Utiliser l'adresse e-mail du bureau comme expéditeur

• Généralités
• Exigences
  • Étape 1 : Entrez l'adresse e-mail
  • Étape 2 : Début de la vérification
  • Étape 3 : Créer des enregistrements
  • Étape 4 : Ajouter des enregistrements au domaine
  • Étape 5 : Vérification
• Codes d'erreur possibles

Généralités

Les e-mails ont deux propriétés importantes: le nom et l'adresse e-mail de l'expéditeur. 

Les propriétés d'un e-mail envoyé par AdminPulse ont ces valeurs par défaut:
Nom: le nom de l'entreprise défini sous "Entreprise propre"
Adresse e-mail: [e-mail]

Cela peut être déroutant pour le destinataire de l'e-mail, votre client. Le destinataire voit le nom de l'entreprise, mais l'adresse e-mail est un nom de domaine se terminant par AdminPulse.be. Cela peut faire en sorte que les e-mails se retrouvent plus rapidement dans les spams ou que le client considère l'e-mail comme un e-mail de phishing.

Pour remédier cela, vous pouvez configurer votre propre nom de domaine dans AdminPulse pour qu'il soit utilisé comme adresse e-mail de l'expéditeur. 

Dans les étapes ci-dessous, nous vous montrons comment configurer le propre domaine. Nous utiliserons le nom de domaine accountancy.be comme exemple.

Exigences

• Votre propre nom de domaine, par exemple accountancy.be
• Possibilité de modifier les CNAME records de ce domaine. Votre partenaire informatique peut vous aider.
• Les tirets bas doivent être autorisés dans les CNAME records

Etape 1

Dans AdminPulse, saisissez une adresse e-mail sous "Propre entreprise" qui se termine par le nom de domaine, par exemple [e-mail]. Cette boîte aux lettres ne doit pas nécessairement exister, mais c'est recommandée parce que certains clients copieront cette adresse pour répondre aux courriels.

Etape 2

Dans les paramètres généraux, cliquez sur "Vérifier le domaine" dans la section "Général". Un écran de confirmation s'affiche, montrant à nouveau les exigences et le domaine à vérifier.

Etape 3

Après confirmation, 3 CNAME records sont affichés. Ils doivent être ajoutés aux paramètres DNS du domaine.

Si vous gérez vous-même le domaine, vous pouvez aller dans le portail de configuration de votre domaine. Si la gestion est effectuée par un partenaire informatique, vous pouvez
transmettre les informations nécessaires à votre administrateur via le bouton approprié.

L'endroit où vous pouvez configurer les paramètres DNS est différent pour chaque fournisseur. GoDaddy et Combell sont quelques exemples de fournisseurs de DNS où votre domaine peut être configuré.

Etape 4

Allez à la configuration des CNAME records du domaine.

Ajoutez les CNAME records. Attention: certains fournisseurs remplissent déjà automatiquement le nom de domaine à la fin du nom de le CNAME record. Si c'est le cas, vous devez assurer que le nom de domaine n'est pas dupliqué dans le CNAME record.

Quand les 3 CNAME records sont ajoutés, cela peut prendre jusqu'à 48 heures avant qu'ils puissent être vérifiés. Dans la pratique, nous constatons que c'est immédiat avec la plupart des fournisseurs.

Depuis 2024, les fournisseurs de messagerie populaires comme Gmail enverront plus probablement les e-mails dans un dossier spam si aucun record DMARC n'est présent pour le domaine de l'expéditeur. Plus d’informations sur cette annonce peuvent être trouvées ici.

Un seul record DMARC doit exister pour un domaine. Si le domaine possède déjà un record DMARC, aucune modification ne doit être apportée.

Si aucun record DMARC n'existe, un record TXT doit être créé qui ressemble à ceci :

Host: _dmarc.accountancy.be (remplacer accountancy.be par le domaine du client)

Value: v=DMARC1; p=none;

Utilisez cet outil pour vérifier que le record a été ajouté correctement.

Plus d’informations sur le record DMARC peuvent être trouvées ici.

Etape 5

Retournez dans les paramètres généraux de l'AdminPulse et cliquez sur "Vérifier".

Si les CNAME records sont entrés correctement, vous verrez un message indiquant que la vérification a réussi. À partir de ce moment, tous les e-mails envoyés par AdminPulse seront envoyés par l'adresse électronique et donc le domaine de votre propre entreprise.

Codes d'erreur possibles

Code d'erreur

Signification

550 5.7.1 Sender ID (PRA) Not Permitted

Dans des cas exceptionnels, le serveur de messagerie du destinataire donne ce code d'erreur et l'e-mail n'est pas délivré. La solution consiste à étendre l'enregistrement SPF. L'enregistrement SPF est un enregistrement TXT qui se trouve dans les paramètres DNS du domaine.  L'enregistrement SPF doit être complété par: include:sendgrid.net Veuillez noter qu'un seul enregistrement SPF peut être présent, donc si un enregistrement SPF existe déjà, il doit être étendu avec l'include ci-dessus. Un exemple d'un enregistrement SPF complet ressemble à ceci: