Grâce aux factures libres dans AdminPulse, vous pouvez facilement créer des factures manuelles, sans qu’elles soient liées à des enregistrements. Parfait pour des frais ponctuels ou des cas exceptionnels.
Cet article vous explique étape par étape comment créer, modifier et envoyer une facture ou une note de crédit libre.
Qu’est-ce qu’une facture libre ?
Une facture libre est une facture à laquelle vous ajoutez manuellement des lignes, sans lien avec des enregistrements. Cette souplesse totale convient parfaitement pour facturer des frais ou montants isolés.
💡 Informations utiles concernant les factures libres :
- Vous ne pouvez pas ajouter de pièces jointes à partir d’enregistrements.
- Elles ne peuvent pas être converties vers d'autres types de facture.
- Une fois numérotées, elles suivent le processus normal de facturation : envoi, suivi, rappels...
Où créer une facture ou une note de crédit libre ?
Vous pouvez démarrer une nouvelle facture ou note de crédit libre via l’un des chemins suivants dans le menu :
- Facturation > Factures provisoires > Boutons : + Nouvelle facture provisoire libre ou + Nouvelle note de crédit libre
- Facturation > Factures > Boutons : + Nouvelle facture provisoire libre ou + Nouvelle note de crédit libre
- Facturation > Nouvelle facture libre ou Nouvelle note de crédit libre
Comment créer une facture ou note de crédit libre ?
💡 Le processus de création d’une note de crédit libre étant très similaire, nous nous concentrons ci-dessous principalement sur les étapes de création d’une facture libre.
- Cliquez sur + Nouvelle facture provisoire libre ou + Nouvelle note de crédit libre.
- Sélectionnez les données nécessaires :
- Client : la relation concernée
- Mission : si plusieurs missions existent
- Propre entreprise : si vous en gérez plusieurs
- Renseignez, si souhaité, une Description de la facture et/ou un Texte sur facture.
- Cliquez sur + Ajouter une ligne de facture pour ajouter autant de lignes que nécessaire.
Choisissez l'un des types de ligne suivants :- Montant à saisir librement
- Seulement du texte
- Temps
- Produit/Coût
- Distance
- Ligne acompte
Selon le type de ligne que vous choisissez, vous devez remplir les champs suivants :
-
- Description
- Quantité
- Tarif : prix unitaire
- TVA %
- Ristourne (optionnel)
- Compte grand livre (optionnel)
- Commentaire (optionnel)
Lors de l’ajout d’une ligne de facture, les champs suivants sont calculés automatiquement pour chaque ligne :
-
- Sous-total : montant hors TVA et ristourne
- Montant taxable : base de calcul pour la TVA
- Montant original : avant ristourne ou ajustement
- Montant ajusté : valeur finale
- Utilisez les boutons à droite de chaque ligne pour :
- changer l’ordre (haut/bas)
- supprimer la ligne (icône de poubelle)
- En bas de page, choisissez l’action souhaitée pour la proposition :
- Annuler
- Sauver : enregistrer comme proposition
- Numéroter : générer une facture définitive numérotée
- Numéroter et envoyer facture : finaliser et envoyer directement la facture
Spécificités des notes de crédit libres
Lors de la création d'une note de crédit libre, un champ supplémentaire s’affiche :
- Basée sur facture(s) : indiquez ici les factures concernées.
👉 Attention :
- Vous ne pouvez pas créer une note de crédit basée sur une facture non numérotée.
- Le montant total de la note de crédit ne peut dépasser celui de la facture liée.
Vous souhaitez choisir une autre date de facturation pour une facture libre ou une note de crédit libre ?
Vous voulez attribuer une date différente à votre facture ou note de crédit ? Voici la procédure :
- Cliquez sur 'Sauver' pour enregistrer la facture comme provisoire. Elle s’ouvrira alors dans l’écran des propositions (Facturation > Factures provisoires).
- Renseignez la date souhaitée dans le champ 'Date de la facture souhaitée'.