Dans AdminPulse, vous disposez de trois types de tâches : les to-do’s, les tâches principales et les sous-tâches. Ce guide vous explique comment les utiliser et dans quelles situations elles sont adaptées.
- To-do’s : Réservées aux actions courtes et ponctuelles à effectuer de manière ad hoc. Les to-do’s ne conviennent pas pour des tâches récurrentes. Exemples : modifier une adresse, rappeler un client.
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Tâches avec sous-tâches : Conçues pour des travaux plus complexes avec une structure prédéfinie, réutilisable pour plusieurs relations. Nous vous recommandons de créer un Modèle de tâche. Cela garantit une méthode de travail uniforme.
- Actions récurrentes : Si les tâches doivent être effectuées régulièrement, configurez une Programmation de tâche pour le Modèle de tâche. Exemples : déclaration TVA, clôture annuelle.
- Actions ponctuelles ou sans programmation définie : Vous avez une structure standard pour une tâche, mais elle n'est pas récurrente ? Ajoutez une tâche unique via le Tableau des tâches. Contrairement à une to-do, vous pouvez y inclure plusieurs sous-tâches.
Types de sous-tâches
Une sous-tâche peut appartenir à l'un des types listés ci-dessous. Chaque type possède des fonctions et caractéristiques spécifiques :
- Tâche actuelle
- Tâche avec un temps par défaut
- Courrier électronique
- E-mail - Automatique
- Condition
Tâche actuelle
Une tâche actuelle est le type de sous-tâche de base. Elle est principalement utilisée pour enregistrer le temps réellement consacré à une activité. Ces sous-tâches peuvent être marquées avec le statut 'En cours'.
Vous reconnaîtrez ce type grâce à l'icône de minuteur
Tâche avec un temps par défaut
Ce type de sous-tâche est utilisé lorsque l'enregistrement du temps est requis, mais que la durée exacte n’a pas d'importance. Cela s’applique souvent pour de petites tâches facturables tels que le classement de documents ou l'envoi d’un bref e-mail. Comme pour une tâche actuelle, ce type peut prendre le statut 'En cours'.
Ce type est identifiable via l'icône de sablier
👉 Remarque : La durée par défaut s’applique uniquement lorsque vous utilisez le Tableau des tâches.
Courrier électronique
Le type de sous-tâche 'Courrier électronique' est conçu pour l’envoi manuel d’un e-mail au client.
Vous reconnaîtrez ces sous-tâches grâce à l'icône e-mail
Configurer une sous-tâche 'Courrier électronique'
- Choisissez 'Courrier électronique' comme type de sous-tâche dans un Modèle de tâche.
- Dans la colonne 'Modèle e-mail', associez le modèle d’e-mail approprié. Si un nouveau modèle est nécessaire, créez-le au préalable. Voir : Modèles e-mail.
Envoyer un e-mail avec une sous-tâche 'Courrier électronique'
- Faites glisser la sous-tâche vers 'En cours' sur le Tableau des tâches. Une fenêtre apparaîtra pour rédiger et envoyer votre email.
- Le contenu de l’e-mail est automatiquement extrait du modèle associé, mais reste modifiable.
- Une fois envoyé, le statut de la sous-tâche passe à 'Terminé'. Si vous annulez l'envoi, la sous-tâche revient à 'À faire'.
Vous pouvez consulter ou renvoyer des e-mails à partir de la fenêtre de détails de la sous-tâche – accessible en cliquant dessus.
E-mail - Automatique
Avec ce type de sous-tâche, AdminPulse envoie automatiquement un e-mail standard. Cela convient parfaitement pour des envois tels que des demandes de documents. L’e-mail est envoyé automatiquement à la date limite de la sous-tâche.
Vous reconnaîtrez ce type de sous-tâche grâce à l'icône d’e-mail avec calendrier
Heure d'envoi : Les e-mails sont envoyés le matin, à 7 heures en hiver et à 8 heures en été.
👉 Remarque : Si vous créez une sous-tâche aujourd’hui, AdminPulse enverra tout de même un e-mail pour une sous-tâche avec une date limite étendue jusqu’à 7 jours dans le passé.
Condition
Une condition n'est pas une 'tâche' à proprement parler, mais une étape intermédiaire dans un workflow. Elle décrit une situation spécifique qui doit être respectée pour débloquer les actions suivantes, comme l’attente de documents clients.
- Les conditions sont identifiables via l'icône avec un point d’interrogation
- Enregistrement de temps impossible : Vous ne pouvez pas enregistrer de temps pour une condition. Elle ne peut pas non plus prendre le statut 'En cours'.
Résumé des types de tâches et de sous-tâches
- To-do's : Idéales pour des actions ponctuelles et ad hoc.
- Tâches avec sous-tâches : Adaptées aux actions nécessitant un processus de travail défini, qu'il soit planifié ou non de manière récurrente.
- Sous-tâches : À choisir parmi les cinq types disponibles en fonction de vos besoins précis.
| Type | Utilisation | Caractéristique | Icône |
|---|---|---|---|
| To-do’s | Actions courtes et ponctuelles | Aucune structure récurrente | N.A. |
| Tâches avec sous-tâches | Travaux complexes ou processus fixes | Possibilité d'ajouter plusieurs sous-tâches | N.A. |
| Tâche actuelle | Activités nécessitant un suivi du temps | Temps réellement enregistré requis | |
| Tâche avec un temps par défaut | Petites tâches facturables | Temps prédéfini, pas mesuré précisément | |
| Courrier électronique | E-mails manuels envoyés aux clients | Utilisation de modèles d’e-mail | |
| E-mail - Automatique | E-mails automatiques envoyés aux clients | Envoi à la date limite définie | |
| Condition | Situations ne nécessitant pas d’actions | Enregistrement de temps non autorisé |
En sélectionnant les types de tâches et de sous-tâches les plus adaptés, vous pouvez structurer et optimiser votre workflow dans AdminPulse de manière claire et efficace.