Grâce aux factures libres dans AdminPulse, vous pouvez facilement créer des factures manuelles sans les lier à des enregistrements. Elles conviennent parfaitement aux frais ponctuels et aux situations exceptionnelles.
Cet article vous explique étape par étape comment créer, modifier et envoyer une facture ou une note de crédit libre.
Qu’est-ce qu’une facture libre ?
Une facture libre est une facture à laquelle vous ajoutez manuellement des lignes, sans lien avec des enregistrements. Cette souplesse convient parfaitement pour facturer des frais ou des montants isolés.
💡 Informations utiles concernant les factures libres :
- Vous ne pouvez pas ajouter de pièces jointes à partir d’enregistrements.
- Elles ne peuvent pas être converties en d’autres types de facture.
- Une fois numérotées, elles suivent le processus normal de facturation : envoi, suivi et rappels.
Où créer une facture ou une note de crédit libre ?
Vous pouvez démarrer une nouvelle facture ou note de crédit libre via l’un des chemins suivants dans le menu :
- Facturation > Factures provisoires > Boutons : + Nouvelle facture provisoire libre ou + Nouvelle note de crédit libre
- Facturation > Factures > Boutons : + Nouvelle facture provisoire libre ou + Nouvelle note de crédit libre
- Facturation > Nouvelle facture libre ou Nouvelle note de crédit libre
Comment créer une facture ou une note de crédit libre ?
💡 Le processus de création d’une note de crédit libre étant très similaire, nous nous concentrons ci-dessous principalement sur les étapes de création d’une facture libre.
- Cliquez sur + Nouvelle facture provisoire libre ou + Nouvelle note de crédit libre.
- Sélectionnez les données nécessaires :
- Client : la relation concernée
- Mission : si plusieurs missions existent
- Propre entreprise : si vous en gérez plusieurs
- Si vous le souhaitez, renseignez une Description de la facture et/ou un Texte sur facture.
-
Cliquez sur + Ajouter une ligne de facture pour ajouter autant de lignes que nécessaire.
Choisissez l’un des types de ligne suivants :
- Montant à saisir librement
- Seulement du texte
- Temps
- Produit/Coût
- Distance
- Ligne acompte
Selon le type de ligne choisi, complétez les champs correspondants :
- Description
- Quantité
- Tarif : prix unitaire
- TVA %
- Ristourne (facultatif)
- Compte grand livre (facultatif)
- Remarque (facultatif)
Lors de l’ajout d’une ligne de facture, les champs suivants sont calculés automatiquement pour chaque ligne :
- Sous-total : montant hors TVA et ristourne
- Montant taxable : base de calcul pour la TVA
- Montant original : montant avant ristourne ou ajustement
- Montant ajusté : valeur finale
- Utilisez les boutons à droite de chaque ligne pour :
- modifier l’ordre des lignes
-
supprimer la ligne à l’aide de l’icône de corbeille
- En bas de la page, choisissez l’action souhaitée pour la proposition :
- Annuler
- Sauvegarder : enregistrer la facture comme proposition et la finaliser plus tard
- Numéroter : générer la facture définitive et lui attribuer un numéro
-
Numéroter et envoyer facture : finaliser et envoyer directement la facture
Spécificités des notes de crédit libres
Lors de la création d’une note de crédit libre, deux champs supplémentaires s’affichent :
- Basée sur facture(s) : indiquez ici les factures concernées.
- Motif de note de crédit : sélectionnez, si vous le souhaitez, le motif de la note de crédit. Ce motif est réservé au suivi interne et n’apparaît pas sur la note de crédit envoyée à votre client.
👉 Attention :
- Vous ne pouvez pas créer une note de crédit basée sur une facture non numérotée.
- Le montant total de la note de crédit ne peut pas dépasser celui de la facture liée.
Vous souhaitez choisir une autre date de facturation pour une facture libre ou une note de crédit libre ?
Vous souhaitez attribuer une autre date à votre facture ou note de crédit ? Procédez comme suit :
- Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer la facture comme provisoire. Elle s’ouvre alors dans l’écran Facturation > Factures provisoires.
- Renseignez la date souhaitée dans le champ Date de la facture souhaitée.
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