID donnent un document de type Document généré.

👉 Pour les documents d'identification, choisissez le bon type de modèle : LAB - Identification (Personne/Entreprise individuelle) pour une personne ou une entreprise individuelle, et LAB - Identification (Société) pour une société. Si vous choisissez un type de modèle inadapté, AdminPulse ne crée pas de document d’identification et n’affiche aucun message d’erreur.

Comment adapter un modèle de lettre ?

Vous pouvez adapter le contenu et la mise en page d'un modèle à votre bureau. Saisissez le texte fixe directement dans le document. Pour les données qui varient selon la relation ou la lettre, utilisez des substituants.

Les actions suivantes sont disponibles à droite de chaque ligne :

Visualisation : affichez le modèle avec des données fictives et les données de votre propre entreprise.
Modifier : ouvrez le modèle dans l'éditeur de documents, dans un nouvel onglet. Si vous avez connecté l’éditeur d’Office 365, verrouillez le modèle pour le modifier dans l’application ou dans votre navigateur. La procédure est expliquée dans Modifier des documents avec l’éditeur d'Office 365 depuis AdminPulse.
Télécharger : téléchargez le modèle pour l'adapter dans Word ou Excel.
Remplacer : chargez une version adaptée. Les propriétés du modèle sont conservées.
Copier : faites une copie, par exemple pour une autre langue ou un autre type de relation.
Supprimer : supprimez le modèle.

Remplacer un modèle téléchargé

Vous avez téléchargé le modèle et l'avez adapté dans Word ou Excel ? Remplacez alors le fichier dans AdminPulse :

Enregistrez le fichier adapté.
Allez dans Paramètres > Modèles de lettre et cliquez sur Remplacer à côté du modèle.
Sélectionnez le fichier adapté. AdminPulse le vérifie à nouveau.

Pour conserver également la version actuelle, chargez le fichier adapté comme nouveau modèle via Ajouter.

Comment utiliser des substituants dans un modèle de lettre ?

Un substituant se place entre accolades, par exemple {relation.name}. Via Paramètres > Modèles de lettre > Substituants, vous pouvez consulter les substituants disponibles pour votre type de modèle. AdminPulse ne fait pas de différence entre les majuscules et les minuscules.

Laissez les substituants dans le modèle : AdminPulse les remplace lorsque vous créez une lettre. Une donnée manque dans le dossier relation ? Vous pouvez alors saisir vous-même une valeur dans Créer lettre.

Ajouter vos propres substituants

Vous pouvez ajouter vos propres substituants, comme {monsubstituant} ou {montant_demarrage}. Dans Créer lettre, AdminPulse vous demande d'en saisir la valeur.

Ajoutez par exemple Les frais de démarrage s’élèvent à {montant_demarrage} €. dans votre modèle. Si vous saisissez 150 lors de la création de la lettre, vous obtiendrez : Les frais de démarrage s’élèvent à 150 €.

👉 Dans un modèle Word, le nom du substituant ne peut contenir que des lettres sans accents, des chiffres, des points, des traits d'union et des traits de soulignement. Un substituant comme {remarque_élevée} n'est pas reconnu par AdminPulse dans un modèle Word : il reste tel quel dans la lettre et AdminPulse ne vous demande pas de valeur.

Utiliser les données de la mission de la relation

Dans vos modèles, vous pouvez utiliser des données de la mission standard en cours de la relation et du schéma de facturation de cette mission :

{assignment.amount} : le montant par facture pour un forfait ou un acompte.
{assignment.amountperyear} : le montant par an.
{assignment.numberofinvoicesperyear} : le nombre de factures par an selon le schéma de facturation.
{assignment.startdate} : la Date de début ou, pour une lettre de mission, la Date du début de la mission que vous saisissez lors de la création de la lettre. Si vous laissez ce champ vide, AdminPulse utilise la Date du document.

En cas de facturation en régie ou en l’absence de schéma de facturation, AdminPulse ne remplit pas {assignment.amount} et {assignment.amountperyear}.

Adapter le texte au type de relation

Avec les substituants conditionnels, vous affichez un texte uniquement pour un type de relation précis. Vous pouvez ainsi utiliser un seul modèle pour les personnes, les entreprises individuelles et les sociétés :

{IF_relation.iscompany}…{ENDIF_relation.iscompany} : affiche le texte uniquement pour une société.
{IF_relation.issoleproprietor}…{ENDIF_relation.issoleproprietor} : affiche le texte uniquement pour une entreprise individuelle.
{IFNOT_relation.isenterprise}…{ENDIFNOT_relation.isenterprise} : affiche le texte uniquement pour une personne.

👉 {IF_relation.isperson} s'applique aux personnes et aux entreprises individuelles. Vous souhaitez afficher un texte uniquement pour les personnes ? Utilisez alors {IFNOT_relation.isenterprise}.

Vous souhaitez ajouter un texte conditionnel ou des listes, par exemple de dirigeants ou d'actionnaires ? Lisez Modèles de lettres - utiliser les listes et les substituants conditionnels.

Ajouter un code QR

Placez {Document.QR} à l'endroit où le code QR doit figurer dans votre modèle. AdminPulse y ajoute un code QR dans chaque lettre, afin de reconnaître la version signée lorsque vous la chargez ensuite dans AdminPulse. Pour en savoir plus, lisez Code QR dans la reconnaissance des documents.

Vous souhaitez ajouter un code QR de paiement ? Utilisez {PaymentQR:Nom du récepteur;Iban du récepteur;Bic du récepteur;Montant;Communication}. La marche à suivre est expliquée dans FAQ - Ajouter des codes QR de paiement aux factures, e-mails et lettres (sans intégration à un fournisseur de paiement).

Substituants dans les modèles Excel

Dans Excel, vous utilisez les mêmes substituants que dans Word. Les listes et les substituants conditionnels ne fonctionnent pas dans Excel. Pour plus d'explications, lisez Génération de documents - Excel.

Comment créer une lettre pour une relation ?

Depuis le dossier relation, vous créez une lettre à partir d'un modèle, par exemple une lettre de mission ou une procuration. AdminPulse y insère automatiquement les données de la relation.

Ouvrez le dossier relation et accédez, depuis le ruban, à Plus d'actions > Créer lettre.
Choisissez un Modèle. La liste n'affiche que les modèles qui correspondent à la langue, au type de relation et à la propre entreprise de la relation.
Vérifiez la Date du document. Par défaut, il s'agit de la date du jour.
Complétez la Date de début. Pour une lettre de mission, ce champ s'appelle Date du début de la mission. AdminPulse y indique automatiquement la date de début de la mission standard en cours, ou la date du jour s'il n'y a pas de mission en cours.
Activez éventuellement Ajouter le code QR. Grâce à ce code QR, AdminPulse peut reconnaître la lettre lorsque vous chargez ensuite la version signée au format PDF. AdminPulse place le code QR à la fin de la lettre. Cette option n’apparaît pas si le modèle contient déjà {Document.QR} ou si vous utilisez un modèle Excel.
Complétez les autres substituants affichés sous les dates. Il s'agit de vos propres substituants et des données qui manquent dans le dossier relation.
En bas de la fenêtre Créer lettre, choisissez ce que vous voulez faire de la lettre. Vous pouvez d'abord la visualiser, puis la télécharger, l'envoyer par e-mail ou la sauvegarder.

💡 Votre modèle contient {representedBy} ? Sélectionnez le représentant dans la liste des relations liées et de leurs représentants.

Visualiser, télécharger, envoyer ou sauvegarder une lettre

Les boutons suivants se trouvent en bas de la fenêtre Créer lettre. Pour conserver la lettre dans la section Lettres du dossier relation, cliquez sur Sauvegarder.

Visualisation : affiche la lettre complétée en bas de la fenêtre. Vous pouvez encore ajuster les valeurs après avoir consulté l’aperçu.
Télécharger : télécharge la lettre au format Word, ou au format Excel si vous utilisez un modèle Excel.
Télécharger PDF : télécharge la lettre en PDF.
Seulement envoyer par e-mail : ouvre un e-mail avec la lettre en pièce jointe au format PDF.
Sauvegarder : conserve la lettre dans la section Lettres du dossier relation.

👉 Télécharger, Télécharger PDF et Seulement envoyer par e-mail ne conservent pas la lettre dans la section Lettres. Utilisez ces options pour les documents que vous voulez seulement imprimer, télécharger ou transmettre, comme un extrait eID ou une lettre à un notaire ou à un secrétariat social.

Si vous utilisez Seulement envoyer par e-mail, AdminPulse conserve toutefois l’e-mail envoyé et sa pièce jointe PDF dans le dossier relation.

Suivre une lettre sauvegardée

Avec Sauvegarder, AdminPulse conserve la lettre dans la section Lettres du dossier relation au format Word, ou au format Excel si vous utilisez un modèle Excel. Les lettres de mission, les lettres de mandat, les questionnaires IPP et les documents générés reçoivent par défaut le statut Signature nécessaire.

Via Plus d'actions, vous pouvez notamment télécharger la lettre ou l'envoyer par e-mail en PDF ou en document Word, envoyer une demande de signature, la marquer comme signée ou la remplacer. Vous pouvez ainsi encore adapter une lettre sauvegardée dans Word et la remplacer ensuite par la nouvelle version.

Les lettres de mission et les lettres de mandat sont prises en compte dans la revue qualité.

Le client a signé sur papier une lettre avec un code QR ? Chargez la version scannée au format PDF dans Documents. Pour une lettre de mission, une lettre de mandat ou un document généré, AdminPulse reconnaît la lettre grâce au code QR et propose de la marquer comme signée. Pour en savoir plus sur le chargement et le suivi des lettres, lisez Le dossier relation - section Lettres.

Faire signer une lettre électroniquement

Vous avez une intégration avec un partenaire de signature électronique ? Envoyez une lettre sauvegardée via Plus d'actions > Envoyer la demande de signature. Les champs de signature du modèle permettent de définir l’emplacement de chaque signature.

Pour connaître les partenaires disponibles et savoir comment ajouter des champs de signature, consultez Documents - Signature électronique.

Comment générer des documents pour plusieurs relations ou tâches à la fois ?

Dans l'aperçu des relations (Dossiers relations > Relations) ou dans l'aperçu des tâches (Tâches > Aperçu des tâches), utilisez Action globale > Générer des documents pour créer des documents pour plusieurs relations ou tâches à la fois, par exemple une nouvelle lettre de mission pour tous vos clients.

Choisissez un modèle pour chaque langue souhaitée. Si vous ne sélectionnez pas de modèle pour une langue, AdminPulse ne crée aucun document pour les relations concernées. Avec Convertir en PDF, vous conservez les documents en PDF. Avec Ajouter le code QR, vous ajoutez un code QR à chaque document.

Si vous choisissez un modèle de type Autres dans Générer des documents, vous pouvez définir le type de document dans Type.

👉 Générer des documents ne tient pas compte du Type de relation ni de la Propre entreprise d'un modèle. AdminPulse utilise le modèle que vous choisissez par langue pour toutes les relations sélectionnées dans cette langue.

👉 Dans Générer des documents, AdminPulse ne demande pas de valeurs pour vos propres substituants ou pour les données manquantes. Pour les documents que vous créez en masse, utilisez donc des substituants qu'AdminPulse peut remplir automatiquement.

Vous souhaitez générer des documents à partir de tâches ? Lisez Génération de documents à partir de tâches. Vous souhaitez envoyer une nouvelle lettre de mission à plusieurs clients ? Suivez les étapes de FAQ - Comment envoyer une nouvelle lettre de mission à vos clients ?

Que faire si un modèle ou une lettre ne fonctionne pas comme prévu ?

Le modèle n'apparaît pas dans Créer lettre

Vérifiez dans Paramètres > Modèles de lettre que la Langue correspond à celle de la relation. Le Type de relation et la Propre entreprise doivent correspondre à la relation ou être réglés sur Tous.

Vérifiez aussi le Type de modèle : les modèles anti-blanchiment s'utilisent dans la section Anti-blanchiment. Ils n'apparaissent pas dans Créer lettre.

Un substituant reste tel quel dans la lettre

Vérifiez que le substituant se trouve entre accolades { }, et non entre parenthèses ( ) ou crochets [ ]. Pour vos propres substituants dans un modèle Word, vérifiez aussi que le nom ne contient que des lettres sans accents, des chiffres, des points, des traits d'union et des traits de soulignement.

AdminPulse demande une valeur pour un substituant standard

Vérifiez l'orthographe du substituant via Paramètres > Modèles de lettre > Substituants. AdminPulse ne reconnaît pas un substituant mal orthographié comme substituant standard et le traite comme un de vos propres substituants. L'orthographe est correcte ? Vérifiez alors que la donnée est renseignée dans le dossier relation.

Des données d'une relation liée manquent

AdminPulse ne récupère que les données des relations liées directement. Un administrateur d'une société actionnaire n'est par exemple pas repris, sauf si vous liez aussi cette personne directement à la relation. Les listes UBO font exception : elles affichent tous les niveaux du dernier calcul UBO.

La lettre affiche une adresse inattendue

Le substituant {relation.registeredoffice} utilise l'adresse du siège social. Si cette adresse n’est pas renseignée, AdminPulse utilise l’adresse principale de la relation.

La lettre affiche ‘Error! Reference source not found.’

Ce message indique un renvoi vers un signet qui n'existe plus. Dans Word, le modèle peut encore sembler correct, car Word affiche le résultat de la dernière mise à jour du champ. AdminPulse met à jour les champs lorsqu'il crée la lettre.

Ouvrez le modèle dans Word et appuyez sur Ctrl+A, puis sur F9 pour faire apparaître l'erreur.
Insérez à nouveau le renvoi ou remplacez-le par du texte ordinaire.
Enregistrez le fichier et remplacez le modèle dans AdminPulse.

💡 Bon à lire

Vous souhaitez ajouter des listes ou du texte conditionnel, par exemple pour les actionnaires, les UBO ou les comptes bancaires ? Lisez Modèles de lettres - utiliser les listes et les substituants conditionnels.
Vous recevez un message d'erreur lors du chargement d'un modèle ? Consultez les solutions dans Impossible de charger un modèle de lettre.
Vous souhaitez charger des lettres ou en savoir plus sur les statuts et la revue qualité ? Lisez Le dossier relation - section Lettres.
Vous souhaitez aussi utiliser des substituants dans des modèles d'e-mail, de facture ou de tâche ? Consultez FAQ - Où pouvez-vous utiliser des substituants dans AdminPulse ?
Vous souhaitez faire signer des lettres électroniquement ? Découvrez les intégrations et les paramètres dans Documents - Signature électronique.

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