Qu'est-ce que Connective / SignHere ?
Connective offre la possibilité de signer numériquement des documents et des lettres faites par AdminPulse et destinées au client final. La signature numérique peut être effectuée par toutes les parties, c'est-à-dire par un employé du bureau ainsi que par le client final.
Connective offre un large choix de méthodes de signature, y compris un large éventail de systèmes européens d'identification électronique conformes au règlement eIDAS.
AdminPulse ne facture pas de frais supplémentaires. Tout document devant être signé peut être envoyé gratuitement via AdminPulse. Les frais de transaction pour la signature sont facturés par Connective.
Pour plus d'informations, consultez le site https://connective.eu/fr/produits/signature-electronique/
Intégration dans AdminPulse
L'intégration de Connective dans AdminPulse permet d'envoyer une demande de signature d'un document au client final ou à un employé du bureau. AdminPulse envoie les données nécessaires à Connective, qui envoie ensuite un lien à l'utilisateur. Sur l'environnement Connective, le client final peut alors signer en utilisant les méthodes configurées.
1. Compte courant
Pour s'intégrer à Connective, vous devez disposer d'un compte Connective. Ce compte peut être demandé en ligne à l'adresse https://connective.eu/fr/.
Connective vous contactera et vous fournira les données nécessaires à une intégration plus poussée.
2. Saisie de données connectives dans AdminPulse
Une fois que vous aurez reçu les informations de Connective, vous devrez les saisir sur notre page web Admin-Connect. Cette page vous donne un aperçu pratique de toutes les intégrations avec des liens externes. Vous pouvez naviguer vers Admin-Connect via https://connect.adminpulse.be ou via le plan par étapes ci-dessous.
Allez à Paramètres généraux -> Documents
Sur la page d'accueil de Admin-Connect, vous trouverez un bouton pour créer l'intégration avec Connective.
Sur l'écran, vous devrez remplir les données obtenues par l'intermédiaire de votre personne de contact à Connective.
- Username: le nom d'utilisateur d'API associé à votre environnement. Ce n'est pas votre adresse électronique personnelle que vous utilisez pour vous connecter au portail Connective. Si vous ne savez pas quel est votre nom d'utilisateur API, veuillez demander cette information à votre personne de contact.
- Password: le mot de passe du nom d'utilisateur de l'API
- Endpoint: le URL de votre environnement de Connective. Par exemple: https:// myoffice.connective.eu
- Expire package after # days: nombre de jours après lesquels la possibilité de signer les documents expire.
- Default signing method : lorsque vous choisissez l'une des méthodes de signature, seule cette méthode peut être choisie par le client final. Nous recommandons de laisser cette option vide.
- Document group: si il y a des groupes de documents configurés dans votre Connective / Signhere, vous pouvez choisir le groupe de documents dans lequel les documents seront d'AdminPulse seront sauvegardées. Via un groupe de documents, vous pouvez partager les documents avec d'autres utilisateurs. Plus d'informations peuvent être trouvées sur https://documentation.connective.eu/en-us/eSignatures5.0/DocumentGroups.html
3. Préparation de modèles pour la signature électronique
Afin de savoir quelles signatures doivent être incluses dans le document et combien doivent l'être, des champs doivent être ajoutés au modèle ou au fichier Word formaté dans AdminPulse. Ceux-ci doivent respecter un certain format imposé par Connective. La documentation complète de Connective sur ces domaines se trouve sur cette page web.
L'ajout d'un champ au modèle peut se faire par saisie de texte normale, aucun "type de champ" particulier ne doit être choisi, mais il doit répondre aux exigences suivantes :
Exemple : #SIG01_100_200#
- Chaque champ de signature doit commencer et se terminer par un hashtag #
- SIG01 : le nom du champ, ce nom devra être lié plus tard dans AdminPulse à un employé ou à un client final, en fonction de la personne qui doit signer à cet endroit. Vous pouvez modifier ce nom à votre guise tant qu'il reste dans ce format. Si vous souhaitez différencier, par exemple, le client signataire et le conducteur, vous pouvez utiliser CLI01 et CON01.
Important : le même nom ne peut pas être utilisé plus d'une fois, utilisez donc SIG01, SIG02,etc. ou CLI01, CLI02, etc. - 100 : la hauteur du champ de signature (min. 70)
- 200 : la largeur du champ de signature (min. 112)
Voici un exemple détaillé d'un modèle prêt pour la signature numérique :
4. Envoyer la demande de signature
Lorsqu'un document ou une lettre a été établi pour une certaine relation via le modèle qui contient les champs, vous pouvez l'envoyer au client pour signature. Pour ce faire, choisissez "Envoyer la demande de signature" dans le dossier de relation sous la rubrique "Lettres" et sur le document souhaité. Cette option n'est disponible que si le document n'a pas encore été signé.
Dans la boîte de dialogue, pour chaque champ de signature trouvé dans le document, il vous sera demandé de sélectionner un employé ou un client final. Dans le cas d'une entreprise, la liste des relations sera remplie par les relations liées du type de personne liée à cette entreprise. L'adresse électronique est obligatoire, c'est l'adresse électronique sur laquelle la personne recevra une invitation à la signature. Pour certaines méthodes de signature, un numéro de GSM est nécessaire. Si c'est votre méthode de signature préférée, un numéro de GSM devra également être présent.
Si un signataire est sélectionné pour tous les champs de signature, le document peut être envoyé. Le client sera invité par courrier à signer un document et celui-ci restera "en attente" jusqu'à un nouveau changement de statut.
5. Changements de statut
Après avoir été envoyé à la signature, un document peut se voir attribuer l'un des statuts suivants :
Signée : tous les signataires ont signé le document.
Refusé : l'un des signataires a refusé de signer le document.
Expiré : le document ne peut plus être signé car le délai est dépassé.
Révoqué: la demande de signatures a été retirée par le demandeur.
Échoué : quelque chose a mal tourné avec le document ou la signature.
Codes d'erreur possibles
| Code d'erreur | Signification |
| No signature fields found | Assurez-vous qu'il y a des champs de signature sur le document ; selon les spécifications de Connective: https://documentation.connective.eu/en-us/eSignatures5.5/SigningFieldWithId.html#1023-text-markers |
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'MarkerOrFieldId' [#SIG01_75_200#] not found or not conform to requirements. Signing field not created.
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Le champ qui a été transmis à Connective n'a pas été trouvé sur le document. Veuillez essayer de supprimer tous les champs du document et réessayer. |
| Required data field [EmailAddress] is missing or empty | L'adresse électronique du signataire est vide. Assurez-vous qu'une adresse électronique a été saisie dans le dossier de relation et qu'il s'agit de l'adresse électronique principale. |
| No user found with email address [sample@email.com]. |
L'utilisateur qui lance la demande de signature n'est pas connu dans l'environnement Connective. Ajouter l'utilisateur ayant la même adresse électronique que celle utilisée pour se connecter à AdminPulse. Remarque : Dans Connective, il s'agit des utilisateurs (et non des contacts). |
| Required data field [Stakeholders[0].Actors[0].SigningTypes] is missing or empty Required data field | Cela peut se produire si la "méthode de signature par défaut" est réglée sur SMS, mais qu'aucun numéro de GSM n'a été transmis à Connective car il est vide dans le fichier de relation. |