La ligne du temps relationnel fournit un aperçu clair et efficace de toutes les interactions entre vous, vos collègues et une relation. Qu'il s'agisse de notes, de comptes rendus de réunion, d'appels téléphoniques ou d'e-mails, tout est regroupé en un seul endroit centralisé. Ainsi, vous avez toujours un accès rapide aux informations essentielles, sans devoir chercher dans différentes applications. Cette approche simplifiée favorise non seulement la collaboration au sein de votre équipe, mais vous garantit également d'être parfaitement préparé lors de chaque contact avec la relation.
Consulter la ligne du temps relationnel
Vous pouvez accéder à la ligne du temps d'une relation de deux manières :
- Via l'aperçu des relations (Dossiers de relations > Relations) : Cliquez sur le bouton de la ligne du temps pour accéder directement à celle-ci
- Via le dossier de la relation : Cliquez sur la date du dernier contact pour accéder automatiquement à la ligne du temps
Que pouvez-vous retrouver sur la ligne du temps ?
La ligne du temps présente de manière claire différents types d'interactions :
- Notes/remarques
- Rapports/comptes rendus de réunion
- Appels téléphoniques
- E-mails :
- E-mails envoyés depuis AdminPulse à la relation
- E-mails téléchargés et liés à la relation dans la section DMS (Système de gestion des documents)
- E-mails entrants dans votre boîte de réception AdminPulse (aussi appelée « MagicMail »). Pour plus d'explications, consultez cet article
Ajouter de nouvelles interactions à la ligne du temps
Grâce aux boutons situés sur la gauche de l'écran, vous pouvez ajouter de nouvelles interactions telles que des comptes rendus de réunion ou des notes. Chaque interaction est associée à une date et doit contenir au minimum un titre ou une description.
Lorsque vous ajoutez une nouvelle interaction, comme un appel téléphonique par exemple, vous avez aussi l'option d'enregistrer le temps. Cela est idéal si vous souhaitez suivre la durée de vos échanges avec vos clients.
Pour garder les interactions bien organisées, vous pouvez attribuer des tags. Les tags vous aident à retrouver rapidement des informations spécifiques. Un aperçu de tous les tags définis est disponible via Paramètres > Tags (plus d'informations sur les tags d'interaction ici).
Partager des informations de la ligne du temps avec la relation
Il est facile de partager une ou plusieurs interactions avec une relation directement à partir de la ligne du temps.
Partage d’une interaction
Vous pouvez télécharger une interaction spécifique ou un compte rendu au format PDF, ou bien l'envoyer directement à la relation par e-mail. Les détails de l'interaction seront automatiquement ajoutés en pièce jointe PDF au message.
Télécharger plusieurs interactions
Si vous souhaitez partager plusieurs interactions à la fois, procédez comme suit :
- Utilisez les filtres de recherche situés en haut de la ligne du temps pour sélectionner les interactions à télécharger
- Cliquez sur 'Exporter les résultats de la recherche vers PDF' pour regrouper les interactions sélectionnées dans un seul document PDF.
Partager des informations avec vos collègues
En plus du partage avec vos relations, vous pouvez également partager facilement et rapidement des interactions avec vos collègues.
- Chaque interaction sur la ligne du temps peut être partagée via le bouton de partage
- Vous pouvez également copier un lien vers l'interaction et le coller dans un message interne ou une conversation, afin que votre collègue puisse accéder rapidement à l'information pertinente
Ajouter une interaction à la ligne du temps à partir d’un enregistrement
Lors de la création d'un enregistrement, vous pouvez ajouter directement une interaction sous "Rapport de communication". Choisissez entre une note/remarque, un rapport de réunion ou un appel téléphonique, et cette interaction apparaîtra automatiquement sur la ligne du temps de la relation.
Tout comme pour les interactions ajoutées manuellement, une interaction doit inclure au moins un titre ou une description. Si nécessaire, vous pouvez aussi joindre des documents.